7. Bố cục của đề tài
2.2.2. Quy chế pháp lý của các nƣớc về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ
trong các doanh nghiệp
Tổ chức và quản lý tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp đã đƣợc quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật về lƣu trữ của nhiều nƣớc. Các nƣớc đều coi trọng giá trị của tài liệu lƣu trữ hình thành trong doanh nghiệp và xem nó nhƣ một đối tƣợng quản lý chủ yếu của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ. Tuy nhiên, pháp luật các nƣớc cũng có các chính sách điều chỉnh phù hợp đối với công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Đặc biệt, pháp luật lƣu trữ của nhiều nƣớc đã tách biệt cụ thể giữa tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp công và tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp tƣ. Nhờ vậy, công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp đã có cơ sở pháp lý vững chắc để thực hiện có hiệu quả các hoạt động của mình. Đồng thời các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ cũng thực hiện có hiệu quả hoạt động quản lý của mình đối với các khối tài liệu hình thành trong hoạt động các doanh nghiệp kể cả doanh nghiệp tƣ.
Ở hầu hết các nƣớc nhƣ: Nga, Trung Quốc, Mỹ, Pháp, Auxtralia, Anbani, Bê Nanh, Angiêri, Hàn Quốc, Nhật Bản, v.v... tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp đều đƣợc điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật. Tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp đều đƣợc quy định thuộc thành phần của Phông lƣu trữ Quốc gia nhƣ ở Nga, Luật Liên bang Nga về công tác lƣu trữ do Đuma Quốc gia thông qua ngày 01 tháng 10 năm 2004 và Hội đồng Liên bang phê chuẩn ngày 13 tháng 10 năm 2004. Theo quy định của Luật này công tác lƣu trữ doanh nghiệp thuộc hệ thống mạng lƣới lƣu trữ Nhà nƣớc. “Thành phần Phông Lƣu trữ Liên bang Nga bao gồm: các phông lƣu trữ và toàn bộ tài liệu lƣu trữ thuộc lãnh thổ Liên bang Nga, không phụ thuộc vào nguồn gốc và thời gian hình thành, tác giả tài liệu, nơi lƣu giữ và hình thức sở hữu,…những tài liệu lƣu trữ này đƣợc bảo quản vĩnh viễn trên lãnh thổ Liên bang Nga”[58; tr.20]. Ở nƣớc CHND Trung Hoa, tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp đƣợc xác định thuộc sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật.“Qua phân tích tất cả đối tƣợng có thể thấy đƣợc có 4 loại đối tƣợng chấp hành pháp luật pháp qui lƣu trữ:…b- Xí nghiệp, tập thể, tƣ doanh hoặc cá thể. Loại hình đối tƣợng này chỉ phụ trách đối với tập thể hoặc cá nhân nhất định. Tuy nhiên trên pháp luật họ cũng xuất hiện với danh nghĩa pháp nhân, nhƣng họ chỉ đại biểu cho lợi ích của một tập thể hay một cá nhân và mọi hoạt động của họ trong xã hội đều phải chịu sự chế ƣớc của pháp luật”[73; tr.4]. Khác với nhiều nƣớc khác, ở Nhật Bản trong Luật Lƣu trữ Quốc gia số 76 ban hành ngày 10 tháng 07 năm 2009 đã đặt ra khái niệm về “tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp” và quy định “Hồ sơ và lƣu trữ” của Luật lƣu trữ Nhật bản bao gồm các tài liệu doanh nghiệp.
Trên cơ sở xác định tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp thuộc đối tƣợng điều chỉnh của các văn bản pháp luật về lƣu trữ, các nƣớc cũng ban hành các chính sách thành lập các cơ quan để quản lý và hƣớng dẫn nghiệp vụ
50
thống nhất đối với công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp nhƣ: Ở Nga “ngoài các viện lƣu trữ Nhà nƣớc ra, còn đƣợc xây dựng một mạng lƣới các phòng lƣu trữ cơ quan đoàn thể và xí nghiệp, những phòng lƣu trữ này hoặc là tồn tại nhƣ những đơn vị tổ chức độc lập, hoặc là đặt trong bộ phận phụ trách công tác văn phòng trong các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp đó”[58; tr.15]. Ở Pháp cho phép thành lập các Trung tâm lƣu trữ riêng của “giới lao động” và thông qua các trung tâm lƣu trữ này để lƣu trữ Nhà nƣớc tiến hành khảo sát, nghiên cứu và tuyên bố xếp hạng các tài liệu của doanh nghiệp có giá trị bảo tồn Quốc gia. “Về mặt ý nghĩa Trung tâm lƣu trữ về giới lao động phải trở thành nơi bảo quản, nơi trao đổi, mở đầu trên con đƣờng của một đối tác thực sự với doanh nghiệp”[38;tr.48]. Riêng công tác tổ chức và quản lý tài liệu trong các doanh nghiệp, ở Pháp đã hình thành các cơ quan lƣu trữ riêng trong chính các doanh nghiệp. “Hiện nay có khoảng 20 cơ quan lƣu trữ đƣợc thiết lập ngay tại doanh nghiệp, đó là áp dụng những quy định của sắc lệnh số 79-1037 ngày 3.12.1979”[38; tr.48]. Luật pháp lƣu trữ của Anbani quy định: “Ban Tổng giám đốc LTNN tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra hoạt động của cả mạng lƣới lƣu trữ. Các quy tắc, hƣớng dẫn, chỉ thị do Ban Tổng giám đốc ban hành về việc quản lý tài liệu là những điều bắt buộc phải chấp hành đối với cả màng lƣới lƣu trữ và các thể nhân, pháp nhân tƣ có giữ tài liệu (Luật số 7726 ngày 29/7/1993 về Phông lƣu trữ Quốc gia và về các lƣu trữ của Anbani)”[38; tr.4]
Hơn nữa nhiều nƣớc đã quy định cụ thể vai trò cũng nhƣ trách nhiệm của lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác lƣu trữ nhƣ ở Trung Quốc quy định các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, đơn vị sự nghiệp và tổ chức phải tăng cƣờng lãnh đạo công tác lƣu trữ, bảo đảm công tác lƣu trữ phát triển. “...Các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, đơn vị sự nghiệp và tổ chức phải tăng cƣờng lãnh đạo công tác lƣu trữ, bảo đảm công tác lƣu trữ phát triển”[73;tr.3].
Để quản lý hiệu quả công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp, luật pháp lƣu trữ các nƣớc đều công nhận quyền sở hữu tài liệu của các doanh nghiệp song song với việc quy định cụ thể về phƣơng thức quản lý tài liệu lƣu trữ của Nhà nƣớc. Đồng thời, nhiều nƣớc đã quy định cụ thể về việc bán, chuyển nhƣợng, xác định giá trị tài liệu và việc xuất khẩu tài liệu của các doanh nghiệp ra nƣớc ngoài. Luật pháp Trung Quốc quy định:“Bất cứ cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, đơn vị sự nghiệp và tổ chức cũng nhƣ cá nhân đều không đƣợc bán TLLT thuộc sở hữu Nhà nƣớc...Đối với TLLT cùng bản phục chế có giá trị bảo tồn đối với Nhà nƣớc và xã hội hoặc là phải giữ bí mật thuộc sở hữu Nhà nƣớc, sở hữu tập thể và cá nhân, khi các viện lƣu trữ các loại, các cấp, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, đơn vị sự nghiệp và tổ chức khác cần mang theo, vận chuyển hoặc gửi qua đƣờng bƣu điện ra nƣớc ngoài, phải đƣợc sự đồng ý của cơ quan chủ quản từ cấp tỉnh trở lên thẩm tra, phê duyệt và đƣợc cơ quan hải quan kiểm tra cho phép”[38;tr.6-7]. Luật pháp về lƣu trữ của nƣớc Côxta Rica quy định: “Không một ai là nhân viên hay không, có thể đƣợc chiếm đoạt tài liệu này…Ban Tổng Giám đốc có
51
các chức năng:...Yêu cầu các tổ chức tƣ nhân cung cấp các thông tin về các tài liệu có giá trị khoa học – văn hóa mà họ có, nhằm để có các thống kê, mục lục, đăng ký, kiểm kê hoặc vi phim các tài liệu này (Luật về hệ thống lƣu trữ Quốc gia số 7202 ngày 24 tháng 10 năm 1990 của Côxta Rica)” [38; tr.55-56]
Đối với công tác thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu lƣu trữ của các doanh nghiệp cũng đƣợc luật pháp lƣu trữ các nƣớc quy định cụ thể. Luật pháp lƣu trữ nƣớc Auxtralia quy định “Khi thực hiện chức năng của mình, lƣu trữ có thể thỏa thuận để giữ hồ sơ do các cá nhân, chứ không phải các cơ quan Liên bang chuyển tới, theo sự thỏa thuận này lƣu trữ và cá nhân đó có quyền khai thác các tài liệu đó”[46;tr.18]. Đồng thời, công nhận quyền sở hữu và quyền khai thác tài liệu doanh nghiệp của chính doanh nghiệp đó. Tƣơng tự các nƣớc khác, hệ thống văn bản pháp luật lƣu trữ của Auxtralia quy định các hồ sơ của doanh nghiệp và chứa các thông tin bí mật thƣơng mại của doanh nghiệp không đƣợc tiếp lộ, khai thác. “Hồ sơ Liên bang thuộc loại không đƣợc khai thác nếu có chứa thông tin hoặc vấn đề sau:…
(j) Thông tin hoặc vấn đề (không thuộc loại thông tin hoặc vấn đƣợc đề cập đến trong khoản (h)) liên quan đến doanh nghiệp hoặc nghề nghiệp của một cá nhân, hoặc tới vấn đề tài chính và doanh nghiệp của một cơ quan, mà việc tiết lộ các thông tin và vấn đề đó có thể có lý do chính đáng để dự đoán rằng sẽ ảnh hƣởng xấu tới các quan hệ thƣơng mại và tài chính hợp luật của một cá nhân hoặc cơ quan đó.
(3) Theo Bộ luật này, hồ sơ Liên bang là loại không đƣợc khai thác, nếu nó có chứa các thông tin hoặc vấn đề có liên quan tới quan hệ cá nhân hoặc quan hệ nghề nghiệp hay doanh nghiệp của bất kỳ một cá nhân nào (kể cả ngƣời đã chết) hoặc có liên quan tới doanh nghiệp, các quan hệ buôn bán, tài chính của tổ chức hoặc một hoạt động”[46;tr.21].
Mặc dù công nhận quyền sở hữu tài liệu của các tƣ nhân trong đó bao gồm cả doanh nghiệp tƣ nhƣng hệ thống pháp luật lƣu trữ của các nƣớc cũng quy định sự quản lý của Nhà nƣớc đối với những tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp có giá trị Quốc gia hay giá trị lịch sử. Luật pháp về lƣu trữ ở Bê Nanh quy đinh: “Mỗi khi tài liệu lƣu trữ tƣ có một ý nghĩa quốc gia hay ý nghĩa lịch sử đƣợc thừa nhận, sau khi có ý kiến của Ủy ban thƣờng trực nói ở điều 181, Giám đốc lƣu trữ Quốc gia hoặc đại diện có thể tiến hành sao tài liệu và trong trƣờng hợp bảo quản kém có thể yêu cầu chuyển chúng vào một kho lƣu trữ công (Sắc lệnh số 90-384 ngày 4/12/1990 của Bê Nanh)”[38; tr.38].
Tóm lại: Hầu hết Luật pháp lƣu trữ các nƣớc đều công nhận quyền sở hữu tài liệu của doanh nghiệp. Đồng thời, quy định cụ thể các trƣờng hợp doanh nghiệp phải
1 Điều 18. – Một ủy ban thƣờng trực mà các thành viên đƣợc chỉ định trong Hội quốc gia về lƣu trữ bằng sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ theo đề nghị của Giám đốc lƣu trữ Quốc gia sẽ đánh giá tính chất quốc gia của những tài liệu đƣa trình ủy ban. Ủy ban cũng tuyên bố việc thông báo một số tài lệu và việc đƣa tài liệu lƣu trữ tƣ ra khỏi lãnh thổ Quốc gia.
52
nộp tài liệu vào lƣu trữ Nhà nƣớc bảo quản và việc xuất khẩu, bán, cho, tặng tài liệu của doanh nghiệp với một pháp nhân thứ hai phải đƣợc sự đồng ý của cơ quan quản lý lƣu trữ Nhà nƣớc. Trƣờng hợp xuất khẩu tài liệu của doanh nghiệp ra nƣớc ngoài phải có sự kiểm soát, cho phép của cơ quan quản lý lƣu trữ Nhà nƣớc hoặc cơ quan Hải quan. Việc tiêu hủy tài liệu của doanh nghiệp phải đƣợc thông báo cho cơ quan quản lý lƣu trữ Nhà nƣớc biết và thẩm định. Xác định các khâu nghiệp vụ lƣu trữ trong doanh nghiệp và các hoạt động lƣu trữ của doanh nghiệp đều thuộc đối tƣợng điều chỉnh của pháp luật lƣu trữ. Một số nƣớc đã quy định cụ thể các nguyên tắc, chế độ quản lý tài liệu của doanh nghiệp. Quy định cụ thể về trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý, báo cáo, bảo quản tài liệu lƣu trữ của mình. Đặt ra các đặc quyền của lƣu trữ Nhà nƣớc đối với việc biết, ƣu tiên mua, trƣng mua, thu thập,… đối với tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp trong các trƣờng hợp cụ thể. Những tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với Quốc gia, địa phƣơng đƣợc lƣu trữ Nhà nƣớc xếp hạng và thực hiện các biện pháp bảo quản, thu mua để bảo quản trong các kho lƣu trữ Nhà nƣớc. Quy định cụ thể về các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với tài liệu cho, tặng, ký gửi vào lƣu trữ Nhà nƣớc, đặc biệt là quyền cho phép hay không cho phép các cá nhân, cơ quan, tổ chức khác kể cả cơ quan Nhà nƣớc trong việc tiếp cận, khai thác các thông tin tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp nhất là tài liệu chứa bí mật thƣơng mại và bí mật công nghệ. Đặc biệt, luật pháp của nhiều nƣớc đã phân định rõ ràng các quyền và nghĩa vụ của lƣu trữ doanh nghiệp công và tƣ.