7. Bố cục của đề tài
2.3.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lƣu trữ trong doanh
với câu hỏi: Công ty anh (chị) đang làm việc có bố trí nhân viên thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản và cung cấp các văn bản, tài liệu không? Có 33% ý kiến trả lời là “có” và 67% ý kiến trả lời là “không”. Kết quả phỏng vấn các cán bộ/nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự của các công ty cho thấy hầu hết các ý kiến đều cho rằng công ty của họ đang làm việc chƣa có bộ phận chuyên trách về công tác lƣu trữ.
Từ những kết quả khảo sát trên đây cho thấy hầu hết các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài chƣa thành lập các bộ phận có chức năng tham mƣu và quản lý công tác lƣu trữ. Do chƣa thành lập bộ phận chuyên trách công tác lƣu trữ nên việc hƣớng dẫn, quản lý thống nhất công tác lƣu trữ ở trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài còn chƣa đƣợc thực hiện một cách đầy đủ. Vì thế, trong cùng một doanh nghiệp nhƣng các bộ phận khác nhau có thể có cách thức tổ chức lƣu trữ tài liệu của mình một cách khác nhau. Ví dụ: Ở công ty TNHH Fashion Garments, Phòng Hành chính – Nhân sự, tài liệu đƣợc lƣu trữ trong các file và lƣu theo thứ tự thời gian, còn ở Phòng Kinh doanh thì tài liệu đƣợc lƣu trữ trong các thùng carton nhỏ và lƣu theo đối tác hoặc hợp đồng.
2.3.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp doanh nghiệp
Với mô hình phân tán trong việc tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ tại các doanh nghiệp đòi hỏi mỗi một cán bộ, nhân viên của các phòng, ban, bộ phận phải kiêm nhiệm nhiệm vụ lƣu trữ và bảo quản tài liệu do mình xây dựng, thu thập, tiếp nhận trong quá trình thực hiện các công việc mà không bố trí cán bộ chuyên trách lƣu trữ. Nhƣ vậy, bên cạnh thực hiện các nhiệm vụ chính là công tác chuyên môn thì mỗi cán bộ, nhân viên trong một số doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cũng còn thực hiện nhiệm vụ của cán bộ lƣu trữ. Do công ty chƣa ban hành các quy định cụ thể về công tác lƣu trữ cho toàn công ty nên mỗi phòng, ban, bộ phận thực hiện công tác lƣu trữ tài liệu theo cách riêng của mình. Một số ít doanh nghiệp có bố trí kho lƣu trữ chung cho toàn công ty cũng đã bố trí cán bộ kiêm nhiệm quản lý kho lƣu trữ nhƣ Công ty TNHH Fashion Garments, Công ty TNHH MTV Shirasaki Việt Nam, Công ty
54
TNHH Jiang Su Jing Meng Việt Nam. Tuy nhiên, các bộ phận quản lý kho lƣu trữ của doanh nghiệp chƣa đƣợc đào tạo chuyên môn về lƣu trữ. Chính vì thế, việc quản lý hoặc hƣớng dẫn các nghiệp vụ lƣu trữ cho toàn công ty chƣa đƣợc thực hiện. Theo kết quả phỏng vấn thì các cán bộ làm công tác kiêm nhiệm quản lý kho lƣu trữ tại các công ty nói trên đều đƣợc đào tạo từ nhiều chuyên ngành khác nhau nhƣ: Quản trị nhân sự (công ty TNHH Fashion Garments); Kế toán (Công ty TNHH MTV Shirasaki Việt Nam, Công ty TNHH Jiang Su Jing Meng Việt Nam).
Theo ý kiến của một số nhà đầu tƣ nƣớc ngoài mà chúng tôi đã phỏng vấn họ đều cho rằng: Thực trạng về tuyển dụng và sử dụng cán bộ làm công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp cũng xuất phát từ yêu cầu của các doanh nghiệp trong việc bảo mật tài liệu, văn bản quan trọng. Theo quan điểm này, những văn bản, tài liệu quan trọng đối với doanh nghiệp thì không thể trao cho bất kỳ cán bộ, nhân viên nào lƣu trữ ngoài chủ đầu tƣ/chủ sở hữu của doanh nghiệp. Trong khi đó thực trạng của lao động Việt Nam thƣờng hay “nhảy việc”. Do đó, các doanh nghiệp khó có thể giao tất cả những thông tin bí mật cho các lao động hay “nhảy việc” vì không gì có thể đảm bảo các bí mật công nghệ và thƣơng mại của doanh nghiệp có thể an toàn.
Cũng từ kết quả khảo sát cho thấy hầu hết các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài chƣa có chính sách đào tạo về nghiệp vụ lƣu trữ cho cán bộ, nhân viên kiêm nhiệm của mình. Do vậy hiệu quả công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp còn thấp. Trong khi mục đích cơ bản nhất của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài khi đầu tƣ sản xuất, kinh doanh ở Việt Nam là tối ƣu hóa lợi nhuận. Thực tế công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp với hiệu quả thấp đã trở thành lực cản để các nhà đầu tƣ dành sự quan tâm và đầu tƣ thích đáng trong việc tuyển dụng cán bộ chuyên trách, xây dựng kho lƣu trữ bảo quản tài liệu của doanh nghiệp mình.
Hơn nữa, theo ý kiến của một số nhà quản lý Việt Nam (đang làm việc trong doanh nghiệp) về thực tế công tác tuyển dụng cán bộ làm công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cũng xuất phát từ nhiều hạn chế của nguồn lao động đã qua đào tạo về lƣu trữ của Việt Nam. Theo quan điểm này, cho rằng tài liệu hình thành trong thực tiễn doanh nghiệp có nhiều đặc điểm khác biệt so với hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nƣớc nhƣ:
- Hệ thống văn bản, tài liệu trong doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài có rất nhiều văn bản đƣợc soạn thảo và trình bày ở dạng song ngữ (Anh- Việt, Hoa – Việt, Nhật – Việt,…) (xem phụ lục văn bản).
- Hệ thống văn bản, tài liệu của doanh nghiệp có rất nhiều loại văn bản chuyên môn đặc biệt là các văn bản về lĩnh vực kỹ thuật, kinh tế, thƣơng mại nhƣ: các tờ khai hải quan, các hợp đồng kinh tế, các tài liệu hƣớng dẫn kỹ thuật sản phẩm,…
- Hệ thống văn bản, tài liệu của doanh nghiệp có rất nhiều văn bản đƣợc xây dựng theo thói quen và văn hóa của các nhà đầu tƣ từ các nƣớc nhƣ: Anh, Mỹ, Pháp, Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản...
55
- Hệ thống văn bản, tài liệu của doanh nghiệp đƣợc đặt trong yêu cầu về tính bảo mật cao nhất là những văn bản chứa đựng các bí mật sản xuất, bí mật công nghệ và thƣơng mại,…(nhƣ đã đề cập ở phần trên)
Từ những đặc điểm khác biệt cơ bản trên đây về hệ thống văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp đặt ra các yêu cầu khác biệt đối với công tác văn thƣ, lƣu trữ của doanh nghiệp từ khâu soạn thảo, quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ đối với hệ thống văn bản, tài liệu này. Đơn cử nhƣ việc áp dụng nhƣ thế nào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu của Việt Nam để xác định giá trị của một văn bản do Chủ sở hữu công ty ngƣời Nhật Bản, Hàn Quốc và Đài Loan ký và đóng dấu tên của Chủ sở hữu mà không đóng dấu của Công ty do Nhà nƣớc Việt Nam cấp (xem phụ lục văn bản).
Kết quả khảo sát bằng phƣơng pháp phát phiếu khảo sát của chúng tôi tại các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên địa bàn Thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng nai với cầu hỏi nhƣ sau: Nhân viên đang thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản và cung cấp các văn bản, tài liệu của công ty anh chị có trình độ chuyên môn nào sau đây? Thì chỉ có 4% ý kiến cho trả lời là trình độ Đại học; 8% ý kiến cho trả lời là là trình độ Cao đẳng; 13% ý kiến cho trả lời là trình độ Trung cấp; 8% ý kiến cho trả lời là trình độ lao động phổ thông và 67% ý kiến cho trả lời là không bố trí cán bộ. Tuy nhiên, kết quả khảo sát thực tế của chúng tôi tại doanh nghiệp cho thấy hầu hết các cán bộ phụ trách công tác lƣu trữ đều làm việc trái ngành đƣợc đào tạo.
Nhƣ vậy, kết quả cho thấy công tác tuyển dụng, sử dụng cán bộ làm công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp còn nhiều hạn chế. Phần lớn các cán bộ chuyên môn làm