Hiệu quả của các biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các

Một phần của tài liệu Tổ chức và quản lí công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hoà, Tỉnh Đồng Nai (Trang 70)

7. Bố cục của đề tài

2.4.1. Hiệu quả của các biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các

Hòa, Tỉnh Đồng Nai

Các biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đã đem lại những hiệu quả nhất định cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp nhƣ sau:

Trƣớc hết với phƣơng pháp tổ chức lƣu trữ tài liệu theo mô hình phân tán đã đảm bảo cho các doanh nghiệp có thể bảo mật đƣợc các thông tin về công nghệ và thông tin thƣơng mại của mình. Mô hình phân tán trong bố trí công tác lƣu trữ cũng cho thấy hiệu quả hơn về mặt kinh tế so với việc bố trí tập trung. Đặc biệt đối với các doanhh nghiệp có quy mô nhỏ thì việc bố trí phân tán sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm đƣợc chi phí cho việc xây dựng kho tàng và trả lƣơng cho cán bộ quản lý công tác lƣu trữ.

Hơn nữa, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ cũng giúp cho hiệu quả của công tác lƣu trữ đƣợc nâng cao. Khi ứng dụng công nghệ thông tin, hoạt động tra cứu và tổ chức khai thác tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp đã đạt đƣợc hiệu quả tƣơng đối cao. Nhất là việc tổ chức, khai thác tài liệu thông qua mạng máy tính đã đảm bảo công tác lƣu trữ đạt các yêu cầu của doanh nghiệp về tính nhanh chóng, kịp thời. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO

73

9001-2008 đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện việc tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của mình có hiệu quả hơn.

Ngoài ra việc tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ có sự phân cấp theo giá trị và mức độ bảo mật thông tin của tài liệu đã giúp cho doanh nghiệp có thể bảo mật an toàn các thông tin về công nghệ. Phân cấp về tổ chức và quản lý tài liệu lƣu trữ trong doanh nghiệp theo giá trị của văn bản tài liệu cũng cho phép các doanh nghiệp có thể bảo quản tốt những tài liệu quan trọng của mình. Bên cạnh đó một số nhà đầu tƣ đã áp dụng những kinh nghiệm tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của mình vào công tác lƣu trữ của doanh nghiệp ở Việt Nam đã đạt đƣợc những hiệu quả nhất định (nhƣ các đặc điểm khác biệt của hệ thống văn bản của doanh nghiệp đề cập ở phần trên).

Có thể khẳng định rằng các phƣơng pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp đã đem lại những hiệu quả nhất định đối với hoạt động của chính doanh nghiệp. Trong đó, công tác lƣu trữ bƣớc đầu đã đảm bảo cho các quá trình điều hành và quản lý hoạt động sản xuất của doanh nghiệp đƣợc tiến hành có hiệu quả. Tuy nhiên, với hoạt động sản xuất ngày càng mở rộng thì khối lƣợng tài liệu đƣợc sản sinh ra ngày càng lớn. Trong khi đó việc khai thác, sử dụng những tài liệu này phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp đã và đang đặt ra các yêu cầu mới, nhanh chóng hơn, chính xác hơn. Do vậy, những biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của doanh nghiệp hiện nay sẽ tạo ra những hậu quả nhất định đối vơi công tác lƣu trữ của doanh nghiệp (nhƣ phần trình bày ở trên về mất văn bản)

Một phần của tài liệu Tổ chức và quản lí công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hoà, Tỉnh Đồng Nai (Trang 70)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(148 trang)