7. Bố cục của đề tài
1.3.2. nghĩa của tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp
chủ yếu là các loại hồ sơ, tài liệu nhƣ sau: Hồ sơ, tài liệu trong cơ sở dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp; Hồ sơ, tài liệu trong dữ liệu của máy vi tính cá nhân; Hồ sơ, tài liệu trong hệ thống mail nội bộ; Hồ sơ, tài liệu về báo cáo thuế điện tử; Hồ sơ, tài liệu về Hải quan điện tử… Một số ví dụ về loại hình tài liệu điện tử hình thành trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên địa bàn TP. Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai nhƣ sau:
Ví dụ1: Tờ khai hải quan điện tử số 4885/NSX-TC/LB ngày 23 tháng 04 năm 2009 của công ty TNHH Solno Enterprise Việt Nam, thuộc KCN Amata, TP. Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.
Ví dụ 2: Đăng ký làm việc trực tuyến của công ty TNHH Timber Industries, KCN Tam Phƣớc, TP. Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai ngày 26 tháng 06 năm 2012 (xem phụ lục hình ảnh)
1.3.2. Ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp nghiệp
“Tài liệu lƣu trữ không chỉ là tài sản của doanh nghiệp, có ý nghĩa đối với sự phát triển của doanh nghiệp mà còn là tài sản của Quốc gia và có rất nhiều ý nghĩa đối với sự phát triển của Quốc gia trong hiện tại cũng tƣơng lai”[51;tr.78-79]. Nói đến giá trị và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp đã có nhiều công trình nghiên cứu bàn thảo tới. Ý kiến thống nhất chung của các công trình đều cho rằng tài liệu của doanh nghiệp có những ý nghĩa quan trọng đối với chính doanh nghiệp và đối với các cơ quan quản lý Nhà nƣớc, v.v... Kết quả nghiên cứu của các công trình đều cho thấy giá trị và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp nói chung là không thể phủ nhận. Trong đề tài này, tác giả cũng góp phần bàn luận thêm một lần nữa ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.
1.3.2.1. Đối với doanh nghiệp
Bất kỳ một doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nào khi đầu tƣ vào Việt Nam để thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh đều phải xây dựng bộ máy quản lý doanh nghiệp cho mình. Hoạt động quản lý của bộ máy này chỉ có thể thực hiện có hiệu quả khi sử dụng văn bản, tài liệu nhƣ một phƣơng tiện quản lý chủ yếu của mình. Thực tế khảo sát cho thấy các hoạt động quản lý doanh nghiệp đã sản sinh ra hàng ngày một khối lƣợng tài liệu tƣơng đối lớn. Những tài liệu đƣợc các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp sử dụng thƣờng xuyên để giải quyết các công việc hàng ngày của mình. Do đó, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài có những ý nghĩa to lớn đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp, tài liệu lƣu trữ phục vụ công tác hoạch định chiến lƣợc phát triển kinh doanh. Ngay từ lúc có ý định đầu tƣ vào Việt Nam, các doanh nghiệp
36
đã phải nghiên cứu các văn bản pháp lý (Luật đầu tƣ nƣớc ngoài, Luật doanh nghiệp,…) và các chính sách thu hút đầu tƣ của Việt Nam và các địa phƣơng để xây dựng kế hoạch đầu tƣ. Những văn bản, tài liệu phản ánh các chính sách ƣu đãi về thuế, tiền thuê đất và thời hạn hoạt động của doanh nghiệp, quy định về lƣơng tối thiểu, v.v... giúp cho nhà đầu tƣ xác định đƣợc chiến lƣợc đầu tƣ và chiến lƣợc tiến hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình ở Việt Nam.
Công tác hoạch định chính sách quảng bá thƣơng hiệu, sản phẩm cũng đƣợc tiến hành dựa trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu lƣu trữ có liên quan của doanh nghiệp. Đồng thời tài liệu lƣu trữ cũng đƣợc doanh nghiệp sử dụng nhằm phục vụ công tác phân tích xác định đối thủ cạnh tranh và thị hiếu ngƣời tiêu dùng. Thực tế hoạt động của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cho thấy nhiều doanh nghiệp đã sử dụng tài liệu lƣu trữ trong việc quảng bá thƣơng hiệu. Đặc biệt các doanh nghiệp sản xuất và cung ứng sản phẩm của mình ra thị trƣờng Việt Nam đã nghiên cứu các tài liệu của mình để đƣa các chính sách quảng cáo phù hợp với thị hiếu của ngƣời tiêu dùng nội địa. Ví dụ: Công ty TNHH Coca Cola đã nghiên cứu và sử dụng hình ảnh “đàn én bay về” để quảng bá sản phẩm nƣớc uống của mình cho dịp tết hàng năm.
Đối với công tác tuyển dụng và sử dụng lao động, tài liệu lƣu trữ cũng đƣợc các nhà quản trị doanh nghiệp nghiên cứu và sử dụng trong công tác hoạch định nhân sự và thu hút nhân tài. Ngay từ khi bắt đầu xây dựng các nhà máy sản xuất và tiến hành các hoạt động đầu tƣ, nhiều nhà đầu tƣ đã có những chính sách thu hút các lao động có trình độ cao vào làm việc trong doanh nghiệp mình. Hơn nữa, các chính sách tuyển dụng và đãi ngộ ngƣời tài của doanh nghiệp đã thu hút đƣợc nhiều lao động giỏi có trình độ cao của Việt Nam. Ví dụ: Công ty cổ phần chăn nuôi CP đã tuyển dụng đƣợc 2 Tiến sĩ về chăn nuôi của Việt Nam vào làm việc trong công ty này. Những tài liệu về các chính sách tuyển dụng và sử dụng lao động nhất là lao động trình độ cao của Việt Nam cho phép các thế hệ lãnh đạo hiện nay và sau này có thể nghiên cứu và hoạch định công tác nhân sự cho doanh nghiệp mình.
Trong thành phần tài liệu của doanh nghiệp có một khối lƣợng lớn tài liệu về sáng chế, chế tạo các sản phẩm công nghiệp. Những tài liệu này đƣợc các doanh nghiệp nghiên cứu để tiếp tục phát triển các sản phẩm của mình. Việc nghiên cứu, sáng chế và cải tiến các dây chuyền công nghệ mới hoặc các sản phẩm mới của doanh nghiệp đƣợc tiến hành dựa trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu về các sản phẩm đã và đang đƣợc sản xuất trong chính doanh nghiệp. Việc nghiên cứu và cải tiến dây chuyền công nghệ cũng nhƣ sản phẩm mới đƣợc các doanh nghiệp thực hiện thƣờng xuyên và bằng nhiều hình thức khác nhau. Trong đó, có một số doanh nghiệp đã thành lập các cuộc thi sáng tạo sản phẩm mới hoặc cải tiến máy móc, công nghệ dành cho lao động trong các nhà máy. Để có đƣợc kết quả cao họ thƣờng xuyên cung cấp những tài liệu liên quan đến máy móc, công nghệ cũ hoặc tài liệu về thiết kế sản phẩm đã có cho những nhóm nghiên cứu để thực hiện việc nghiên cứu cải tiến. Nhờ vậy nhiều dây
37
chuyền, công nghệ đã đƣợc cải tiến và đƣa lại năng suất cao hơn. Ví dụ: hàng năm công ty TNHH Philips Việt Nam đã tổ chức thƣờng niên cuộc thi sáng tạo cho tất công nhân viên lao động và nhờ vậy dây chuyền sản xuất bóng đèn neon từ việc sử dụng hơn 30 lao động (năm 2007) sau đó giảm xuống còn 26 ngƣời (năm 2008) trên một dây chuyền. Cũng liên quan đến các sản phẩm của các doanh nghiệp, tài liệu lƣu trữ của các doanh nghiệp đƣợc sử dụng phục vụ công tác bảo vệ thƣơng hiệu, các sáng chế sản phẩm. Những tài liệu này là bằng chứng có giá trị pháp lý cao nhất để doanh nghiệp giải quyết các tranh chấp kinh tế, dân sự và hình sự. Đã có nhiều vụ việc tranh chấp hoặc liên quan đến pháp luật của doanh nghiệp đã đƣợc giải quyết thông qua nghiên cứu tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp. Ví dụ: tài liệu lƣu trữ của công ty TNHH Vedan đã đƣợc các cơ quan điều tra sử dụng để đánh giá mức độ vi phạm của công ty này về vấn đề xả nƣớc thải gây ô nhiêm môi trƣờng. Trên cơ sở những tài liệu này, các cơ quan chức năng giải quyết các vụ kiện đòi bồi thƣờng thiệt hại của Nông dân đối với Công ty TNHH Vedan.
Hơn thế nữa, tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp cho thấy quá trình hợp tác với các đối tác. Các tài liệu này cho phép các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp nhìn nhận đƣợc các đối tác làm ăn uy tín và những đối tác ngƣợc lại. Đồng thời, tài liệu lƣu trữ về quá trình hợp tác của doanh nghiệp với đối tác cũng cho thấy những đối tác quan trọng, tiềm năng và những đối tác có vai trò không quan trọng đối với doanh nghiệp. Nhờ nghiên cứu tài liệu, các nhà quản lý doanh nghiệp sẽ hoạch định các chính sách khai thác đối tác và có các kế hoạch hợp tác với từng đối tác cụ thể. Ví dụ: Công ty sản xuất sản phẩm mạ công nghiệp Vingal đã gửi công văn số 350/VGL ngày 25/5/2007 cho Giám đốc công ty CP Cẩm Hà về việc tồn kho hàng đã mã của công ty Cẩm Hà quá thời gian quy định.
Từ những phân tích trên đây cho thấy tài liệu lƣu trữ trong doanh nghiệp đƣợc doanh nghiệp sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện các sứ mạng của doanh nghiệp. Những tài liệu này nếu không đƣợc lƣu giữ cận thận sẽ tạo nên những khó khăn vô cùng lớn đối với doanh nghiệp trong quá trình sản xuất, kinh doanh của mình. Ví dụ: Vụ việc mất tờ khai hải quan số: 1712/NK/SXXK/LT đăng ký ngày 22/06/2009 của Công ty TNHH Samil Vina Việt Nam với tên hàng: Nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất hàng xuất khẩu, số lƣợng: 80 kiện, trị giá: 64.074 USD. Sau khi mất tờ khai này Công ty TNHH Samil Vina Việt Nam đã có công văn gửi Cục hải quan Đồng Nai về việc mất tờ khai và xin sao tờ khai nêu trên với lý do: do trong quá trình chuyển cửa khẩu, do sơ suất nên công ty đã làm thất lạc. Vì thất lạc tờ khai này nên khi thực hiện các hoạt động thanh khoản trong sản xuất và giao dịch khác, công ty đã không thực hiện đƣợc.
38
1.3.2.2. Đối với các cơ quan quản lý Nhà nƣớc
Đối với các cơ quan quản lý Nhà nƣớc ở Trung ƣơng và địa phƣơng, tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp minh chứng các đƣờng lối, chính sách kinh tế đúng đắn của Đảng và Nhà nƣớc trong từng giai đoạn. Tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp cũng là cơ sở để Đảng và Nhà nƣớc nghiên cứu và tiếp tục ban hành các chính sách phát triển kinh tế đúng đắn, phù hợp với các giai đoạn tiếp theo. Xét theo khía cạnh này, tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp có giá trị Quốc gia cần bảo quản lâu dài và vĩnh viễn để sử dụng về sau. Tài liệu của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài phản ánh các chính sách thu hút đầu tƣ nƣớc ngoài của Việt Nam qua các giai đoạn lịch sử. Ví dụ: trƣớc đây khi Việt Nam bắt đầu mở cửa, các chính sách thu hút đầu tƣ nƣớc ngoài đƣợc mở rộng và chúng ta thu hút cả những dự án có công nghệ thấp nhƣng sử dụng nhiều lao động. Hiện nay, Đảng và Nhà nƣớc cũng nhƣ các chính quyền địa phƣơng đã áp dụng chính sách ƣu tiên thu hút các dự án đầu tƣ nƣớc ngoài có công nghệ cao và thân thiện với môi trƣờng. Trong giai đoạn hiện nay, khi mà Đảng và Nhà nƣớc đã coi các thành phần kinh tế đều bình đẳng nhƣ nhau. Tức là cũng đã xem vai trò của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nhƣ các doanh nghiệp Nhà nƣớc. Vì vậy, tài liệu của các doanh nghiệp này cũng cần đƣợc thu thập và bảo quản trong các trung tâm lƣu trữ Nhà nƣớc nhằm bảo quản an toàn những tài liệu phản ánh sự phát triển của các ngành công nghiệp ở Việt Nam.
Hơn nữa, tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp đƣợc xem là minh chứng các biện pháp quản lý đúng đắn của Nhà nƣớc trên các lĩnh vực liên quan đến doanh nghiệp nhƣ: môi trƣờng, tài chính ngân hàng, cung ứng lao động, công đoàn,…Bên cạnh đó, tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp còn phản ánh các chính sách phát triển Đảng trong công nhân, ngƣời lao động trong các doanh nghiệp này. Ví dụ: Công văn số 909/2007/CV- CĐKCN của Công đoàn Khu công nghiệp Đồng Nai gửi Ban chấp công đoàn cơ sở các doanh nghiệp ngoài quốc doanh chƣa có tổ chức cơ sở Đảng về việc tổ chức lớp bồi dƣỡng đối tƣợng phát triển Đảng.
Xét về mặt pháp lý, tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp là các bằng chứng pháp lý vững chắc để các cơ quan Nhà nƣớc thực hiện việc kiểm tra, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp trong khuôn khổ pháp luật nhƣ: kiểm soát nƣớc thải, kiểm soát về môi trƣờng, kiểm soát về chế độ nộp thuế, kiểm soát về các chính sách với ngƣời lao động,…Các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đầu tƣ vào Việt Nam sản xuất, kinh doanh họ đã mang theo các công nghệ, máy móc để thành lập các nhà máy. Những công nghệ, máy móc này sẽ do lao động Việt Nam trực tiếp điều hành và quản lý. Từ quá trình này đã đào tạo ở lao động Việt Nam những kỹ năng và các kiến thức về dây chuyền, công nghệ hiện đại. Nhờ đó phát triển nguồn lao động Việt Nam vừa có tác phong công nghiệp vừa có sự am hiểu về máy móc, công nghệ cao. Lực lƣợng lao động này sẽ là nòng cốt trong quá trình CNH, HĐH ở Việt Nam hiện nay và trong tƣơng lai. Do đó, tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp phản ánh lịch sử và quá trình chuyển
39
giao khoa học công nghệ từ nƣớc ngoài vào Việt Nam và lịch sử phát triển nền công nghiệp của địa phƣơng và của cả nƣớc.
Tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp còn là kho tàng kinh nghiệm quý báu trong việc quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất nhất là kinh nghiệm trong việc hợp tác kinh doanh quốc tế đối với các thế hệ doanh nhân Việt Nam hiện nay và sau này. Các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài ở Việt Nam là thành viên hoặc là công ty con của các công ty đa quốc gia. Những công ty này đã có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động thƣơng mại quốc tế. Vì vậy, trong việc đàm phán hoặc thực hiện các ký kết hợp đồng thƣơng mại với các đối tác quốc tế, những doanh nghiệp này có rất nhiều chính sách, chiến lƣợc và kinh nghiệm quản lý tốt. Vì vậy những tài liệu về lĩnh vực này của doanh nghiệp là nguồn tài liệu có ý nghĩa to lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Chính vì thế, việc nghiên cứu và học hỏi các kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tiến hành các hoạt động thƣơng mại quốc tế đối với doanh nghiệp Việt Nam là rất cần thiết. Ngoài ra, tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp là cơ sở để các nhà quản lý có thể tiếp quản về cơ sở vật chất, máy móc, công nghệ của các nhà máy, công ty 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài khi họ tuyên bố phá sản hoặc hết thời hạn thuê đất tại Việt Nam. Đặc biệt, đối với nhiều dự án thuộc dạng BOT, BTO. Khi các doanh nghiệp nƣớc ngoài hết thời hạn kinh doanh tại Việt Nam (theo Luật đầu tƣ nƣớc ngoài là 50 năm) thì các doanh nghiệp này có thể thực hiện việc chuyển giao nhà xƣởng, máy móc cho Nhà nƣớc hoặc các doanh nghiệp của Việt Nam. Do đó, việc tiếp quản và tiếp tục thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp này sẽ phải đƣợc tiến hành trên cơ sở những kinh nghiệm quản lý và việc nắm bắt chính xác các quy trình vận hành máy móc và các quy trình sản xuất các sản phẩm. Những kinh nghiệm và quy trình đó đƣợc phản ánh chính xác nhất trong các tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp. Vì thế việc thu thập, bảo quản những tài liệu lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài còn đảm bảo cho quá trình chuyển giao trên của các doanh nghiệp đối với phía Việt Nam.
1.3.2.3. Đối với các cơ quan quản lý lƣu trữ
Cho đến nay, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ chƣa có những chính