7. Bố cục của đề tài
2.3.1. Tổ chức bộ phận có chức năng tham mƣu và tổ chức thực hiện công tác
tác lƣu trữ doanh nghiệp
Qua kết quả khảo sát của chúng tôi ở các doanh nghiệp cho thấy hầu hết các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài chƣa tổ chức một bộ phận chuyên trách riêng về công tác lƣu trữ. Một số doanh nghiệp nhƣ công ty TNHH MTV Shirasaki Việt Nam, công ty TNHH Fashion Garments đã có bố trí một cán bộ thuộc phòng Hành chính – Nhân sự làm nhiệm vụ kiêm nhiệm quản lý kho lƣu trữ. Các doanh nghiệp khác đều lựa chọn mô hình bố trí công tác lƣu trữ một cách phân tán. Tại các bộ phận, phòng, ban tài liệu do các cá nhân sản sinh ra hoặc tiếp nhận thì chính cá nhân đó thực hiện việc lƣu trữ. Do vậy, việc hình thành một bộ phận có chức năng tham mƣu và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài chƣa nhận đƣợc sự quan tâm của các nhà đầu tƣ. Tuy nhiên, các tài liệu lƣu trữ đƣợc coi là quan trọng của các doanh nghiệp nhƣ các văn bản đƣợc quy định tại điều 12 – Luật Doanh nghiệp, các tài liệu kế toán và các tài liệu chứa đựng các bí mật công nghệ, bí mật thƣơng mại... thì đƣợc tổ chức bảo quản tại các văn phòng công ty dƣới sự kiểm soát của thƣ ký Tổng Giám đốc hoặc Trƣởng phòng Hành chính – Nhân sự/ Giám đốc Nhân sự. Trong số các doanh nghiệp chúng tôi khảo sát thì chỉ có một doanh
53
nghiệp quy định cụ thể về bộ phận đảm nhận vai trò quản lý công tác lƣu trữ là công ty TNHH Mabuchi Motor Việt Nam: “Xƣởng quản lý: chịu trách nhiệm tham mƣu giúp giám đốc quản lý công tác tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ nhân viên, quản lý công tác tuyển dụng đào tạo nhân viên, quản lý công tác thi đua khen thƣởng, kỷ luật, công tác lao động tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội, công tác hành chính quản trị, thanh tra bảo vệ, văn thƣ lƣu trữ, công tác y tế nhằm đáp ứng các yêu cầu của công ty”[64;tr.33]. Nhƣ vậy, tại công ty TNHH Mabuchi Motor Việt Nam đã giao cho Xƣởng quản lý thực hiện việc tham mƣu cho Giám đốc quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ. Tuy nhiên, thực tế khảo sát cho thấy trong đội ngũ cán bộ quản lý ở bộ phận này chƣa có một cán bộ/nhân viên nào đƣợc đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ.