7. Bố cục của đề tài
2.5.1.Nguyên nhân từ phía các doanh nghiệp
Chúng ta có thấy rằng bất kỳ một doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nào khi vào Việt Nam thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh đều mong muốn tìm kiếm đƣợc càng nhiều lợi nhuận càng tốt. Vì thế trong những công việc và lĩnh vực thực sự quan trọng và cần thiết thì họ mới chú trọng đầu tƣ và thực hiện nghiêm chỉnh các quy trình nghiệp vụ của nó. Còn những hoạt động ở những lĩnh vực mà họ cho rằng ít ảnh hƣởng trực tiếp đến giá trị lợi nhuận của doanh nghiệp thì họ thiếu đầu tƣ cả về nhân lực lẫn vật lực. Công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp cũng đƣợc các doanh nghiệp xếp vào trong các lĩnh vực ít đƣợc chú trọng. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm lƣu trữ những tài liệu có giá trị quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp còn những tài liệu khác thì họ để cho các cán bộ, nhân viên của mình “tự quyết” một cách tùy tiện. Từ đó, công tác lƣu trữ tài liệu trong doanh nghiệp với các phƣơng pháp lƣu trữ khác nhau, thiếu tính khoa học đã chƣa thể phát huy đƣợc vai trò của mình trong việc góp phần tăng năng suất và lợi nhuận của doanh nghiệp. Thực tế đó đã làm cho các nhà đầu tƣ/ các chủ sở hữu có những cân nhắc và chƣa có những đầu tƣ thích đáng đối với công tác lƣu trữ cũng nhƣ chƣa có các chính sách xây dựng kho, tuyển dụng cán bộ lƣu trữ chuyên trách,…
Hơn nữa, xuất phát từ quan điểm về bảo mật thông tin nhất là thông tin thƣơng mại và các thông tin về sáng chế sản phẩm cũng nhƣ các thông tin về công nghệ sản xuất sản phẩm nên phần lớn doanh nghiệp lựa chọn phƣơng pháp tổ chức công tác lƣu trữ theo mô hình phân tán nhằm bảo toàn thông tin mật của mình. Đây cũng là một tiêu chí để các doanh nghiệp thiết kế, bố trí các bộ phận, đơn vị trong bộ máy quản lý của mình. Khi xây dựng hệ thống thông tin có tính cát cứ giữa các bộ phận sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các chính sách bảo mật thông tin của mình. Trong đó, văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp chứa đựng phần lớn các thông tin bí mật của chính doanh nghiệp. Do vậy, không phải ngẫu nhiên các doanh nghiệp lựa chọn phƣơng pháp tổ chức lƣu trữ tài liệu trong doanh nghiệp mình theo hình thức phân tán.
Những hạn chế trong công tác lƣu trữ của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cũng còn xuất phát từ nhận thức chƣa đầy đủ của chủ sở hữu và cán bộ, nhân viên làm việc trong doanh nghiệp về giá trị của tài liệu lƣu trữ. Vì trong quy định của luật pháp Việt Nam đối với thời gian hoạt động của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài là 50 năm. Sau 50 năm việc cấp phép tiếp tục hay không do phía Nhà nƣớc Việt Nam xem xét và quyết định. Điều này cũng tạo nên động cơ để các Nhà đầu tƣ nƣớc ngoài thực hiện những chính sách đầu tƣ dè chừng đối với các lĩnh vực có liên quan đến việc quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Do đó,
78
công tác lƣu trữ của doanh nghiệp chƣa đƣợc các nhà đầu tƣ quan tâm, nhận thức đầy đủ cũng xuất phát từ nguyên nhân này.
Bên cạnh đó, kinh phí để đầu tƣ cho công tác lƣu trữ nhƣ xây dựng kho, bố trí cán bộ,… tƣơng đối lớn. Nhƣng trong nhận thức của doanh nghiệp lại chƣa nhìn nhận đƣợc giá trị tiểm ẩn của tài liệu lƣu trữ trong doanh nghiệp. Do vậy các chủ sở hữu doanh nghiệp cho rằng đầu tƣ cho công tác lƣu trữ không đem lại lợi nhuận. Từ đó, họ xem nhẹ công tác lƣu trữ và chỉ chú trọng lƣu trữ những tài liệu mà họ cho là quan trọng. Mặt khác, các hoạt động sản xuất, kinh doanh nhƣ tìm kiếm thị trƣờng, tìm kiếm đối tác, v.v... của hầu hết các doanh nghiệp đều đƣợc hỗ trợ đắc lực từ phía công ty mẹ ở nƣớc ngoài. Mặc dù các hoạt động tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên địa bàn Thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai dù còn hạn chế nhƣng ảnh hƣởng không lớn đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp.