7. Bố cục của đề tài
2.3.4.Phổ biến và hƣớng dẫn thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ
2.3.4.1. Phổ biến các quy định về tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ trong doanh nghiệp
Nhƣ đã trình bày ở phân trên, do hầu hết các doanh nghiệp chƣa có các quy định cụ thể đối với công tác lƣu trữ của doanh nghiệp mình nên hoạt động phổ biến các nghiệp vụ về lƣu trữ còn chƣa đƣợc thực hiện đầy đủ. Tuy nhiên, trong nhiều văn bản của doanh nghiệp, nhất là Điều lệ thành lập, Nội quy lao động đã quy định nhiều hoạt động có liên quan đến công tác lƣu trữ và bảo mật các thông tin tài liệu của doanh nghiệp. Đặc biệt các văn bản, tài liệu chứa đựng các bí mật của doanh nghiệp đƣợc bảo quản với các quy định tƣơng đối chặt chẽ. Những tài liệu đó thƣờng đƣợc các doanh nghiệp hƣớng dẫn lƣu trữ trong các phòng hoặc tủ hồ sơ đƣợc bố trí theo cơ chế bảo mật rất cao và chỉ có những cá nhân nhƣ: chủ đầu tƣ/chủ sở hữu và một số thành viên thƣờng trực của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát của công ty đƣợc phép tra cứu và tổ chức sử dụng những tài liệu này.
Việc phổ biến các quy định liên quan đến công tác lƣu trữ tài liệu của các doanh nghiệp đƣợc thực hiện thông qua hai hình thức nhƣ sau:
Hình thức phổ biến thứ nhất là thông qua các buổi tập huấn và đào tạo do phòng Hành chính – Nhân sự tổ chức. Các buổi tập huấn và đào tạo này thƣờng đƣợc tổ chức cho các cán bộ, nhân viên và ngƣời lao động sau mỗi đợt tuyển dụng nhân sự mới của doanh nghiệp. Sau khi tuyển dụng lao động, phòng Hành chính – Nhân sự sẽ tổ chức từ 1 đến 2 buổi tập huấn và phổ biến cho ngƣời lao động mới đƣợc tuyển dụng về nội quy lao động của công ty và thông qua đó, các quy định của doanh nghiệp về công tác lƣu trữ và bảo mật tài liệu cũng đƣợc phổ biến. Hình thức tập huấn và đào tạo cũng còn đƣợc tổ chức cho toàn bộ cán bộ, nhân viên và ngƣời lao động trong doanh nghiệp mỗi khi doanh nghiệp sửa đổi các quy định hoặc đƣợc cấp mới chứng chỉ theo tiêu chuẩn ISO.
Hình thức thứ hai là thông qua việc niêm yết các nội quy lao động tại các phân xƣởng, bộ phận hoặc thông qua các cấp quản lý trực tiếp của ngƣời lao động để tuyên truyền và nhắc nhở. Ở các bảng tin của phân xƣởng, bộ phận thƣờng xuyên niêm yết nội quy lao động nhằm nhắc nhở ngƣời lao động trong toàn doanh nghiệp thực hiện nghiêm chỉnh các nội quy của doanh nghiệp mình. Thông qua hình thức này, các quy định về công tác lƣu trữ của doanh nghiệp cũng đƣợc phổ biến. Mỗi khi các doanh nghiệp có những quy định mới hoặc thực hiện quản lý văn bản theo tiêu chuẩn của ISO thì các văn bản thông báo thay đổi cũng đƣợc niêm yết tại các bảng tin của doanh nghiệp nhằm phổ biến cho tất cả mọi ngƣời trong doanh nghiệp đƣợc biết.
60
Mặc dù, chỉ phổ biến các quy định về công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp thông qua hai hình thức nhƣ trên nhƣng các quy định này thƣờng đƣợc ngƣời lao động trong doanh nghiệp thực hiện khá đầy đủ và nghiêm túc. Đặc biệt là các quy định về việc cát cứ thông tin và các quy định về quy trình cho mƣợn, phổ biến các thông tin của tài liệu lƣu trữ giữa các bộ phận.
2.3.4.2. Hƣớng dẫn công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu trong doanh nghiệp
Theo khảo sát của chúng tôi tại một số doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên địa bàn Thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai cho thấy hầu hết các doanh nghiệp ở đây chƣa hƣớng dẫn và thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ phân loại khoa học tài liệu của mình. Phần lớn tài liệu của doanh nghiệp đƣợc phân loại theo thời gian và theo từng công việc. Do chƣa hƣớng dẫn thống nhất về nghiệp vụ này nên ở mỗi phòng, ban, bộ phận khác nhau thì việc phân loại tài liệu cũng có sự khác nhau. Các cán bộ, nhân viên ở các phòng ban phân loại tài liệu do mình lƣu trữ chủ yếu theo kinh nghiệm của cá nhân và theo quy định riêng của từng bộ phận. Ví dụ1: Phòng Hành chính – Nhân sự công ty Fashion Garments phân loại tài liệu của phòng mình theo tháng và quý. Tức là tài liệu liên quan đến giải quyết các công việc của phòng đƣợc sắp xếp theo thứ tự ngày tháng từ nhỏ đến lớn và đóng thành các file theo từng tháng sau đó xếp vào thùng carton theo quý. Ví dụ 2: Ở bộ phận Stoll 1 của công ty TNHH Jiang Su Jing Meng Việt Nam lại phân loại tài liệu của mình theo từng đối tác hoặc theo mã hàng (sản phẩm của công ty). Tức là tài liệu liên quan đến một đối tác hoặc một mã hàng đƣợc sắp xếp lại với nhau theo từng đơn đặt hàng của đối tác.
Hƣớng dẫn thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu trong các doanh nghiệp cũng có những đặc điểm khác biệt. Nhƣ đã đề cập những tài liệu đƣợc bảo quản lâu dài là những tài liệu thuộc danh mục bí mật và quan trọng theo quy định của điều 12 – Luật Doanh nghiệp quy định. Còn lại hầu hết các tài liệu khác của doanh nghiệp thì đƣợc xác định thời hạn bảo quản dựa vào các quy định của nội bộ công ty hoặc theo yêu cầu của các khách hàng. Nhiều công ty đã xác định thời hạn bảo quản tài liệu của mình theo yêu cầu của khách hàng nhƣ công ty TNHH Jiang Su Jing Meng Việt Nam, Công ty TNHH FC Việt Nam và công ty TNHH MTV Shirasaki Việt Nam,...
Ví dụ: Tại Danh mục thời hạn bảo quản và ngƣời công nhận của công ty TNHH FC Việt Nam quy định nhƣ sau:
- Bảng quản lý chất lƣợng công đoạn (bản cũ), nội bộ công ty quy định thời hạn bảo quản là 3 năm trong khi đó, khách hàng FCL quy định thời hạn bảo quản là 5 năm. - Bảng kiểm tra vòng chống tĩnh điện, nội bộ công ty quy định thời hạn bảo quản là 2 năm trong khi đó, khách hàng FCL quy định thời hạn bảo quản là 5 năm.
Ngoài ra, công tác xác định giá trị tài liệu và loại hủy tài liệu lƣu trữ trong các doanh nghiệp diễn ra theo quy định của riêng từng doanh nghiệp và thủ tục loại hủy tài liệu cũng rất đơn giản và không tuân theo các quy định hiện hành của Nhà nƣớc. Đơn
61
cử nhƣ quy định về loại hủy tài liệu của công ty TNHH MTV Shirasaki Việt Nam nhƣ sau: “Tất cả mọi tài liệu liên quan đến thông tin bí mật không còn dùng nữa phải đƣợc hủy bằng máy giấy do công ty trang bị”[ 29]
Từ những phân tích trên đây cho thấy hƣớng dẫn về công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài có nhiều đặc điểm khác biệt. Đặc biệt, công tác xác định giá trị tài liệu của các doanh nghiệp chủ yếu dựa vào yêu cầu của khách hàng về thời hạn lƣu trữ tài liệu. Tuy nhiên, nếu đối chiếu với các quy định của Nhà nƣớc Việt Nam hiện nay thì những quy định về thời hạn bảo quản tài liệu của doanh nghiệp chƣa phù hợp. Mặc dù vậy, thực tiễn công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu của các doanh nghiệp nhất là những doanh nghiệp đã đƣợc các tổ chức Quốc tế cấp chứng nhận về ISO 9001 -2008 cũng cho thấy một số đặc điểm khác biệt của công tác này trong doanh nghiệp so với các quy định của các văn bản pháp luật ở Việt Nam hiện nay.
2.3.4.3. Hƣớng dẫn công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ trong doanh nghiệp
Nhƣ đã đề cập ở phần trên, hầu hết các doanh nghiệp chƣa xây dựng kho lƣu trữ chuyên dụng để bảo quản tập trung tài liệu lƣu trữ. Một số doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ Nhật Bản, Hàn Quốc,… đã bố trí kho nhƣng vẫn chỉ là kho tạm, diện tích chật hẹp và điều kiện bảo quản tài liệu không đảm bảo. Diện tích kho quá nhỏ, thiếu mọi điều kiện cần thiết để bảo quản tài liệu. Chính vì vậy, việc hƣớng dẫn về sắp xếp, bảo quản tài liệu không đƣợc thực hiện theo quy trình nghiệp vụ lƣu trữ. Thực tế đó dẫn tới tài liệu lƣu trữ hình thành nhiều năm trong hoạt động của các doanh nghiệp còn ở tình trạng bó gói, tích đống, bị hƣ hại nặng, thất thoát (xem phụ lục hình ảnh).
Thực tế khảo sát cho thấy hầu hết các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài ở Việt Nam đã có sự phân cấp một cách cụ thể trong việc bảo quản tài liệu lƣu trữ. Việc phân cấp trong công tác bảo quản tài liệu đƣợc thực hiện theo mức độ quan trọng và bí mật của tài liệu. Tức là những tài liệu có vai trò quan trọng và chứa đựng các thông tin bí mật của doanh nghiệp thì thƣờng đƣợc tổ chức lƣu trữ và bảo quản riêng. Đặc biệt, các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cũng đã đƣa những tài liệu, văn bản theo quy định trên vào bảo quản trong các tủ hồ sơ hoặc két sắt cùng với những văn bản, tài liệu có chứa đựng các bí mật thƣơng mại và công nghiệp. Qua kết quả phỏng vấn các nhân viên nhân sự của các công ty: TNHH Jiang Su Jing Meng Việt Nam và công ty TNHH Fashion Garments Việt Nam. Tất cả họ đều cho biết các nhà đầu tƣ đã bố trí két sắt để lƣu trữ những văn bản, tài liệu mà doanh nghiệp cho là quan trọng và có chứa đựng các thông tin bí mật công nghệ và thƣơng mại của doanh nghiệp. Đặc điểm này cho thấy các nhà đầu tƣ/chủ sở hữu của các doanh nghiệp đã ý thức rất rõ giá trị của những tài liệu có chứa đựng các thông tin bí mật của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp mình.
62
Tuy nhiên, việc bảo quản tài liệu tại các phòng, ban thì lại có tình trạng ngƣợc lại. Những tài liệu của các phòng, ban, bộ phận sản sinh ra do chính các cá nhân, cán bộ, nhân viên của các phòng, ban, bộ phận tự mình thực hiện việc sắp xếp và lƣu trữ. Tài liệu của các phòng, ban đã và đang lƣu trữ lại chủ yếu là tài liệu đang giải quyết các công việc hiện hành của chính phòng, ban đó. Qua phỏng vấn chúng tôi đƣợc nhân viên Thống kê bộ phận Stoll 1 của công ty TNHH Jiang Su Jing Meng Việt Nam cho biết rằng: “Các tài liệu, văn bản sau khi các cá nhân, giải quyết xong đƣợc đƣa vào trong các file nhựa bảo quản trong các tủ hồ sơ của bộ phận. Sau khoảng 1 năm các tủ hồ sơ đã bị lấp đầy và không còn khoảng trống để tiếp tục lƣu trữ thêm các hồ sơ, tài liệu. Khi tủ hồ sơ đầy, các nhân viên ở đây đã lấy tài liệu trong tủ hồ sơ ra xếp vào một cái thùng carton lớn đƣợc bố trí ở văn phòng xƣởng. Khi thùng carton lớn đầy hồ sơ thì thùng này đã đƣợc đƣa vào kho nguyên liệu để cất giữ cùng các nguyên vật liệu của công ty. Tuy nhiên trong quá trình giải quyết công việc, nhiều nhân viên của bộ phận đã tiện tay lấy những tài liệu đƣợc cất giữ ở thùng carton của bộ phận ra để nháp hoặc làm những việc khác. Do đó, nhiều tài liệu của bộ phận đã bị xáo trộn, thất lạc, hƣ hỏng và không còn đảm bảo tính toàn vẹn nhƣ các hồ sơ ban đầu”. Cũng qua khảo sát bằng phƣơng pháp phỏng vấn đối với nhân viên nhân sự công ty TNHH Fashion Garments thì nhân viên nhân sự ở công ty này cho rằng: “Văn bản, tài liệu của các bộ phận do chính các bộ phận lƣu trữ và bảo quản tại các tủ hồ sơ của từng bộ phận. Sau một thời gian tài liệu ở các tủ đƣợc lấp đầy thì tài liệu đƣợc cất giữ tạm thời trên các nóc tủ hoặc ở gầm bàn. Còn tiếp tục bổ sung những tài liệu mới sản sinh ra vào các file trong các tủ hồ sơ. Sau khoảng 1 năm, các bộ phận sẽ tự mình sắp xếp tài liệu vào trong các thùng carton và sắp xếp theo thời gian rồi bàn giao vào kho lƣu trữ chung của công ty. Ở trong kho lƣu trữ, tài liệu của bộ phận nào đƣợc sắp xếp, lƣu trữ ở khu vực đƣợc phân công của bộ phận đó. Tài liệu đƣợc cất giữ ở đây khoảng 5 đến 6 năm thì đƣợc đem ra tiêu hủy”
Từ thực tế khảo sát, chúng tôi thấy rằng công tác bảo quản tài liệu trong doanh nghiệp chủ yếu đƣợc chia thành hai giai đoạn nhƣ sau:
Giai đoạn tài liệu có giá trị hiện hành: giai đoạn này tài liệu đƣợc tập hợp trong các file đựng tài liệu và cất giữ cẩn thận trong các tủ hồ sơ của các phòng, ban, bộ phận.
Giai đoạn hết giá trị hiện hành: giai đoạn này tài liệu bị bó gói hoặc đƣa vào các thùng carton và cất giữ dƣới chân cầu thang, gầm bàn, nóc tủ,… hoặc đƣa vào kho lƣu trữ chung của doanh nghiệp (trƣờng hợp doanh nghiệp có bố trí kho lƣu trữ chung cho toàn doanh nghiệp),(xem phụ lục hình ảnh).
Phần lớn các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đƣợc tổ chức lƣu trữ và bảo quản tại các phòng, ban, bộ phận. Tài liệu thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban, bộ phận nào thì do chính các cán bộ, nhân viên phòng, ban, bộ phận đó thực hiện việc sắp xếp, lƣu trữ và bảo quản. Tại các
63
phòng, ban, bộ phận đƣợc bố trí các tủ, kệ để sắp xếp và bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, do tài liệu hình thành trong hoạt động của các phòng, ban, bộ phận ngày càng nhiều, trong khi đó các cán bộ, nhân viên của các phòng, ban, bộ phận chủ yếu chú trọng vào việc thực hiện chuyên môn nên tình trạng tài liệu đƣợc sắp xếp một cách lộn xộn và dẫn tới tình trạng chất đống, bó gói là thực tế không thể tránh khỏi. Mặt khác, do thiếu sự hƣớng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ thống nhất trong doanh nghiệp nên việc sắp xếp, bảo quản tài liệu của mỗi phòng, ban, bộ phận khác nhau cũng không thống nhất. Vì thế, tài liệu hoạt động các năm đƣợc sắp xếp vào trong các tủ, kệ đựng hồ sơ và khi các tủ, kệ này không đủ sức chứa thì tài liệu đƣợc sắp xếp lên nóc tủ, dƣới chân bàn, góc cầu thang hoặc loại hủy (xem phụ lục hình ảnh). Các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày và thƣờng xuyên các nhiệm vụ của phòng, ban, bộ phận thì đƣợc lƣu trữ cẩn thận trong các tủ, kệ. Còn lại, tài liệu chủ yếu ở dạng bó gói, sắp xếp thành đống và bảo quản trong điều kiện không đƣợc đảm bảo (đặc biệt là ở các bộ phận liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất sản phẩm). Một số doanh nghiệp có bố trí kho lƣu trữ thì tài liệu đƣợc đƣa vào kho nhƣng tài liệu thƣờng đƣơc đóng kín trong thùng carton hoặc bó gói. Một số doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp có chủ sở hữu là ngƣời Nhật Bản đã ban hành các quy định cụ thể liên quan đến chế độ lƣu trữ và bảo quản những tài liệu hình thành trong hoạt động của các bộ phận, đơn vị của doanh nghiệp.
Ví dụ: Quy định của công ty TNHH MTV Shirasaki Việt Nam về việc bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp nhƣ sau: Văn bản, tài liệu của bộ phận nào thì do các bộ phận đó bảo quản trong các file hồ sơ và đƣa vào bảo quản trong tủ hồ sơ của bộ phận. Hàng tháng tài liệu đƣợc các bộ phận sắp xếp vào các thùng carton và sau đó đƣợc đƣa vào một kho tài liệu chung của công ty. Trong kho lƣu trữ tài liệu chung của công ty tài liệu đƣợc bố trí bảo quản theo từng bộ phận. Do vậy, tài liệu của bộ phận nào do bộ phận đó tự bảo quản và quản lý kho chung này là