7. Bố cục của đề tài
3.2.1. Hoàn chỉnh, sửa đổi, bổ sung văn bản pháp luật hiện hành nhằm quản lý
Vai trò to lớn của thành phần kinh tế có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đối với nền kinh tế Việt Nam trong những năm qua là điều không thể phủ nhận. Minh chứng cho điều đó là tỷ lệ đóng góp GDP của thành phần kinh tế này ngày càng tăng trong tổng GDP của Việt Nam. Hơn thế nữa, các doanh nghiệp FĐI đã đang giải quyết việc làm cho hơn 2 triệu lao động Việt Nam. Nhƣ vậy các tài liệu về hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài không chỉ phản ánh quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp ở Việt Nam mà còn phản ánh quá trình phát triển của giai cấp công nhân và những chính sách phát triển giai cấp công nhân của Đảng và Nhà nƣớc. Kinh nghiệm của các nƣớc đều xem công tác lƣu trữ của doanh nghiệp thuộc đối tƣợng điều chỉnh của pháp luật lƣu trữ. Tức là xem lƣu trữ doanh nghiệp thuộc hệ thống/mạng lƣới lƣu trữ Quốc gia. Đồng thời xem tài liệu hình thành trong doanh nghiệp thuộc thành phần tài liệu của phông lƣu trữ Quốc gia(nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2). Ví dụ: Điều 28 về giấy tờ tƣ nhân của đạo luật về lƣu trữ công ở nƣớc Cộng hòa Séc năm 1992 cũng đã quy định về vai trò của tài liệu lƣu trữ tƣ (bao gồm cả tài liệu của các doanh nghiệp tƣ): “Các giấy tờ này rất quan trọng cho công tác nghiên cứu hoặc các hoạt động văn hóa nói chung và có liên quan đặc biệt với những vấn đề có bản chất xã hội”[38; tr.77]
Nhiều quốc gia nhƣ Pháp đã xây dựng đƣợc cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. “Những khả năng tạo ra do luật tƣ mà các doanh nghiệp phải tuân thủ - về một số điểm, kể cả các doanh nghiệp công thuộc lĩnh vực công nghiệp và thƣơng mại phải theo cũng giải thích một phần đi trƣớc mà các cơ quan lƣu trữ doanh nghiệp đã thực hiện trong những công nghệ về thông tin và đặc biệt là quản lý tài liệu bằng kỹ thuât điện tử, thƣờng gọi là “lƣu trữ điện tử”…Sự hiển diện cách phân loại tài liệu đƣợc định giới hạn rõ ràng và việc tiếp nhận tài liệu lƣu trữ đã có bởi ngay chính cơ quan cũng có khuynh hƣớng đem lại cho các cơ quan lƣu trữ doanh nghiệp, dù công hay tƣ, một diện mạo chung, khác với diện mạo của các cơ quan lƣu trữ công, do đó mức độ mô tả tài liệu cũng khác nhau đối với công cụ tra tìm.[14;tr.19]. Nhƣ vậy, thực tiễn công tác lƣu trữ doanh nghiệp của Pháp và nhiều nƣớc khác đã chỉ ra rằng quản lý tài liệu cũng nhƣ các nghiệp vụ lƣu trữ trong các doanh nghiệp có những đặc điểm khác biệt so với cơ quan lƣu trữ Nhà nƣớc và các nƣớc đều xem tài liệu của doanh nghiệp tƣ có giá trị nhƣ tài liệu thuộc sở hữu công. Trên cơ sở đó, chúng tôi thấy rằng tài liệu của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cũng cần đƣợc đối xử bình đẳng nhƣ tài liệu của các thành phần khác thuộc phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam. Tức là ngay trong hệ thống văn bản pháp luật về lƣu trữ của Việt Nam, công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp cần đƣợc quy định chi
88
tiết và cụ thể. Không thể dừng lại xem công tác lƣu trƣ của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nhƣ ở các tổ chức kinh tế khác. Do đó, hệ thống pháp luật lƣu trữ Việt Nam cần bổ sung, sửa đổi và xem xét công tác lƣu trữ doanh nghiệp cũng là một đối tƣợng điều chỉnh của pháp luật lƣu trữ Việt Nam. Bàn về vấn đề này PGS.TS Dƣơng Văn Khảm cho rằng: “Thông qua Luật đầu tƣ nƣớc ngoài, nhiều công ty nƣớc ngoài đƣợc phép đầu tƣ vào Việt Nam, nhƣng trong các bộ luật đều thiếu hẳn những điều khoản về quản lý tài liệu lƣu trữ hình thành qua các hoạt động của các công ty này tại Việt Nam. Việc thiếu vắng những quy định nhƣ vậy dẫn đến một nguy cơ là không quản lý đƣợc những tài liệu lƣu trữ của các tổ chức nƣớc ngoài. Những tài liệu này không chỉ phản ánh các vấn đề kinh doanh thƣơng mại, mà còn phản ánh các vấn đề kinh tế khác có liên quan đến chủ quyền Quốc gia của nƣớc ta, nhƣ các số liệu khai khoáng, trữ lƣợng tài nguyên, các bí mật về khoáng sản lòng đất của Việt Nam”[43; tr.51]
Điều 54 – Dự thảo sửa đổi Hiến pháp 1992 đã công nhận các thành phần kinh tế đều bình đẳng nhƣ nhau, tức đã công nhận doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cũng có vai trò, vị trí và là thành phần kinh tế chủ yếu cấu thành của nền kinh tế Việt Nam. Vì thế tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp này cũng cần đƣợc đối xử bình đẳng nhƣ tài liệu của các cơ quan, tổ chức khác. Kinh nghiệm các nƣớc đều quy định cụ thể về quyền sở hữu tài liệu của doanh nghiệp và xem tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp có tính sở hữu nhƣ tài liệu lƣu trữ của tƣ nhân. Ở Việt Nam đã công nhận tính sở hữu tài liệu của cá nhận vậy chúng ta cần có quy định cụ thể về tính sở hữu tài liệu của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.
Tuy nhiên, việc công nhận quyền sở hữu tài liệu của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nhƣng trong khuôn khổ pháp luật. Tức là công nhận quyền sở hữu phải đi liền với nghĩa vụ bảo vệ các tài liệu do các doanh nghiệp này sản sinh ra. Kinh nghiệm các nƣớc cho thấy, doanh nghiệp có quyền sở hữu tài liệu nhƣng nếu muốn tiêu hủy, bán, chuyển nhƣợng, cho tặng và xuất khẩu ra nƣớc ngoài phải đƣợc sự cho phép của cơ quan quản lý lƣu trữ. Pháp luật lƣu trữ Việt Nam chƣa đề cập đến những vấn đề trên vì thế nhiều doanh nghiệp đã tự mình bán, tiêu hủy, chuyển nhƣợng thậm chí đem ra nƣớc ngoài tài liệu lƣu trữ mà chƣa có sự cho phép của cơ quan quản lý lƣu trữ. Tài liệu lƣu trữ dù thuộc sở hữu của bất kỳ thành phần kinh tế nào đi chăng nữa thì đều phải chịu sự quản lý thống nhất của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ. Vì rằng có nhiều tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp cũng có giá trị to lớn về mặt kinh tế, văn hóa, chính trị, v.v... đối với nền kinh tế - xã hội Việt Nam. Do vậy việc xác định thẩm quyền quản lý một cách hợp lý những tài liệu lƣu trữ thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhằm đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam. Về vấn đề này PGS.TS Nguyễn Minh Phƣơng cho rằng: “Đứng trên góc độ quyền sở hữu tài liệu lƣu trữ có hai loại: Tài liệu lƣu trữ công và tài liệu lƣu trữ tƣ. Luật pháp của nƣớc ta cần định nghĩa cho hai loại tài
89
liệu lƣu trữ này. Có nhƣ vậy việc thu thập, xác định giá trị và việc khai thác sử dụng các tài liệu lƣu trữ mới quy định rõ ràng, chặt chẽ, phù hợp với nhiều điều quy định trong Bộ luật Dân sự ban hành ngày 9-11-1995”[53; tr.76]
Pháp luật các nƣớc cũng quy định về thẩm quyền thu thập, bảo quản tài liệu thuộc về sở hữu doanh nghiệp của các cơ quan quản lý lƣu trữ Nhà nƣớc và thẩm quyền đƣợc cung cấp các thông tin về tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở Việt Nam thì tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nhƣ một vùng cấm mà không cơ quan quản lý lƣu trữ nào tiếp cận đƣợc. Thực tế đó cũng xuất phát từ việc thiếu các quy định cụ thể có tính pháp lý vững chắc của cơ quan Nhà nƣớc. Muốn biết các tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp có ý nghĩa Quốc gia về mặt chính trị, lịch sử, kinh tế, văn hóa… thì cơ quan quản lý lƣu trữ Nhà nƣớc phải có thông tin và đƣợc tiếp cận chúng thì mới xác định chính xác những tài liệu cần trƣng mua, ƣu tiên mua hoặc khuyến khích cho, tặng, ký gửi để bảo quản trong kho lƣu trữ Nhà nƣớc. Việc ban hành các quy định về vấn đề này là hết sức cần thiết.
Kinh nghiệm của các nƣớc cho thấy muốn doanh nghiệp bán, cho, tặng tài liệu hay ký gửi tài liệu vào kho lƣu trữ Nhà nƣớc thì các quy định về việc bảo mật thông tin cũng nhƣ các quy định về việc tiếp cận, công bố, tổ chức sử dụng tài liệu của doanh nghiệp phải đƣợc sự đồng ý từ phía doanh nghiệp sở hữu tài liệu đó. Dựa trên những kinh nghiệm đó cho thấy ở Việt Nam cũng cần có những quy định cụ thể về chế độ bảo mật thông tin tài liệu của doanh nghiệp khi họ thông báo thông tin về tài liệu hoặc cho, tặng, ký gửi tài liệu cho lƣu trữ Nhà nƣớc. Những quy định này thực sự phù hợp đối với nhu cầu bảo mật thông tin của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nhất là những thông tin liên quan đến bí mật công nghệ, bí mật thƣơng mại. Đặc biệt đối với những tài liệu đƣợc các doanh nghiệp bán hoặc ký tặng cho lƣu trữ Nhà nƣớc thì hệ thống văn bản pháp luật lƣu trữ cũng cần quy định cụ thể về thời gian công bố những thông tin trong những tài liệu đó nếu nó có chứa đựng các thông tin liên quan đến công nghệ và vấn đề thƣơng mại của doanh nghiệp.
Pháp luật lƣu trữ của các nƣớc cũng quy định chặt chẽ về các chế tài hình sự, chế tài hành chính trong việc xử phạt các vi phạm pháp luật lƣu trữ của doanh nghiệp nói riêng và của các cá nhân, tổ chức nói chung. Những chế tài này đƣợc ban hành cụ thể ngay trong Luật lƣu trữ hoặc các văn bản pháp lý về lƣu trữ. Các chế tài đó phải đủ mạnh có sức răn đe đối với các hành vi vi phạm của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân. Đặc biệt đối với các hành vi vi phạm nghiêm trọng nhƣ: tự ý tiêu hủy tài liệu, bán, xuất khẩu, chuyển nhƣợng tài liệu của doanh nghiệp mà không có sự đồng ý của LTNN,...
Pháp luật lƣu trữ của các nƣớc cũng quy định cụ thể về cơ chế quản lý tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp, trong đó quy định cụ thể về trách nhiệm của các cơ quan quản lý lƣu trữ ở Trung ƣơng và địa phƣơng. Thực tế ở Việt Nam, chƣa có sự quản lý
90
nào từ phía Nhà nƣớc đối với tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Hay nói cách khác là cơ quan quản lý lƣu trữ Nhà nƣớc đã và đang bỏ rơi tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Vì thế, tài liệu lƣu trữ ở các doanh nghiệp do doanh nghiệp tự sinh, tự hủy.
Việc ban hành các văn bản pháp lý quản lý tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở các văn bản pháp luật về lƣu trữ mà cần có sự thống nhất về mặt pháp luật có tính liên ngành nhƣ cần có sự kết hợp giữa Luật lƣu trữ với Luật doanh nghiệp, chế độ lƣu trữ kế toán,… để quản lý thống nhất tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp. Theo thực tế khảo sát của chúng tôi, mặc dù các doanh nghiệp có thể tiêu hủy một cách tùy tiện các loại văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của mình nhƣng theo quy định tại điều 12 của Luật doanh nghiệp và điều 5 của Chế độ lƣu trữ tài liệu kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC thì các doanh nghiệp đã tuân thủ rất tốt những quy định này của các văn bản pháp luật nói trên. Thậm chí những văn bản, tài liệu đƣợc quy định trong các văn bản này đƣợc các doanh nghiệp xem nhƣ những tài liệu có giá trị quan trọng cần bảo quản một cách chặt chẽ và an toàn. Thực tế đó đặt ra nhiệm vụ cấp thiết đối với vấn đề sửa đổi, bổ sung hệ thống văn bản pháp lý về lƣu trữ phù hợp với thực tiễn công tác lƣu trữ của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Cũng trên cơ sở nghiên cứu các văn bản Điều lệ thành lập của các công ty, doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài, tác giả đề tài thấy rằng 100% văn bản Điều lệ đều quy định các nhà đầu tƣ, các cán bộ quản lý doanh nghiệp và toàn doanh nghiệp phải tuân thủ các văn bản pháp luật của Việt Nam liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa rằng các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đã và đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam thì công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp này cũng chịu sự điều chỉnh của hệ thống pháp luật lƣu trữ của Việt Nam. Tuy nhiên, cho đến nay, các văn bản pháp luật về lƣu trữ Việt Nam còn chƣa thực sự xem công tác lƣu trữ của doanh nghiệp là đối tƣợng điều chỉnh và chƣa có các quy định phù hợp với thực tiễn công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Đồng nghĩa với vấn đề này là chúng ta mặc nhiên công nhận quyền tự quyết sự sinh tồn của tài liệu lƣu trữ hình thành trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Vì thế, theo chúng tôi, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc cần phải sớm sửa đổi, hoàn thiện các văn bản pháp luật của mình nhằm đặt ra các quy định cụ thể và có tính phù hợp với công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nói riêng.
3.2.2. Xây dựng các văn bản quản lý và hƣớng dẫn nghiệp vụ phù hợp với thực tiễn công tác lƣu trữ doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài