7. Bố cục của đề tài
3.2.2. Xây dựng các văn bản quản lý và hƣớng dẫn nghiệp vụ phù hợp với thực
Từ thực tế khảo sát công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cho thấy công tác này trong các doanh nghiệp có nhiều đặc điểm khác biệt mà nếu áp dụng một cách máy móc các tiêu chuẩn nghiệp vụ của Nhà nƣớc sẽ trở nên khó khăn để thực hiện có hiệu quả công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp.
91
Ví dụ : Nếu áp dụng các tiêu chuẩn để xác định giá trị của một Biểu khống chế thu áo DVT của bộ phận Stoll 1(xem phụ lục văn bản) thuộc Công ty TNHH Jiang Su Jing Meng Việt Nam thì đây là một tài liệu không hề có giá trị bảo quản. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp và đặc biệt là đối với khách hàng của Công ty TNHH Jiang Su Jing Meng Việt Nam thì đây là một văn bản có giá trị và có tầm quan trọng để kiểm tra quy trình sản xuất các sản phẩm may mặc của công ty.
Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ của doanh nghiệp đã tạo nên các đặc điểm khác biệt mà nếu áp dụng các quy định nghiệp vụ hiện hành sẽ khó khăn để thực hiện trong doanh nghiệp kể cả các quy định về quản lý tài liệu điện tử hiện nay của Nhà nƣớc. Mục tiêu duy nhất và lớn nhất của doanh nghiệp là tối ƣu hóa lợi nhuận. Vì thế việc ứng dụng CNTT trong việc quản lý, lƣu trữ văn bản, tài liệu đã đƣợc các doanh nghiệp quan tâm chú trọng. Tuy nhiên, khác với các cơ quan Nhà nƣớc, khi thực hiện việc ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, các doanh nghiệp chỉ quan tâm đến tính hiệu quả của nó chứ chƣa quan tâm đến các quy định về các tiêu chuẩn văn bản điện tử theo quy định của Nhà nƣớc. Vì thế, trong hoạt động của doanh nghiệp cũng hình thành ra nhiều văn bản điện tử không đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu của Nhà nƣớc trừ các văn bản, tài liệu điện tử liên quan đến các thủ tục hải quan, thuế,…Đặc điểm này cũng đặt ra nhiều vấn đề khó khăn khi áp dụng các nghiệp vụ lƣu trữ cơ bản của Việt Nam trong việc quản lý và đánh giá giá trị của các tài liệu này.
Một thực tiễn khác biệt nữa của công tác lƣu trữ doanh nghiệp cho thấy rằng: kể các doanh nghiệp đã đƣợc cấp chứng nhận phù hợp với hệ thống tiêu chuẩn ISO thì các quy định về thời hạn bảo quản tài liệu của các doanh nghiệp cũng khác so với quy định hiện hành của Nhà nƣớc. Ví dụ: Danh mục thời hạn bảo quản và ngƣời công nhận Hồ sơ của công ty TNHH FC Việt Nam quy định: “Đối với các phòng/ bộ phận giữ bản copy của các sổ tay, thủ tục, bảng quản lý chất lƣợng công đoạn, hƣớng dẫn công việc thì khi có bản mới phải hủy bỏ ngay”[34 ; tr.1]
Việc áp dụng các kinh nghiệm riêng trong quản lý tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp và các quy định của nƣớc đầu tƣ trong công tác lƣu trữ của doanh nghiệp cũng là nhân tố gây khó khăn trong việc áp dụng các quy định hiện hành của Nhà nƣớc Việt Nam. Thực tế khảo sát cho thấy tài liệu lƣu trữ của các doanh nghiệp cũng có những đặc điểm riêng nhƣ: tài liệu đƣợc biên soạn song ngữ, một số tài liệu nội bộ và thậm chí tài liệu ban hành ra ngoài doanh nghiệp lại đƣợc đóng dấu tên cá nhân hoặc dấu của các phòng, ban, bộ phận,… đã làm cho việc triển khai các nghiệp vụ lƣu trữ trong doanh nghiệp theo các quy định hiện hành của pháp luật lƣu trữ Việt Nam sẽ trở nên khó khăn.
Ví dụ: Thông báo tuyển dụng lao động của công ty TNHH PeakTop Việt Nam sử dụng con dấu của phòng Nhân sự - Tài vụ (dấu đƣợc khắc hình elip) để đóng lên
92
văn bản. Nếu áp dụng cơ sở lý luận của công tác lƣu trữ Việt Nam hiện nay để đánh giá giá trị tài liệu này thì những văn bản này đƣợc đánh giá nhƣ thế nào?
Hơn nữa, thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú, đặc biệt là sự hình thành với khối lƣợng lớn những tài liệu kế toán và tài liệu về thiết kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp đã đặt ra yêu cầu về các văn bản hƣớng dẫn cụ thể để thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ đối với các loại tài liệu này của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các yêu cầu về bảo mật thông tin trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ lƣu trữ cũng nhƣ việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp cũng đặt ra các yêu cầu trong việc xây dựng các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ phù hợp đối với công tác lƣu trữ của doanh nghiệp.
Kinh nghiệm các nƣớc cho thấy cần phải ban hành các văn bản hƣớng dẫn cụ thể để hƣớng dẫn thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ đối với tài liệu của các doanh nghiệp. Nhƣ ở Trung Quốc đã ban hành những văn bản quy định cụ thể về lƣu trữ doanh nghiệp nhƣ:“Những xí nghiệp, đơn vị sự nghiệp mới thành lập phải đồng thời xây dựng phòng, kho bảo quản TLLT KHKT phù hợp yêu cầu. Đơn vị sự nghiệp, xí nghiệp hạng lớn và hạng trung phải xây dựng lƣu trữ KHKT trực thuộc, đơn vị sự nghiệp, xí nghiệp nhỏ có thể xây dựng phòng lƣu trữ KHKT, cũng có thể thành lập phòng lƣu trữ thống nhất quản lý TLLT hành chính và KHKT, hoặc là bố trí nhân viên chuyên trách hay kiêm nhiệm”[73].
Nghiên cứu thực tiễn công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc cũng nhƣ các doanh nghiệp cần phải xây dựng các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ cụ thể đối với công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Những văn bản này cần có hƣớng dẫn cụ thể đối với toàn bộ các mặt nghiệp vụ của công tác lƣu trữ. Đồng thời, các văn bản này cũng cần hƣớng dẫn cụ thể các nghiệp vụ lƣu trữ của từng loại văn bản hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nhƣ: tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu về thiết kế và chế tạo sản phẩm công nghiệp,...
Tuy nhiên, tác giả đề tài thấy rằng cần phải có những công trình nghiên cứu công phu hơn nữa của các nhà khoa học về lƣu trữ nhằm nghiên cứu cơ sở thực tiễn công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Trên cơ sở thực tiễn đó và học tập kinh nghiệm của các nƣớc có nền lƣu trữ phát triển và kết hợp với hệ thống lý luận cơ bản của lƣu trữ học ở Việt Nam và trên thế giới để xây dựng các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ cụ thể cho công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nói riêng.
93