7. Bố cục của đề tài
3.4. Xây dựng hệ thống phòng, kho, Trung tâm lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp
3.4.1. Tổ chức bộ phận lƣu trữ tài liệu trong các doanh nghiệp
Theo kết quả khảo sát của chúng tôi thì phần lớn các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài chƣa bố trí kho lƣu trữ chung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. Hầu hết các doanh nghiệp đều tổ chức công tác lƣu trữ theo hình thức phân tán. Một số ít doanh nghiệp có bố trí kho lƣu trữ tài liệu chung cho toàn doanh nghiệp nhƣng ngay trong kho lƣu trữ này thì thông tin tài liệu giữa các bộ phận vẫn tách biệt và không có sự quản lý thống nhất về nghiệp vụ. Một đặc điểm khá đặc biệt là mô hình tổ chức lƣu trữ của các doanh nghiệp đƣợc phân cấp theo tầm quan trọng và giá trị của tài liệu lƣu trữ đối với doanh nghiệp. Những tài liệu quan trọng và có chứa bí mật thông tin thƣơng mại và công nghệ đƣợc bảo quản rất an toàn và chăt chẽ thậm chí đƣợc lƣu trữ trong các két sắt dƣới sự quản lý của chủ đầu tƣ/chủ sở hữu doanh nghiệp. Một loại hình tài liệu thứ hai là những tài liệu đƣợc
97
hình thành trong hoạt động của các cá nhân, bộ phận. Loại tài liệu này rất quan trọng với doanh nghiệp nhƣng đƣợc giao cho các cá nhân, bộ phận có quyền quyết định số phận của nó theo quan điểm cá nhân một cách tự phát.
Từ những phân tích trên đây về thực tế công tác tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của doanh nghiệp chúng ta có thể thấy rằng việc thành lập kho lƣu trữ tài liệu chung và thống nhất cho các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài là cần thiết và có ý nghĩa kinh tế thiết thực đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần lƣu ý rằng tài liệu thuộc danh mục bí mật và quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp có thể không bảo quản ở kho lƣu trữ này mà vẫn lƣu trữ theo hình thức cũ (nhƣ đề cập ở trên). Hay nói chính xác hơn hình thức tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài sẽ theo hai hình thức:
Thứ nhất: Những tài liệu quan trọng và chứa đựng những bí mật thông tin thƣơng mại và công nghệ sẽ đƣợc bảo quản tại kho lƣu trữ riêng của chủ đầu tƣ/chủ sở hữu và chỉ những ngƣời có thẩm quyền theo quy định của chủ sở hữu mới đƣợc tra cứu, sử dụng các tài liệu này. Những tài liệu này cần phải có chế độ bảo quản tốt nhất, thậm chí có thể đƣợc bảo quản trong két sắt nhƣ một số doanh nghiệp đang làm nhằm chống cháy và chống mất cắp.
Thứ hai: Những tài liệu hình thành trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của các nhân viên, bộ phận thì sau khi kết thúc công việc, hàng năm các bộ phận cần nộp lƣu về kho lƣu trữ chung của doanh nghiệp. Kho lƣu trữ này cần đƣợc trang bị các thiết bị cần thiết để bảo quản những tài liệu này. Đồng thời cần bố trí các cán bộ chuyên trách lƣu trữ để thực hiện các nghiệp vụ chỉnh lý, sắp xếp và bảo quản tốt những tài liệu này nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần chú ý rằng trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài thƣờng có yêu cầu về “cát cứ thông tin” giữa các phòng, ban, bộ phận. Tức là giữa các bộ phận, nếu không có thẩm quyền và chƣa đƣợc sự cho phép của cấp trên thì không đƣợc phép tra cứu, sử dụng những thông tin của bộ phận khác. Yêu cầu này đòi hỏi quy trình tổ chức sử dụng tài liệu trong các doanh nghiệp rất chặt chẽ (nhƣ chúng tôi đã đề cập ở chƣơng 2)
Dựa trên những đặc điểm riêng của công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp đặt ra yêu cầu với ngƣời cán bộ chuyên trách làm công tác lƣu trữ doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc trong việc tổ chức, sắp xếp các tài liệu của doanh nghiệp. Tài liệu đƣợc các phòng, ban, bộ phận nộp lƣu về kho lƣu trữ chung phải đƣợc chỉnh lý khoa học và đƣa vào bảo quản an toàn bởi cán bộ lƣu trữ chuyên trách. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng tài liệu của các phòng ban, cán bộ lƣu trữ chuyên trách cần phải thiết lập một hệ thống công cụ quản lý và tổ chức sử dụng khoa học, hiện đại. Đặc biệt với yêu cầu về tính hiệu quả của hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ trong doanh nghiệp, việc tổ chức sử dụng tài liệu phải đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác và tính bảo mật thông tin. Khi nhận đƣợc các yêu cầu khai thác tài
98
liệu của các cá nhân, bộ phận thì cán bộ lƣu trữ cần thực hiện việc tổ chức sử dụng tài liệu theo hai trƣờng hợp nhƣ sau:
Thứ nhất, nếu tài liệu đƣa ra khai thác do các cá nhân, bộ phận yêu cầu khai thác sản sinh ra thì cán bộ lƣu trữ sẽ gửi bản mềm ngay cho những cá nhân, bộ phận đó để giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
Thứ hai, nếu tài liệu đƣa ra khai thác không do các cá nhân, bộ phận yêu cầu khai thác sản sinh ra thì cán bộ lƣu trữ sẽ phải gửi chuyển tiếp văn bản yêu cầu khai thác tài liệu cho cấp trên có thẩm quyền để xin ý kiến và nếu đƣợc cấp trên cho phép thì cán bộ lƣu trữ sẽ gửi bản mềm ngay cho những cá nhân, bộ phận yêu cầu khai thác tài liệu.
Với cách thức tổ chức công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nhƣ đề cập trên đây sẽ cho thấy rằng: tài liệu lƣu trữ sẽ đƣợc quản lý tập trung và đƣợc sắp xếp một cách khoa học và đƣợc bảo quản an toàn. Đồng thời công tác tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ đƣợc thực hiện bởi cán bộ chuyên trách sẽ trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn so với các hình thức tổ chức cũ của doanh nghiệp vì nó có tính chuyên môn hóa cao. Tài liệu lƣu trữ khi đƣợc bảo quản tập trung sẽ là cơ sở để các công tác quản lý, công tác thống kê và công tác thu thập những tài liệu có giá trị đƣa vào bảo quản trong các phòng, kho lƣu trữ của Nhà nƣớc đƣợc thực hiện về sau. Tuy nhiên, tổ chức công tác lƣu trữ tại các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cần phải đáp ứng các yêu cầu có tính khách quan trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Khi đạt đƣợc các yêu cầu đó tức là thỏa mãn các nhu cầu bảo mật thông tin thƣơng mại và công nghệ của doanh nghiệp. Song song với việc thỏa mãn các yêu cầu đó, công tác lƣu trữ cũng tạo nên hiệu suất lao động cao hơn trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Từ đó, sẽ là nhân tố tác động trực tiếp vào nhận thức của doanh nghiệp về vai trò của công tác lƣu trữ cũng nhƣ giá trị của tài liệu lƣu trữ đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô hoạt động của từng doanh nghiệp cụ thể mà có thể lựa chọn các giải pháp khác nhau trong việc xây dựng kho tàng, tuyển dụng và bố trí nhân sự phụ trách công tác lƣu trữ. Theo kinh nghiệm các nƣớc thì để giải quyết vấn đề này sẽ có hai giải pháp nhƣ sau:
Thứ nhất, đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì cần phải thành lập kho lƣu trữ và bố trí các cán bộ lƣu trữ chuyên trách phụ trách. Trên thế giới, các doanh nghiệp lớn đã xây dựng các kho lƣu trữ của mình nhƣ: Công ty Mc Donald’s, Công ty Kraft,.. Sứ mệnh của các kho lƣu trữ của Công ty Mc Donald’s là: “bảo quản những tài sản có giá trị lịch sử và giá trị thông tin”, thu thập, bảo quản, khai thác, sử dụng thông tin từ TLLT để xây dựng nên thƣơng hiệu Mc Donald’s, phục vụ cho sự nghiệp kinh doanh của công ty, phát huy nội lực của doanh nghiệp và nâng cao sức cạnh tranh của nó”[42]
99
Thứ hai, đối với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì nên chọn một trong hai kho lƣu trữ sau để lƣu trữ tài liệu của mình:
Một là kho lƣu trữ Nhà nƣớc sẽ làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu cho doanh nghiệp dƣới dạng có thu phí.
Hai là hình thành các kho lƣu trữ tƣ nhân làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu của doanh nghiệp.
Dù là hình thức nào thì giá trị đầu tƣ đầu vào cho việc bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phải thấp hơn giá trị đầu ra đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp.