Bộ hồ sơ khai báo hàng thực phẩm nhập khẩu bao gồm hai phần. Phần thứ nhất là bộ hồ sơ để hải quan cho phép thông quan lô hàng. Phần thứ hai là bộ hồ sơ tóm tắt hay còn gọi là bộ hồ sơ lu nhập khẩu để cung cấp những thông tin cần thiết cho việc phân loại hàng thực phẩm, ấn định thuế suất, và thu thập dữ liệu thống kê chính xác. Đối với hầu hết các loại hàng hoá, bớc nộp hồ sơ giải phóng hàng hoá đợc thực hiện trớc. Việc nộp hồ sơ tóm tắt phải đợc thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc kể từ lúc hàng đợc giải phóng. Trờng hợp hàng hoá chịu sự điều chỉnh của hạn ngạch (ví dụ thịt bò, sữa, kem, đờng…) thì hai bộ hồ sơ này phải đợc nộp cùng một lúc trong thời gian khai báo qui định. Tất cả các chứng từ nhập khẩu nộp cho cơ quan hải quan phải đợc dịch sang tiếng Anh.
Tùy vào hình thức nhập khẩu hàng thực phẩm mà có những chứng từ khác nhau trong bộ hồ sơ khai báo.
Hàng thực phẩm nhập để tiêu thụ thông thờng tức là hàng nhập khẩu để lu thông thơng mại trên thị trờng Hoa Kỳ trong điều kiện bình thờng không có sự gấp gáp về thời gian, hay về nhu cầu của thị trờng…
Bộ hồ sơ phải nộp cho hải quan để đợc phép thông quan cho hàng thực phẩm nhập khẩu (gọi tắt là bộ hồ sơ khai báo hàng nhập khẩu) bao gồm:
1. Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu theo mẫu hải quan 7533. 2. Bằng chứng chứng minh quyền nhập khẩu.
3. Hoá đơn thơng mại hoặc hoá đơn sơ bộ khi cha thể lập đợc hoá đơn th- ơng mại.
4. Phiếu đóng gói hàng nếu cần thiết.
5. Giấy bảo đảm theo mẫu của hải quan bảo đảm cho việc nộp thuế, phí và các khoản phạt vi phạm (nếu có).
6. Những chứng từ cần thiết khác để xác định khả năng thông quan của hàng thực phẩm.
Trong đó:
1. Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu mẫu 7533 do hải quan phát hành có những nội dung chính sau đây:
• Số hiệu tờ khai (đợc ghi bởi hải quan).
• Tên, số hiệu hoặc mô tả phơng tiện chuyên chở hàng thực phẩm nhập khẩu.
• Tên ngời đứng đầu hay bất kì ngời nào có trách nhiệm làm thủ tục khai báo cho hàng nhập khẩu.
• Tên và địa chỉ chủ sở hữu lô hàng. • Cảng bốc hàng nớc ngoài.
• Cảng dự định tại Mỹ hàng đợc gửi đến. • Cảng đến chính thức.
• Ngày đến (ngày, tháng, năm)
• Số hiệu vận đơn, dấu hiệu, hoặc tên và địa chỉ ngời nhận hàng ghi trên những kiện hàng.
• Số toa và tên viết tắt của phơng tiện chuyên chở.
• Số lợng, trọng lợng cả bì (tính theo kilogam, hoặc pound) của các kiện hàng và mô tả về hàng hoá.
• Tên của ngời nhận hàng.
• Nội dung ghi chú của hải quan. •
• Ngày, tháng, năm khai báo. • Chữ kí của ngời khai báo.
Hải quan Mỹ yêu cầu ngời làm thủ tục khai báo cho hàng nhập khẩu phải điền đầy đủ, chính xác và trung thực những nội dung có trong tờ khai hải quan mẫu 7533. Đó chính là cơ sở quan trọng để hải quan kiểm tra lô hàng nhập khẩu thực tế và có thể ra quyết định thông quan một cách nhanh chóng.
2. Bằng chứng chứng minh quyền nhập khẩu.
Chỉ những ngời có quyền làm thủ tục nhập khẩu nh đã đề cập ở mục 2.1.1 mới đợc làm thủ tục hải quan cho hàng thực phẩm nhập khẩu. Và họ phải xuất trình bằng chứng chứng minh quyền nhập khẩu của mình trong bộ hồ sơ khai báo hàng nhập khẩu. Vận đơn gốc chính là bằng chứng chứng minh quyền làm thủ tục nhập khẩu. Nếu là vận đơn theo lệnh thì vận đơn đó phải đợc ngời gửi hàng ký hậu một cách hợp thức. Trong trờng hợp ngời nhập khẩu ủy quyền cho ngời khác làm thủ tục hải quan thì giấy ủy quyền và vận đơn là những bằng chứng chứng minh quyền nhập khẩu.
Tuy nhiên trong hầu hết các trờng hợp, chứng từ do ngời vận tải ký phát gọi là “Giấy chứng nhận của ngời vận tải” đợc hải quan Mỹ chấp nhận là bằng chứng chứng minh quyền nhập khẩu. “Giấy chứng nhận của ngời vận tải” là văn bản chứng minh rằng chính những ngời có tên trong giấy chứng nhận là ngời nhận hoặc là chủ sở hữu lô hàng mà ngời vận tải đã tiến hành chuyên chở đến Mỹ. Trong một số trờng hợp nhất định, bằng chứng chứng minh quyền nhập khẩu có thể là một bản sao vận đơn hay giấy nhận gửi hàng. Khi không thể có bất kì bằng chứng nào trong những bằng chứng kể trên thì quyền sở hữu hàng hoá của ngời nhập khẩu tại thời điểm hàng đến đợc coi nh là bằng chứng đầy đủ về quyền nhập khẩu.
3. Hoá đơn thơng mại hoặc hoá đơn sơ bộ khi cha thể lập đợc hoá đơn thơng mại.
Hoá đơn thơng mại.
Một hoá đơn thơng mại do ngời bán, ngời gửi hàng hoặc đại lý của họ phát hành sẽ đợc hải quan chấp nhận nếu phù hợp với quy định của hải quan và đợc lập theo tập quán thơng mại cho những thơng vụ mua bán hàng hoá sử dụng hoá đơn.
Theo luật Thuế quan, hoá đơn phải cung cấp những thông tin sau:
Cảng nhập khẩu nơi hàng hoá đợc chở đến.
Nếu hàng đợc bán hoặc đồng ý bán, ghi thời gian, địa điểm, và tên của ngời mua và ngời bán; nếu đợc gửi nhờ bán qua đại lý, ghi thời gian và nơi gửi hàng đi, và tên của ngời gửi hàng và ngời nhận.
Mô tả chi tiết hàng hoá, bao gồm tên hàng, cấp hạng hoặc chất lợng, ký mã hiệu, số hiệu, biểu tợng sử dụng khi hàng hoá đợc ngời bán hoặc ngời sản xuất bán ở nớc xuất khẩu, cùng với số và ký mã hiệu của các kiện hàng.
Số lợng tính theo trọng lợng và đơn vị.
Nếu hàng đợc bán hoặc đồng ý bán thì giá bán của mỗi loại hàng phải đ- ợc ghi theo đồng tiền trong hợp đồng.
Nếu hàng đợc gửi nhờ bán, ghi trị giá mỗi loại hàng theo đồng tiền đợc sử dụng khi bán hàng hoặc, nếu không thể cung cấp trị giá đó, ghi đơn giá theo đồng tiền mà ngời sản xuất, ngời bán, ngời gửi hàng, hoặc chủ hàng đã từng chấp nhận, hoặc đã sẵn sàng chấp nhận, đối với hàng hoá đ- ợc bán trong một giao dịch hàng hoá thông thờng và với số lợng bán buôn bình thờng ở nớc xuất khẩu.
Loại tiền tệ.
Tất cả các phí phải trả cho hàng hóa, đợc ghi thành hạng mục theo tên và số lợng bao gồm cớc phí chuyên chở, bảo hiểm, hoa hồng, phí hòm, container, lớp bọc, và phí đóng gói. Nếu không ghi nh trên thì ghi tất cả các phí và chi phí phải trả cho hàng hoá cho đến khi dỡ hàng qua mạn tàu ở cảng khẩu đầu tiên của Mỹ. Nếu những thông tin yêu cầu ở trên không đợc ghi trong hoá đơn nh chuẩn bị ban đầu, thì những thông tin đó phải đợc ghi trong một chứng từ đính kèm với hoá đơn.
Tất cả các khoản giảm giá, hoàn thuế, và tiền thởng, ghi theo từng mục riêng.
Tên nớc xuất xứ.
Tất cả các hàng hoá và dịch vụ đợc sử dụng cho việc sản xuất hàng xuất khẩu nhng không đợc ghi trong giá hoá đơn.
Hoá đơn là một chứng từ quan trọng dựa vào đó ngời ta có thể xác định thuế nhập khẩu phải nộp. Do đó khi lập hoá đơn, ngời xuất khẩu cần phải cẩn thận, tỉ mỉ và phải có sự quan tâm thích đáng. Bất kì một thông tin nào bị thiếu trong hoá đơn, bất kì một sự mâu thuẫn nào trong nội dung hoá đơn hay giữa hoá đơn với các chứng từ nhập khẩu khác cũng sẽ làm cho việc thông quan hàng thực phẩm bị chậm lại, không đúng thời gian nh mong muốn.
Hoá đơn sơ bộ.
Nếu hoá đơn thơng mại theo yêu cầu không đợc xuất trình trong bộ hồ sơ khai báo hải quan, ngời nhập khẩu phải lập và xuất trình một chứng từ dới dạng hoá đơn (gọi là hoá đơn sơ bộ) vào lúc làm thủ tục nhập khẩu. Hoá đơn sơ bộ phải có đầy đủ thông tin cần thiết để giúp cho việc kiểm tra, phân loại và đánh giá hàng
hoá đợc dễ dàng. Trong trờng hợp này thì ngời nhập khẩu nói trên phải viết một tờ cam kết là sẽ nộp hoá đơn thơng mại trong vòng 120 ngày kể từ ngày khai báo hàng nhập khẩu. Nếu quá thời hạn trên mà hoá đơn thơng mại cha đợc nộp thì ng- ời nhập khẩu phải chịu trách nhiệm trớc cơ quan hải quan Mỹ theo những nội dung đã đợc ghi trong tờ cam kết. Nếu cần hoá đơn để phục vụ công tác thống kê, thì hoá đơn thơng mại nói chung phải đợc lập trong vòng 50 ngày kể từ ngày phải lập hồ sơ nhập khẩu tóm tắt.
Ngời nhập khẩu và môi giới hải quan tham gia Mạng môi giới tự động (ABI) có thể chọn Hệ thống truyền hoá đơn tự động hoặc EDIFACT để truyền hoá đơn và không phải sử dụng các chứng từ bằng văn bản.
4. Phiếu đóng gói hàng hoá.
Phiếu đóng gói hàng hoá do ngời sản xuất, ngời bán hoặc ngời gửi hàng lập ra. Phiếu đóng gói đợc đặt trong kiện, hòm…sao cho ngời mua dễ tìm thấy, sử dụng khi kiểm tra và giao nhận hàng. Phiếu đóng gói là một chứng từ không bắt buộc phải nộp trong bộ hồ sơ khai báo hải quan. Tuy nhiên, để giúp quá trình kiểm tra của hải quan đợc nhanh chóng, thuận tiện thì phiếu đóng gói nên đợc xuất trình.
5. Giấy bảo đảm cho việc nộp thuế, phí và các khoản phạt vi phạm (nếu có). Vì việc nộp thuế cho lô hàng thực phẩm nhập khẩu sẽ đợc tiến hành sau khi hàng đợc thông quan nên giấy bảo đảm nói trên là một chứng từ quan trọng ràng buộc trách nhiệm nộp thuế và các khoản phải nộp khác của ngời nhập khẩu. Hay nói cách khác giấy bảo đảm có giá trị nh số tiền đặt cọc để trang trải các thứ thuế phải trả, tiền phạt nếu phát sinh với cơ quan hải quan Mỹ. Giấy bảo đảm có thể đ- ợc bảo chứng bởi một công ty bảo lãnh ở Mỹ, cũng có thể dới dạng tiền mặt hoặc một số cam kết nhất định của chính phủ Mỹ ví dụ trái phiếu…Trong trờng hợp sử dụng ngời môi giới hải quan làm thủ tục nhập khẩu thì ngời nhập khẩu đợc phép sử dụng trái phiếu của ngời môi giới đó để bảo đảm thanh toán các khoản tiền phải nộp phát sinh. Thông thờng giấy bảo đảm phải đợc lập theo mẫu của hải quan trong đó ghi cụ thể tên, địa chỉ ngời thực hiện nghĩa vụ nộp thuế; tên, địa chỉ ngời đứng ra bảo lãnh; bảo đảm này là bảo đảm đơn cho một chuyến hàng hay bảo đảm cho cả một khoảng thời gian nhất định; hạng mục bảo đảm; giới hạn trách nhiệm bảo đảm…
6. Những chứng từ cần thiết khác để xác định khả năng thông quan của hàng thực phẩm.
Những chứng từ cần thiết để xác định khả năng thông quan của hàng thực phẩm gồm có giấy phép và (hoặc) giấy chứng nhận của các cơ quan có chức năng quản lý an toàn thực phẩm ở Hoa Kỳ cấp. Nếu tất cả các chứng từ nhập khẩu kể trên đã hợp lệ và đợc sự chấp nhận của hải quan thì giấy phép, giấy chứng nhận của các cơ quan quản lý an toàn thực phẩm ở Hoa Kỳ là những chứng từ quyết
định khả năng thông quan của hàng thực phẩm. Thực phẩm là một trong số những mặt hàng nhạy cảm, khó nhập khẩu vào Mỹ. Để đợc nhập khẩu mặt hàng này phải có giấy phép, giấy chứng nhận của nhiều cơ quan khác nhau. Do đó ngời nhập khẩu cần phải nắm rõ yêu cầu cụ thể về giấy phép, giấy chứng nhận đối với mặt hàng thực phẩm mình đang nhập khẩu để có thể hoàn thiện đầy đủ bộ hồ sơ khai báo hàng nhập khẩu, giúp cho quá trình thông quan đợc mau chóng.
Bộ hồ sơ khai báo để hàng thực phẩm đợc thông quan là bộ hồ sơ không những bao gồm đầy đủ chứng từ mà nội dung những chứng từ đó phải hợp lệ và tuân thủ theo đúng những quy định của hải quan. Chuẩn bị đợc một bộ hồ sơ nh thế cho hàng thực phẩm nhập khẩu của mình, ngời nhập khẩu không những tiết kiệm đợc thời gian cho chính bản thân, cho nhân viên hải quan ở cảng mà còn tiết kiệm đợc cả những chi phí phát sinh không đáng có ví dụ chi phí lu kho, lu bãi đối với hàng thực phẩm nếu trong vòng 15 ngày kể từ ngày hàng đến cảng nơi làm thủ tục nhập khẩu, ngời nhập khẩu không thể xuất trình đầy đủ các chứng từ quy định trong bộ hồ sơ khai báo hải quan.
Bộ hồ sơ tóm tắt của hàng thực phẩm nhập khẩu.
Sau khi xuất trình bộ hồ sơ để đợc phép thông quan cho hàng thực phẩm, hàng thực phẩm có thể đợc phép thông quan. Hàng sau đó đợc giải phóng miễn là không có vi phạm gì về pháp luật và hành chính. Hồ sơ tóm tắt và thuế nhập khẩu ớc tính phải đợc nộp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ lúc hàng đợc thông quan.
Bộ hồ sơ tóm tắt bao gồm:
1. Bản sao toàn bộ chứng từ nhập khẩu đã trả lại cho ngời nhập khẩu, ngời môi giới hải quan sau khi hàng đợc thông quan.
2. Tờ khai tóm tắt hàng nhập khẩu theo mẫu hải quan 7501.
3. Giấy chứng nhận hoàn trả bộ hồ sơ khai báo hàng nhập khẩu cũng nh toàn bộ lô hàng thực phẩm nhập khẩu cho ngời nhập khẩu hoặc ngời môi giới hải quan đợc ủy quyền.
4. Các hoá đơn và chứng từ khác cần cho việc xác định mức thuế, thống kê hoặc chứng nhận rằng mọi yêu cầu về nhập khẩu đã đợc đáp ứng. Các chứng từ này có thể đợc giảm bớt hoặc bãi bỏ khi đã tham gia Mạng môi giới tự động (ABI).
5. Giấy chứng nhận nộp thuế quan ớc tính.
Trong đó:
Tờ khai tóm tắt hàng nhập khẩu theo mẫu 7501 do hải quan phát hành bao gồm những nội dung sau đây:
• Mã hiệu lần nhập khẩu. • Mã hiệu hình thức nhập khẩu.
• Ngày thông quan hàng nhập khẩu. • Mã hiệu cảng nhập khẩu.
• Giấy bảo đảm số…
• Hồ sơ ngời môi giới/ngời nhập khẩu số…
• Tên và địa chỉ, mã hiệu ngời nhận hàng cuối cùng.
• Tên, địa chỉ, mã hiệu ngời nhập khẩu lu danh trong hồ sơ. • Nớc xuất khẩu.
• Ngày xuất khẩu. • Nớc xuất xứ.
• Những chứng từ còn thiếu trong bộ hồ sơ khai báo nhập khẩu. • Mã hiệu kho hải quan của hàng nhập khẩu.
• Ngày nhập kho hải quan của hàng nhập khẩu. • Số hiệu vận đơn. • Phơng thức chuyên chở. • Ngời chuyên chở. • Tên cảng nớc ngoài bốc hàng. • Tên cảng dỡ hàng ở Mỹ. • Ngày nhập khẩu.
• Vị trí của hàng hoá lúc đợc giải phóng. • Mô tả hàng nhập khẩu:
- Mã số hàng trong Biểu thuế quan hài hòa của Mỹ - Số hiệu vụ kiện chống bán phá giá, bù giá (nếu có). - Trọng lợng cả bì của hàng.
- Trọng lợng hàng ghi trong vận đơn.
- Trọng lợng tịnh của hàng tính theo đơn vị đo lờng qui định trong Biểu thuế hài hòa.
• Giá đã trả hoặc có thể phải trả cho hàng nhập khẩu.
• Tất cả các loại phí phát sinh đối với hàng nhập khẩu từ lúc hàng ở cảng xuất nớc ngoài đến khi hàng cập cảng đầu tiên của Mỹ (cớc phí vận tải, bảo hiểm…).
• Thuế suất của hàng nhập khẩu theo Biểu thuế quan hài hoà. • Thuế suất chống bán phá giá, thuế suất chống bù giá.
• Phần dành cho hải quan.
• Ngày, chữ ký, chức danh ngời khai báo.
Tờ khai tóm tắt hàng nhập khẩu là một chứng từ nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng. Những thông tin có trong tờ khai rất cần thiết phục vụ cho hải quan tính toán chính xác số tiền thuế mà nhà nhập khẩu phải nộp, phục vụ cho công tác