Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ
Chức năng, nhiệm v
Đại hội đồng cổ đông:
cổ đông thường niên đượ thường niên trong thời hạ
vụ quyết định các nội dung sau: phương án trả cổ tức hàng năm cho m
Hội đồng quản trị:
hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty, tr đồng cổ đông mà không đư
quyết định cơ cấu tổ chứ
kế hoạch kinh doanh hàng năm c phạm vi số cổ phần đượ theo hình thức khác. Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng kế toán Phòng nhân sự Phòng kinh Phòng hành chính tổng hợp 30
ủa Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Vĩnh Phú
ổ chức của Công ty cổ phần vật tư tổng h
(Nguồn: Phòng hành chính t
m vụ của từng phòng ban
đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất c ợc tổ chức mỗi năm một lần. Đại hội đồng c
ạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính và có nhi i dung sau: thông qua các báo cáo tài chính hàng năm;
c hàng năm cho mỗi loại cổ phần phù hợp với Lu
: Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ n nhân danh Công ty, trừ những thẩm quyề
đông mà không được ủy quyền. Hội đồng quản trị có các quy ức của Công ty; quyết định chiến lược, kế
ch kinh doanh hàng năm của Công ty; quyết định chào bán c ợc quyền chào bán của từng loại, quyết đ
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng kế toán Phòng nhân sự Phòng kinh doanh Phòng hành chính tổng hợp Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng mua hàng và kho Phòng quản lý sản xuất Phòng kế hoạch ổng hợp Vĩnh Phú ng hợp Vĩnh Phú n: Phòng hành chính tổng hợp)
t của Công ty. Đại hội ng cổ đông phải họp t thúc năm tài chính và có nhiệm hông qua các báo cáo tài chính hàng năm; phê duyệt i Luật Doanh nghiệp.
ủ quyền hạn để thực ền thuộc về Đại hội có các quyền hạn sau: ế hoạch phát triển và nh chào bán cổ phần mới trong t định huy động vốn Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng mua hàng và kho Phòng quản lý Phòng kế hoạch
Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ mọi hoạt động của công ty, điều hành, quản lý, xử lý các hoạt động hàng ngày của công ty. Tổng Giám đốc có nhiệm vụ: thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty đã được Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông thông qua; ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự và các loại hợp đồng khác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của Công ty.
Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh: chỉ đạo và điều hành các phòng ban, phân xưởng sản xuất có liên quan trong việc thực hiện mua sắm sửa chữa và bảo quản lưu kho các loại nguyên vật liệu, phụ tùng, thiết bị, vật liệu xây dựng và các loại nguyên vật liệu vận dụng khác (gọi chung là vật tư phụ tùng) phục vụ cho nhu cầu sản xuất và công tác bán các sản phẩm Công ty kinh doanh, tổ chức thực hiện việc bán hàng. Thực hiện một số công việc khác do Tổng giám đốc giao. Báo cáo Tổng giám đốc xem xét giải quyết những vấn đề vượt thẩm quyền của mình hoặc không giải quyết được.
Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật: chỉ đạo điều hành các phòng ban, đơn vị tham gia sản xuất, nhằm tạo ra vùng nguyên liệu ngày càng tăng về số lượng và ổn định về chất lượng, giải quyết các hợp đồng sản xuất trong Công ty, chỉ đạo xây dựng kế hoạch sản xuất chung của Công ty hàng tháng, quý, năm và dài hạn thực hiện một số nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao. Báo cáo Tổng giám đốc xem xét giải quyết những vấn đề vượt thẩm quyền của mình hoặc không giải quyết được.
Phòng nhân sự: có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc về công tác tổ chức và nhân sự, công tác lao động, tiền lương, thi đua khen thưởng, thanh kiểm tra, an ninh quốc phòng, pháp chế; có nhiệm vụ xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất của công ty, xây dựng cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vị trong công ty, tổ chức thực hiện công tác quy hoạch cán bộ; công tác đánh giá cán bộ quản lý theo nhiệm kỳ; thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, tái bổ nhiệm; quản lý đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ, nhân viên nghiệp vụ; tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng, điều động cán bộ, nhân viên theo kế hoạch nhu cầu nguồn nhân lực; lập kế hoạch lao động hàng năm đáp ứng nhu cầu phát triển…
Phòng kế toán: là phòng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc trong việc tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán đảm bảo đúng các quy định của pháp luật về công tác kế toán; thực hiện công tác tổng hợp báo cáo quản trị nội bộ, các báo cáo ra bên ngoài cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo chức năng, nhiệm vụ đươc giao; chịu trách nhiệm trước pháp luật, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc về các hoạt động đó theo quy định của pháp luật và chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
32
Phòng kinh doanh: là bộ phận có chức năng: tham mưu cho Tổng Giám đốc quản lý và điều hành lĩnh vực tổ chức thị trường, kinh doanh, xuất khẩu, hoạch định chính sách bán hàng, tổ chức bán hàng tại Công ty và cung ứng cho các nhà phân phối; tiếp thị thu nhận xử lý thông tin, dự báo khả năng và năng lực thị trường qua từng thời gian kế hoạch nhằm quản lý, tiêu thụ sản phẩm đạt hiệu qu.ả cao nhất và mở rộng thị phần tiêu thụ cho Công ty
Phòng hành chính tổng hợp: Thực hiện công tác tổng hợp; hành chính; văn thư, lưu trữ. Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến; tham mưu cho Tổng Giám đốc xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời; quản lý con dấu, chữ ký theo quy định; cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lục các văn bản do Công ty ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định của Tổng Giám đốc; quản lý và điều phối sử dụng ô tô phục vụ công tác của Công ty; tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị thực hiện các công tác phát sinh trong quá trình xây dựng và phát triển Công ty.
Phòng mua hàng và kho: theo dõi tồn kho hàng hóa, kiểm kê kho và phụ trách bảo quản hợp lý, giảm thiểu tối đa hỏng hóc, thiệt hại bởi các yếu tố tự nhiên, báo cáo cho bộ phận hành chính tổng hợp và các phòng ban có liên quan; nhận hàng hóa nhập kho theo đúng hóa đơn, lập chứng từ lưu kho, xuất kho… và thường xuyên kế hợp với bộ phận kế toán để kiểm kê tài sản, đồng thời cũng kết hợp với bộ phận kinh doanh để thông báo số liệu tồn kho, nhập hàng phù hợp để xử lý các đơn đặt hàng cũng như kế hoạch giải phóng hàng tồn kho.
Phòng quản lý sản xuất: có nhiệm vụ xây dựng và quản lý các kế hoạch sản xuất và tổ chức triển khai toàn bộ kế hoạch sản xuất của Công ty trên cơ sở kế hoạch kinh doanh của Công ty; xây dựng quy trình kỹ thuật, công nghệ, hướng dẫn kỹ thuật sản xuất; tổ chức khảo nghiệm, đánh giá hiệu quả của quy trình sản xuất mới có tiềm năng.
Phòng kế hoạch: chủ trì tổng hợp kế hoạch hoạt động, kế hoạch vốn, kế hoạch giám sát đánh giá theo tháng, quý, năm của các dự án Công ty đang triển khai; theo dõi, kiểm tra, giám sát và đề xuất các phương án xử lý trong việc thực hiện các kế hoạch của các dự án đã được phê duyệt; đề xuất, tham mưu giải quyết các nội dung, vướng mắc của các phòng ban, bộ phận liên quan đến các công việc Công ty đang triển khai.
Nhận xét về cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Vĩnh Phú: do quy mô hoạt động của Công ty lớn nên việc phân bổ phòng ban được thực hiện rất đầy đủ, chi tiết. Bộ máy của Công ty được tổ chức theo mô hình kết hợp trực tuyến – chức năng, do đó, có thể dễ dàng thấy được vai trò cũng như nhiệm vụ hoạt động của từng phòng ban. Tuy nhiên, mô hình tổ chức này tương đối hợp lý, gọn nhẹ, Công ty luôn có kế hoạch đảm bảo lao động, sắp xếp đúng người đúng việc, phù hợp với khả năng.