Để thiết kế công việc được hiệu quả, nhà quản lý cần xác định được bốn yếu tố chủ đạo, bao gồm: mục tiêu công việc, con người, kỹ năng và công cụ.
Hình 3.2. Các yếu tố xây dựng nên bản thiết kế công việc
Nguồn: Tổng hợp của nhóm nghiên cứu
Mục tiêu công việc: Cần xác định rõ mục tiêu cần đạt được của công việc là gì, đòi hỏi những kĩ năng gì ở người lao động, phù hợp với chuyên môn của nhân viên nào, từ đó tìm ra các đối tượng tiềm năng để khích lệ họ tham gia.
Kỹ năng thiết kế công việc: tạo ra những loại nhiệm vụ thích hợp cho từng nhân viên dựa trên các đánh giá thu thập được ở bước đầu của quy trình để tìm ra mức độ công việc phù hợp.
Công cụ thiết kế công việc: Các tài liệu hướng dẫn, mô tả yêu cầu cũng như gợi ý phương thức làm việc, công văn chỉ thị. Đối với công việc thường xuyên: Đảm bảo là trong quy trình của doanh nghiệp đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện (Bao gồm cách thức thực hiện; nguồn lực để thực hiện; tần suất thực hiện)..
Đối với công việc không thường xuyên: Thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc; giải thích cho họ về lý do thực hiện công việc, yêu cầu, mục tiêu, thời hạn của công ty để nhân viên có một cái nhìn toàn cảnh về nhiệm vụ của mình.
Con người: yếu tố con người ở đây bao gồm cả người quản lý và bản thân người nhân viên. Với người quản lý, cần có sự kiểm tra, tư duy kỹ càng khi phân tích kết quả đánh giá và phân loại nhiệm vụ, với người nhân viên, cần tăng tính chủ động trong việc nhận công việc, nghiên cứu, tìm tòi phương thức hoàn thành nhiệm vụ.
Như vậy, doanh nghiệp cần chú trọng việc xác định bốn yếu tố trên để nâng cao hiệu quả thiết kế công việc, từ đó tạo ra những công việc cân bằng được yêu cầu của doanh nghiệp với yêu cầu của nhân viên.