Để việc hoạch định được tốt đẹp, nhà quản trị phải quan tâm đến những điều sau:
1. Việc hoạch định nên được nhiều người tham gia:
Nhân viên trong xí nghiệp càng được tham gia nhiều chừng nào trong việc hoạch định họ càng thông hiểu và gắn bó với việc hoàn thành kế hoạch bấy nhiêu.
Hơn nữa, khi có nhiều người tham gia vào tiến trình hoạch định, sẽ có nhiều thông tin, nhiều ý kiến, nhiều quan điểm khác nhau được đưa ra xem xét để kế hoạch được
xây dựng một cách tốt nhất. Vì vậy, trong việc hoạch định, các xí nghiệp, cơ quan,
nên tạo điều kiện cho các nhà quản trị ở mọi cấp (tức là cấp cao, cấp trung và cấp cơ
sở), được tham gia vào tiến trình này.
2. Các kế hoạch nên đơn giản:
Mặc dù hoạch định là một tiến trình phức tạp và phải giải quyết nhiều vấn đề
khó khăn, bản thân các kế hoạch khi được soạn thảo và công bố nên trình bày các mục tiêu và các hành động cần được thực hiện một cách đơn giản, dễ hiểu và cụ thể. Điều này sẽ khiến mọi người hiểu được đầy đủ những việc sẽ phải thực hiện và qua đó khả năng hoàn thành kế hoạch sẽ lớn hơn.
3. Các kế hoạch nên linh động:
Do bản chất của kế hoạch là dự trù các hành động cho tương lai, và bởi lẽ tương lai có thể xảy ra khác với sự dự báo, cho nên kế hoạch không nên cứng nhắc. Điều quan trọng và cần thiết là phải nhắc nhở các nhà quản trị cấp dưới rằng kế hoạch có thể phải thay đổi để thích nghi với những hoàn cảnh mới không dự kiến được. Tuy nhiên, cũng phải lưu ý rằng các nhà quản trị cấp dưới không thể tự ý thay
đổi những kế hoạch giao phó cho họ nếu không có sự trao đổi trước với nhà quản trị
cấp trên.
4. Sự thực hiện kế hoạch phải được tiến hành trên cơ sở của sự thông hiểu lý do hành động, những mục tiêu cần phải đạt tới, và chiến lược chung của cả tổ lý do hành động, những mục tiêu cần phải đạt tới, và chiến lược chung của cả tổ chức.
Khi làm việc với sự thông hiểu đó, nhân viên trong xí nghiệpluôn luôn sẽ làm việc tốt hơn là với sự thiếu hiểu biết.
Ngoài ra, các nhà quản trị phải luôn luôn quan tâm theo dõi tiến trình thực
hiện kế hoạch để giúp giải quyết những vấn đề có thể phát sinh.
CâU HỏI ôN TậP
1. Bạn hiểu thế nào về tính ưu tiên của hoạch định?
2. Hoạch định là dự trù trước các hoạt động trong tương lai nhưng kế hoạch lại phải linh động. Hai việc này có mâu thuẫn với nhau không?
chương vi Chức năng Tổ chức Chức năng Tổ chức