Nói chung, công tác hoạch định có thể bao gồm 5 bước cơ bản sau đây, áp dụng cho mọi hoạt động hoạch định và cho mọi cấp quản trị.
Bước 1: Xác định mục tiêu.
Công tác hoạch định bắt đầu với những quyết định về những gì mà tổ chức hoặc đơn vị phải làm và muốn đạt đến. Nếu không xác định rõ ràng các mục tiêu, tổ chức sẽ phân tán tài nguyên trên một diện rộng và không tập trung để thành đạt
mục tiêu cụ thể cần đạt được. Chỉ với công tác đó, nhà quản trị mới có thể phân bố và sử dụng tài nguyên một cách hữu hiệu.
Bước 2: Xác định tình thế hiện tại của tổ chức.
Hiện nay, tổ chức hay đơn vị còn ở cách mục tiêu bao xa? Có những tài nguyên nào hiện có để có thể sử dụng? Chỉ có sau khi phân tích và hiểu rõ tình hình, nhà quản trị mới có thể hoạch định những bước kế tiếp để làm kế hoạch. Trong giai đoạn này, việc trao đổi thông tin trong nội bộ tổ chức cũng như với bên
ngoài - đặc biệt là các dữ kiện tài chánh và thống kê - là rất cần thiết.
Bước 3: Xác định các thuận lợi và khó khăn của việc hoàn thành mục tiêu.
Những yếu tố nào của môi trường bên trong và môi trường bên ngoài có thể
giúp tổ chức thành đạt mục tiêu? Những yếu tố nào có thể tạo ra vấn đề? Thông thường, những gì hiện đang xảy ra thì dễ nhận thấy hơn là tương lai. Tuy nhiên, trong giai đoạn này, nhà quản trị nên cố gắng dự báo các tình huống tương lai, các vấn đề sẽ có thể nảy sinh, và những cơ hội có thể có.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch, hoặc hệ thống những hoạt động để đạt mục tiêu.
Bước này trong tiến trình công tác kế hoạch là tìm ra những giải pháp hành động khác nhau để hoàn thành mục tiêu, lượng giá các giải pháp và chọn giải
pháp tốt nhất để thành đạt mục tiêu đã định. Đây là giai đoạn mà nhà quản trị phải làm những quyết định hành động cho tương lai.
Bước 5: Thực hiện kế hoạch.
Cuối cùng trong tiến trình hoạch định là đưa kế hoạch ra thực hiện. Những nhà quản trị làm kế hoạch mà không hành động, chỉ làm phí phạm thì giờ. Công tác kế hoạch không chấm dứt khi kế hoạch đã được soạn thảo và nhất trí. Kế hoạch phải được thực hiện. Trong tiến trình thực hiện và được kiểm tra, kế hoạch có thể cần phải điều chỉnh để tránh thiệt hại, hoặc làm những việc vô ích. Làm đi làm lại kế hoạch, vì vậy, đôi khi lại là yếu tố cơ bản để đạt đến thành quả cuối
cùng.