Đó là thông tin được thiết lập giữa những người cùng cấp, giữa các đồng sự.
Nó không diễn ra theo cơ cấu chính thức của tổ chức. Thông tin theo chiều ngang có
thể tạo cho sự hợp tác thuận lợi trong tập thể; góp phần phát triển quan hệ bạn bè và
các nhóm không chính thức, bổ sung cho thông tin chính thức.
Ngoài 3 hướng thông tin trên, trong mọi tổ chức còn tồn tại thông tin phi chính thức. Những thông tin này được hình thành từ những quan hệ không chính thức. Nó
có một số đặc tính sau đây:
- Thông tin phi chính thức được hình thành một cách tự nhiên trong mọi tổ chức và không thể loại trừ được nó.
- Thông tin này được truyền qua kênh phi chính thức có tốc độ nhanh hơn khi
truyền theo kênh chính thức.
- Thông tin phi chính thức thường dễ bị xuyên tạc, bóp méo.
3.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả thông tin trong một tổ chức.
a. Các yếu tố làm tăng hiệu quả thông tin:
- Tăng sự phản hồi. Sự phản hồi sẽ làm cho người gửi tin và nhận tin sẽ hiểu nhau hơn và tránh những hiểu nhầm có thể xảy ra về nội dung thông tin.
- Thiết lập kênh thông tin rõ ràng và phù hợp với nhu cầu thông tin của từng đối tượng cụ thể.
- Ngôn ngữ diễn tả trong thông tin phải đơn giản, rõ ràng.
b. Các yếu tố có khả năng làm giảm hiệu quả thông tin:
- Sự mập mờ về chữ nghĩa.
- Sự bỏ sót và phản ảnh không đầy đủ.
- Sự tin cậy và không bảo đảm.
- Quá tải thông tin đối với người nhận v.v...
CâU HỏI ôN TậP
1. Khái niệm về chức năng điều khiển?
Chương viii Chức năng kiểm soát Chức năng kiểm soát
i. QUá TRìNH KiểM TRA.
Kiểm tra là một chức năng và là một công cụ quan trọng của các nhà quản trị. Kiểm tra sẽ giúp ta nhận thức ra được những sai lệch giữa kế hoạch và thực tiễn, giữa quá khứ và hiện tại, giữa những điều dự kiến và những điềumà thực tiễn xảy ra. Kiểm tra, tuy là một chức năng sau cùng của công tác quản trị nhưng lại là cơ sở để chúng ta nhìn nhận lại và hoàn thiện các chức năng quản trị. Việc coi thường kiểm tra trong quản trị sẽ làm cho vai trò của nhà quản trị suy yếu và gây ra những tổn
thất lớn đối với doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó mà các nhà quản trị dù ở cấp bậc nào
trong tổ chức cũng phải thực hiện tốt chức năng kiểm tra.
Kiểm tra với giác độ là chức năng của nhà quản trị thường được hiểu là:
“Quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng, trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó và đồng thời đề ra một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho tổ chức đạt được những mục tiêu như kế hoạch”.
Với cách hiểu trên cho thấy qui trình kiểm tra phải bao gồm 3 bước sau đây:
Bước 1: Xác định các tiêu chuẩn.
Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường và xác định thành quả đạt được trên thực tế
.Đối với kế hoạch tiêu chuẩn kiểm tra chính là những chỉ tiêu và nhiệm vụ đã nêu ra trong kế hoạch của các doanh nghiệp. Những tiêu chuẩn trên có thể biểu hiện dưới
hai dạng định tính (tốt, xấu, tăng, giảm...) hoặc dưới dạng định lượng (các con số cụ
thể). Những tiêu chuẩn dưới dạng định lượng sẽ làm cơ sở tốt cho việc kiểm tra vì nó đảm bảo cho sự so sánh chính xác và đơn giản. Tuy nhiên cũng có những trường hợp không thể diễn tả bằng số lượng được. Trong trường hợp đó tiêu chuẩn được biểu
hiện bằng định tính.
Để có thể đo lường và xác định chính xác các kết quả trên thực tế khi xây dựng các tiêu chuẩn này cần lưu ý:
Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọng. Tránh đưa ra những tiêu chuẩn quá cao, không đạt được.
Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.
Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra. Bước 2: Đo lường thành quả.
Nội dung của bước này là xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh
nó với những mục tiêu đã dự kiến. Từ đó phát hiện ra sự đạt được hay không đạt được những mục tiêu đã dự kiến. Việc so sánh này có thể thực hiện bằng những con
Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch.
Nếu như kết quả thực tế có sai lệch so với những mục tiêu đã dự kiến thì cần phải phân tích rõ nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch và đề các biện pháp nhằm khắc
phục sự sai lệch đó. Sự sai lệch này có thể bắt đầu từ nhiều lý do khác nhau, như: lỗi của người vận hành, giám sát tồi: huấn luyện không phù hợp, máy móc hoặc vật tư bị hư hỏng. Khi có sự sai lệch, có thể sử dụng nhiều biện pháp để khắc phục như: tổ
chức lại bộ máy xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo lại nhân viên, tuyển thêm lao động, thay đổi phong cách lãnh đạo và động viên hoặc có thể hoạch định lại mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Tóm lại, các công việc chủ yếu của quy trình kiểm tra có thể khái quát trong sơ đồ sau:
Sơ đồ số 8.1: Các công việc chủ yếu của quy trình kiểm tra.