Có 2 loại kế hoạch chính đối với các nhà quản trị.
Trước hết là những kế hoạch chiến lược (Strategic Plans) được xây dựng
nhằm hoàn thành mục tiêu rộng của tổ chức. Và loại thứ hai, là những kế hoạch tác nghiệp (Operational Plans) cho thấy chi tiết thi hành để hoàn thành các kế hoạch chiến lược. Hệ thống các loại kế hoạch trong một tổ chức có thể được hiểu
Các kế hoạch tác nghiệp được chia thành 2 loại: Kế hoạch đơn dụng và kế hoạch thường trực. Nhà quản trị làm các kế hoạch đơn dụng để hoàn thành những mục tiêu cụ thể và chấm dứt khi mục tiêu đã hoàn thành. Trái lại, các kế hoạch
thường trực là những cách thức hành động đã được tiêu chuẩn hóa để giải quyết những tình huống thường xảy ra và có thể thấy trước.
1. Các kế hoạch đơn dụng:
Các kế hoạch đơn dụng là những phương thức hoạt động sẽ không được lập
lại nguyên xi trong tương lai. Ví dụ: xí nghiệp làm một kế hoạch để lập ra một phân xưởng mới. Đây là một kế hoạch đơn dụng, vì về sau này, khi cần lập thêm một phân xưởng khác nữa, xí nghiệp sẽ phải làm lại kế hoạch khác, không thể đem kế
hoạch cũ ra áp dụng. Các loại kế hoạch đơn dụng chủ yếu là chương trình (Program), dự án (Project) và ngân sách (Budget).
Chương trình bao gồm một loạt tương đối khá nhiều các hoạt động. Có chương trình vĩ đại như chương trình đưa người lên mặt trăng. Cũng có những chương trình nhỏnhư nâng cao trình độ viết tiếng Việt của học sinh lớp 9 phổ thông. Mỗi chương trình sẽ quy định (1) những bước hành động chính để đạt đến mục tiêu
MụC TIêU
Kế HOạCH CHIếN LượC
Kế HOạCH TáC NGHIệP Kế HOạCH THườNG TRựC CHíNH SáCH Kế HOạCH ĐơN DụNG NGâN SáCH CHươNG TRìNH Dự áN THủ TụC QUY ĐịNH Cho các hành động không lập lại Cho các hành động lập lại
(2) đơn vị hay cá nhân chịu trách nhiệm cho mỗi bước hành động và (3) thứ tự và thời gian của mỗi bước hành động.
Dự án là những phần nhỏ và tách biệt của một chương trình. Các dự án thường có phạm vi hẹp và có những chỉ dẫn cụ thể về công việc và thời gian và thường được giao cho từng người cụ thể phụ trách.
Ngân sách là bản tường trình tài nguyên tiền bạc được dành cho những hoạt động cụ thể trong một thời gian nhất định. Đây là những công cụ chủ yếu để kiểm tra hoạt động của một xí nghiệp và cũng là phần quan trọng trong các chương trình và dự án.
2. Các kế hoạch thường trực:
Khi các hoạt động trong xí nghiệp là những hoạt động thường xuyên lập đi lập lại, có thể chỉ cần một lần quy định là đủ để hướng dẫn các hoạt động sẽ lập lại đó. Với các kế hoạch thường trực, nhà quản trị có thể tiết kiệm được khá nhiều thì giờ làm quyết định đối với những tình huống giống nhau. Ví dụ: nếu ngân hàng có quy định rõ rệt về chính sách cho vay tín dụng, trường hợp nào đúng chính sách sẽ được chấp thuận, trường hợp nào sai sẽ bị bác bỏ. Việc quyết định nhờ vậy mà sẽ
nhanh chóng, tiết kiệm được công sức và thời gian. Các loại kế hoạch thường trực chủ yếu là: chính sách (Policy), thủ tục (Procedure) và quy định (Rule).
Chính sách là những hướng dẫn tổng quát về việc làm quyết định, hướng dẫn tư duy của nhân viên vào mục tiêu của xí nghiệp. Trong phạm vi quản trị xí nghiệp,
có những chính sách quan trọng như chính sách về vệ sinh thực phẩm trong công nghiệp đồ hộp và cũng có những chính sách ít quan trọng hơn như cách thức ăn mặc của nhân viên trong xí nghiệp. Chính sách thường do cấp quản trị tối cao trong xí
nghiệp quy định, xuất phát từ nhu cầu gia tăng hiệu quả hoạt động, phản ánh hệ
thống giá trị của họ (ví dụ về màu sắc y phục) và cũng có thể để giải quyết những tranh chấp, mâu thuẫn có thể xảy ra ở cấp dưới. Chí nh sách của xí nghiệp cũng có
thể được thành hình một cách không chính thức ở cấp dưới của xí nghiệp do sự lập đi lập lại một sự việc lâu ngày. Ví dụ chính sách của xí nghiệp về việc cấp phát văn phòng làm việc, cùng các tiện nghi, diện tích cho nhân viên, theo chức vụ trong cơ
quan.
Thủ tục hay thủ tục điều hành (Standard Operating Procedures - SOP) là những quy định chi tiết để thực hiện chính sách. Nó cung cấp những hướng dẫn chi tiết để xử lý những sự việc thường xảy ra. Ví dụ: một công ty kinh doanh có chính sách cho khách hàng được trả lại hàng hóa đã mua trong 24 giờ. Để thực hiện chính sách đó, công ty có thể quy định những thủ tục hoạt động như (1) đón tiếp niềm nở khách hàng muốn trả lại, (2) kiểm tra hóa đơn mua hàng, (3) kiểm tra chất lượng hàng hóa đem trả v.v... Những chỉ dẫn chi tiết như thế giúp cho nhân viên biết cách để hành động và bảo đảm sự nhất quán cho mọi tình huống.
Quy định hay quy tắc (Rules) là những xác định rằng những việc nào phải làm hay không được làm trong một hoàn cảnh nhất định. Ví dụ: những quy định về
phòng cháy chữa cháy. Các quy định không nhằm hướng dẫn tư duy hay cách thức quyết định, mà chỉ ấn định những việc cụ thể phải làm hay không được làm. Mặc dù mọi tổ chức đều cần phải có những quy định để làm dễ dàng cho hoạt động tập thể, cần lưu ý rằng quá nhiều quy định có thể làm cho nhân viên cảm thấy ngột ngạt, mất