Việc báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư và kết thúc đầu tư thực hiện thường chậm so với thời gian quy định, còn lúng túng trong việc cập nhật số liệu của các bộ phận khác liên quan. Đặc biệt sự phối hợp của kỹ sư trực tiếp giám sát chưa nhịp nhàng, chưa đạt yêu cầu về nội dung và thời gian.
Việc cập nhật số liệu phục vụ công tác báo cáo chưa thực hiện tốt việc lập thành cơ sở dữ liệu theo từng công trình, cập nhật một cách thường xuyên quá trình diễn biến về thi công, giải quyết khó khăn vướng mắc, quá trình thanh toán theo một mẫu thống nhất cho các công trình để việc lập báo cáo được nhanh và đầy đủ.
Ban lãnh đạo QLDA đã đôn đốc quyết liệt tiến độ thi công các dự án như: Tu bổ, nâng cấp đê và cống tiêu dưới đê Hải Long, xã Bình Ngọc, thành phố Móng Cái; Sửa chữa, nâng cấp đê biển Hải xuân, xã Hải Xuân – gói 5: từ K0 cọc 1 đến K2 +610 cọc 91 +9m, xong tới nay hiệu quả còn chưa cao lý do chính là việc báo cáo cụ thể từ cấp dưới lên cấp trên vẫn chưa rõ ràng và cụ thể dẫn tới tiến độ thi công công trình còn nhiều hạn chế.
Chưa đôn đốc kịp thời đối với các Nhà thầu trong việc thực hiện đúng trình tự xây dựng cơ bản, các quy định của các văn bản pháp luật hiện hành như kiểm tra việc lập tiến độ thi công trước khi triển khai thi công công trình của các nhà thầu, lập hồ sơ trình Ban duyệt khi thay đổi biện pháp thi công các hạng mục công trình.
Công tác giải phóng mặt bằng còn chậm, chưa tập trung quyết liệt công tác đền bù GPMB gói thầu xây lắp công trình: Nâng cấp đường từ ngã ba trà cổ đi mũi ngọc, thành phố Móng Cái, đã ký hợp đồng vào ngày 06/6/2011 nhưng tới nay vẫn
chưa giải quyết xong công tác giải phóng mặt bằng trong khi công trình theo thời gian là phải hoàn thành vào tháng 12/2012, đến nay đã hết thời gian thực hiện.
Tiến độ thi công của một số dự án còn chậm so với kế hoạch, nguyên nhân do năng lực của một số nhà thầu thi công hạn chế như: Sửa chữa, nâng cấp đê và cống dưới đê thôn 1 xã Quảng Nghĩa, thành phố Móng Cái; Do thời tiết không thuận lợi như Đường từ cửa khẩu Ka Long đến cửa khẩu Bắc luân, thành phố Móng Cái.
Việc chỉ đạo phối hợp giữa tư vấn thiết kế, tư vấn thẩm tra, tư vấn giám sát và nhà thầu đôi khi chưa nhịp nhàng tạo điều kiện tháo gỡ cho nhà thầu thi công.
* Nguyên nhân khách quan:
Chính sách, chế độ của nhà nước về xây dựng cơ bản ban hành chậm, thiếu, không đồng bộ làm hạn chế việc thực hiện ở cấp các ngành. Luật xây dựng ban hành từ năm 2003, Nghị định thực hiện (16/NĐ-CP) ban hành năm 2005 rồi lại sửa đổi mới đây (112/NĐ-CP) ban hành năm 2009. Có những nội dung sửa đổi cũng không làm rõ bằng văn bản trước đấy (ví dụ tại 16/NĐ-CP quy định rõ thời gian thẩm định dự án gồm cả thời gian thẩm định TKCS đồng thời cũng nêu rõ thời gian yêu cầu cho cơ quan chức năng thẩm định TKCS, nay 112/NĐ-CP sửa đổi giảm thời gian giành cho thẩm định TKCS nhưng lại không nhắc tới thời gian cho thẩm định dự án). Một điểm rất quan trọng mà 112/NĐ-CP thay đổi là những trường hợp được phép điều chỉnh dự án đã không còn yếu tố nhà nước thay đổi chính sách, đơn giá tiền lương, nhưng lại không hướng dẫn cách tính toán khoản dự trù trượt giá. Điều này sẽ rất khó khăn cho việc trình và phê duyệt tổng mức đầu tư của dự án. Những bất cập giữa Luật xây dựng, Luật đấu thầu, Luật doanh nghiệp cũng là những cản trở đến việc xây dựng và vận hành hệ thống quản lý đầu tư .
Ví dụ: Theo các Nghị định hướng dẫn hồ sơ TKCS công trình phải được thẩm định trong thời gian 20 ngày sau khi nhận đủ các hồ sơ hợp lệ. Như vậy cần quy định rõ thế nào là hồ sơ hợp lệ và sau khi đã hợp lệ rồi thì phải được thẩm tra trong vòng 20 ngày. Chúng ta thường bị chậm vì ngay từ đầu không xác định với
nhau là hồ sơ đã hợp lệ chưa, giữa chừng yêu cầu bổ sung tài liệu này, khác và thế là công tác thẩm tra kéo dài. Dường như cách kiểm tra sơ bộ chưa được áp dụng, sự quá tải của các cơ quan thẩm tra, thẩm định ngoài yếu tố thiếu nhân lực cũng còn do cách thức làm việc. Khi đã ý thức được rằng các cơ quan thẩm định không thể có thời gian và sức lực xem kỹ hàng trăm, ngàn hồ sơ thiết kế thì cách thức thẩm tra thẩm định đúng mức cần thiết sẽ làm giảm tải cho cán bộ đồng thời tập trung đánh giá những điểm chính yếu như sự tuân thủ quy hoạch, tuân thủ quy chuẩn và tiêu chuẩn, sự an toàn công trình, kinh tế, an toàn môi trường.
Sự phối hợp giữa các ngành trong quá trình chuẩn bị dự án đặc biệt là sự chậm trễ trong công tác giải toả mặt bằng xây dựng.
Năng lực của các nhà thầu tư vấn, nhà thầu xây dựng còn chưa đáp ứng được yêu cầu cả về lượng và chất. Hệ quả của sự yếu kém này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thực hiện dự án cũng như chất lượng và hiệu quả của dự án.
Cung cách điều hành, tư duy bảo thủ trì trệ ở một số đơn vị, một số cá nhân tư vấn đã làm chậm hoặc mất đi khả năng tự nâng cao năng lực của tư vấn đó là yếu tố rất cần thiết cho thời kỳ hội nhập hiện nay.
Tình trạng yếu kém của các nhà thầu xây dựng cũng là nguyên nhân ảnh hưởng tới công tác đầu tư xây dựng. Ví dụ: Xây dựng các công trình thuỷ lợi có tính đặc thù khác nhiều so với xây dựng dân dụng, giao thông. Vì vậy cũng đòi hỏi những nhà xây dựng chuyên nghiệp trong từng lĩnh vực.
* Nguyên nhân chủ quan:
Ban QLDA số lượng cán bộ viên chức đông nhưng cơ cấu không phù hợp, trình độ một số cán bộ còn hạn chế, thu nhập của cán bộ viên chức quá thấp, điều kiện gia đình còn khó khăn nên phần nào ảnh hưởng đến công việc cơ quan.
Số lượng cán bộ viên chức của Ban nhiều trong khi dự án đang triển khai còn ít, một số nhà thầu tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, nhà thầu thi công có năng lực hạn chế trúng thầu. Công tác giải phóng mặt bằng ở hầu hết các địa phương trong giai đoạn hiện nay rất chậm trễ và phức tạp. Chế độ chính sách trong đầu tư, xây
dựng còn nhiều điểm chưa thống nhất, cồng kềnh và chồng chéo, các yếu tố trên dẫn đến khó khăn trong quản lý các lĩnh vực của dự án, đặc biệt là quản lý tiến độ, chất lượng và đảm bảo đúng luật định.
Tính thụ động trong công việc còn khá phổ biến, trách nhiệm cá nhân còn chưa được làm minh bạch nên dễ dẫn đến tình trạng mọi người đều quan tâm một việc nhưng trách nhiệm thì không ai là người chịu chính.
Thông tin về dự án còn chưa đến với cộng đồng được hưởng lợi cũng như bị ảnh hưởng để nhận về và xử lý các phản hồi. Nếu làm tốt vấn đề này có thể sẽ tăng cường sự đồng thuận của dân chúng cũng như sẽ tạo được kênh cho sự giám sát của cộng đồng.