Thời gian thực hiện đầu tư phụ thuộc nhiều vào công tác chất lượng công tác chuẩn bị đầu tư, quản lý quá trình việc thực hiện những hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến các kết quả của quá trình thực hiện đầu tư đã được xem xét trong dự án đầu tư. Giai đoạn này gồm các công việc sau:
Xin cấp giấy phép về quyền sử dụng đất, bao gồm cả mặt nước, mặt biển và thềm lục địa.
Chuẩn bị mặt bằng xây dựng.
Tổ chức tuyển chọn thầu khảo sát thiết kế giám sát kỹ thuật và chất lượng công trình.
Thẩm định thiết kế công trình.
Đấu thầu mua sắm thiết bị và thi công xây lắp.
Xin giấy phép xây dựng, giấy phép khai thác tài nguyên (nếu có).
Đàm phán và ký kết các hợp đồng với nàh thầu xây lắp để thực hiện dự án. Thi công công trình, theo dõi kiểm tra tiến độ thực hiện hợp đồng.
Lắp đặt thiết bị.
Chạy thử và nghiệm thu sử dụng.
Nhiệm vụ của Ban:
Tiếp nhận dự án đầu tư được duyệt, lập kế hoạch và tổ chức quản lý thực hiện kế hoạch theo phê duyệt, ký hợp đồng với tư vấn thiết kế, giám sát, nghiệm thu sản phẩm tư vấn. Phối hợp với địa phương thực hiện các nhiệm vụ về giao nhận đất, xin cấp phép xây dựng, đền bù, tái định cư, GPMB, chuẩn bị mặt bằng. Tiến hành tổ chức đấu thầu xây lắp, mua sắm, đàm phán ký hợp đồng với các nhà thầu, thực hiện giám sát thi công, nghiệm
thu, thanh toán các sản phẩm xây lắp, thanh toán cho nhà thầu. Nghiệm thu, bàn giao công trình, lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm, báo cáo quyết toán vốn đầu tư công trình đưa vào sử dụng.
Cụ thể như sau:
* Công tác thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng, kế hoạch tái định cư:
Sau khi có chủ trương phê duyệt dự án, Ban sẽ trình UBND thành lập hội đồng giải phóng mặt bằng, tổ công tác giải phóng mặt bằng các dự án, phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng cơ chế chính sách đền bù phù hợp với dự án, lên phương án tổ chức đền bù thiệt hại cho người bị thu hồi đất, mất tài sản.
Khi phương án đền bù GPMB được phê duyệt, phòng kế toán sẽ thực hiện chi trả tiền đền bù GPMB cho người bị thu hồi đất, mất tài sản. Công việc này bao gồm nhiều bước, nhiều thủ tục liên quan đến lợi ích của nhiều người do đó dễ dàng dẫn đến một thực tế nảy sinh là không thể đáp ứng hết được nguyện vọng của nhân dân cũng như yêu cầu thực tế của các công việc liên quan đến dự án, khiến cho nhiều dự án ngay từ khâu đầu tiên đã không thể đi vào thực hiện do không được giải quyết thỏa đáng các công việc chuẩn bị.
* Công tác lập thiết kế - dự toán:
Tư vấn sau khi lập xong thiết kế - dự toán sẽ nộp lại cho Ban để Ban tiến hành kiểm tra trước khi trình lên các cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc kiểm tra tại Ban do phòng thẩm định chủ trì. Ban sẽ xem xét hồ sơ thiết kế dự toán dự án trên các phương diện:
Thứ nhất: Xem xét sự phù hợp của nội dung thiết kế với nội dung của dự án
đầu tư xây dựng công trình. Sự phù hợp giữa khối lượng thiết kế và khối lượng dự toán.
Thứ hai: Tính đúng đắn của việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí, đơn giá. Việc áp dụng định mức, đơn giá, các chế độ, chính sách có liên quan và các khoản mục chi phí trong dự toán theo quy định.
Thứ ba: Xác định giá trị dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình, sao cho
tổng dự toán không vượt quá tổng mức đầu tư.
* Công tác lập kế hoạch đấu thầu, và tổ chức đấu thầu
Sau khi nhận được quyết định đầu tư và các tài liệu để ra quyết định đầu tư; có được thiết kế dự toán được duyệt; nguồn vốn cho dự án Ban sẽ tiến hành lập kế hoạch đấu thầu tổng thể cho toàn bộ dự án.
Việc phân chia dự án thành các gói thầu được thực hiện theo quy định tại khoản 4 điều 6 của Luật Đấu thầu: Việc phân chia dự án thành các gói thầu phải căn cứ theo tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, bảo đảm tính đồng bộ của dự án và có quy mô gói thầu hợp lý.
Sau khi có quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu thì Ban tiến hành chỉ định thầu tư vấn lập hồ sơ mời thầu và trình phê duyệt hồ sơ mời thầu. Lập tổ chuyên gia đấu thầu với sự đồng ý của chủ đầu tư là UBND thành phố Móng Cái bằng quyết định cụ thể. Tổ chuyên gia đấu thầu có trách nhiệm, chuẩn bị đấu thầu, và tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu.
* Công tác giám sát thi công: Công tác giám sát thi công do phòng Quản lý
thi công chịu trách nhiệm chính. Nhiệm vụ của phòng là hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo thi công theo đúng tinh thần của nghị định 15/2013/NĐ – CP.
Nội dung của công tác giám sát:
+ Quản lý về tiến độ thực hiện:
Ban có trách nhiệm theo dõi, giám sát tiến độ thi công xây dựng công trình và điều chỉnh tiến độ trong trường hợp tiến độ thi công ở một số giai đoạn bị kéo dài nhưng không được làm ảnh hưởng đến tổng tiến độ của dự án.
Trong trường hợp xét thấy tổng tiến độ của dự án bị kéo dài thì Ban phải báo cáo cấp có thẩm quyền để quyết định về việc điều chỉnh tổng tiến độ của dự án.
+ Quản lý về khối lượng phát sinh:
Khối lượng thi công được tính toán, xác nhận giữa Ban, nhà thầu thi công, tư vấn giám sát theo thời gian hoặc giai đoạn thi công, Ban phải thường xuyên theo dõi giám sát khối lượng thi công với khối lượng thiết kế được duyệt.
Khi có khối lượng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán xây dựng công trình được duyệt thì Ban phải xem xét và phải báo cáo cấp có thẩm quyền để xem xét, quyết định.
+ Quản lý về chất lượng:
Ban có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra định kỳ, đột xuất các nhà thầu thi công, tư vấn thiết kế thực hiện các quy định về quản lý chất lượng công trình xây dựng, các quy định về hồ sơ, nhật ký thi công, nhật ký giám sát, quy định về nghiệm thu, về lấy mẫu kiểm tra, mua sắm hàng hoá trong việc thực hiện đồ án thiết kế, giám sát tác giả, các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình, quy phạm thi công, biện pháp tổ chức thi công, biện pháp an toàn lao động đã được phê duyệt.
Dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tạm đình chỉ hoặc đình chỉ thi công các Nhà thầu không đảm bảo tiến độ, chất lượng có thể gây ra sự cố hoặc công trình thi công không đúng đồ án thiết kế được duyệt, đề nghị đình chỉ thay thế cán bộ giám sát thi công do giám sát không chặt chẽ, không đảm bảo chất lượng công trình và để xảy ra sự cố.
+ Quản lý về chi phí:
Ban quản lý giám sát các công việc sao cho chi phí không vượt quá tổng mức đầu tư thực hiện nhưng vẫn đảm bảo thời gian và chất lượng. Mặt khác cần có kế hoạch phân bổ vốn cho hợp lý tránh để tình trạng công trình phải tạm ngừng thi công vì thiếu vốn.