Vạn vật luụn vận động và khụng ngừng thay đổi. Thay đổi là quy luật của muụn đời. “Thay đổi diễn ra quanh ta”. Thay đổi để cho gần, sỏt với mục tiờu cần đạt. Quản lý sự thay đổi là quỏ trỡnh giữ làm sao cho những thay đổi thực sự mang lại hiệu quả mong đợi. Như tỏc giả Đặng Xuõn Hải quan niệm: “Quản lý sự thay đổi thực chất là kế hoạch húa và chỉ đạo triển khai sự thay đổi để đạt mục tiờu đề ra cho sự thay đổi đú”. Nhưng quỏ trỡnh thay đổi diễn ra vụ cựng phức tạp và khú khăn cho nờn đũi hỏi phải quản lý tốt sự thay đổi. “Chức năng chớnh của một người quản lý thay đổi là làm sao để thay đổi đú diễn ra một cỏch hiệu quả nhất và ớt bị xỏo trộn nhất- [36].
Túm lại, nếu như quản lý là quỏ trỡnh tỏc động cú ý thức của chủ thể quản lý lờn khỏch thể quản lý nhằm thực hiện mục tiờu quản lý thỡ quản lý sự thay đổi là quỏ trỡnh tỏc động của chủ thể quản lý lờn sự thay đổi đang diễn ra trong khỏch thể quản lý nhằm đạt hiệu quả tốt nhất.
Cú một số nguyờn tắc quản lý sự thay đổi như đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý, đảm bảo tớnh kế hoạch nhưng cần chỳ ý tới hai nguyờn tắc cơ bản:
+ Nguyờn tắc phự hợp, thớch ứng: Nghĩa là phải cú sự phự hợp với bối cảnh cũng như đặc điểm của tổ chức; thớch ứng với tổ chức của sự thay đổi.
+ Nguyờn tắc kế thừa và phỏt triển: Nghĩa là phải duy vật biện chứng và phải tụn trọng lịch sử khi tiến hành sự thay đổi.
29
Trong quỏ trỡnh tồn tại và phỏt triển, mỗi tổ chức, đơn vị luụn cú sự vận động, thay đổi. Người quản lý cần phải nắm chắc đặc điểm của đơn vị mỡnh, hiểu được quỏ trỡnh thay đổi cú tớnh chất như thế nào cũng như những nội dung cơ bản nào cần giải quyết đồng thời phõn tớch được khả năng “đún nhận” sự thay đổi của tổ chức mà mỡnh đang quản lý. Hay núi cỏch khỏc người quản lý làm chủ được quỏ trỡnh này thỡ mới đảm bảo cho tổ chức diễn ra sự thay đổi hiệu quả. Quy trỡnh quản lý sự thay đổi diễn ra 11 bước nhỏ (4 bước lớn) [19]:
- Bước 1: Nhận diện sự thay đổi
Một tổ chức hay đơn vị đứng trước vấn đề cần thay đổi nào đú, điều đầu tiờn đối diện với nú là cỏc thụng tin xung quanh vấn đề này. Cỏc thụng tin sẽ gõy đến cho nhõn viờn trong tổ chức những dư luận khỏc nhau. Do vậy, người quản lý phải nhận diện được vấn đề “thay đổi” ở đõy là gỡ? mục đớch và nội dung của sự thay đổi đối với tổ chức mỡnh.Vấn đề đú bắt đầu từ bờn ngoài hay bờn trong tổ chức? Từ đú người quản lý cần phải cung cấp đầy đủ những thụng tin cần thiết, quỏn triệt tới nhõn viờn trong tổ chức.
- Bước 2: Chuẩn bị cho sự thay đổi
Mọi vấn đề trước khi hoạt động đều cú sự chuẩn bị, nhất là trước khi đún nhận sự thay đổi của một tổ chức. Người quản lý cần chuẩn bị thụng tin về sự thay đổi cũng như tõm lý của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong tổ chức nhằm tạo ra sự quyết tõm và niềm tin cho đội ngũ cỏn bộ; chuẩn bị cỏc nguồn lực cho việc triển khai sự thay đổi; đặc biệt là cần phải cú kế hoạch cụ thể cho sự thay đổi diễn ra hợp lý và cú hiệu quả ; đồng thời là sự chuẩn bị về mặt thời gian và chi phớ cho sự thay đổi diễn ra. Vỡ bất cứ sự thay đổi nào cũng phức tạp và tốn kộm.
- Bước 3: Thu thập số liệu, dữ liệu
Để sự thay đổi diễn ra trong đơn vị tổ chức một cỏch bỡnh ổn nhất cần phải cú đầy đủ thụng tin về sự thay đổi. Từ việc tỡm hiểu yờu cầu của sự thay
30
đổi từ bờn trong hay bờn ngoài tổ chức cho đến phõn tớch những mặt mạnh, mặt yếu, thời cơ và thỏch thức (SWOT) của tổ chức để xỏc định đặc điểm hiện tại cụ thể của tổ chức.
- Bước 4: Tỡm cỏc yếu tố khớch lệ, hỗ trợ sự thay đổi
Để khớch lệ, hỗ trợ sự thay đổi thành cụng của tổ chức, người quản lý cần quỏn triệt tinh thần nhõn viờn trong tổ chức, hướng họ trở thành tự giỏc, tớch cực, nhiệt tỡnh trong sự thay đổi; xõy dựng bầu khụng khớ làm việc cởi mở, thõn thiện, biết chia sẻ, hỗ trợ lẫn nhau và đặc biệt cú niềm tin vào sự thay đổi. Muốn đạt được như vậy, người quản lý cần phải xõy dựng tổ chức mỡnh thành “tổ chức biết học hỏi”.
- Bước 5: Xỏc định mục tiờu cụ thể cho cỏc bước chỉ đạo sự thay đổi Mọi sự thay đổi đều sẽ phức tạp và bị xỏo trộn cho nờn trong cỏc bước chỉ đạo sự thay đổi cần phải xỏc định mục tiờu cụ thể. Nghĩa là cần vạch ra từng bước, từng thời kỳ mục tiờu cần đạt đến là gỡ, sau đú cần thống nhất cỏch làm và đỏnh giỏ lại những mặt tớch cực đó làm được trong sự thay đổi, từ đú cú sự duy trỡ bền vững.
- Bước 6: Xỏc định trọng tõm của cỏc mục tiờu
Sự thay đổi cú thể mất nhiều thời gian mới đạt được và nú cú thể diễn ra thụng qua một số giai đoạn và mỗi giai đoạn đều cú mục tiờu cụ thể. Tuy nhiờn cần phải đặt trọng tõm cho mục tiờu, cho từng giai đoạn “thay đổi”. Trọng tõm của bước chuẩn bị sự thay đổi là phỏ vỡ sức ỳ của thúi quen, bảo thủ; trọng tõm của giai đoạn triển khai sự thay đổi là chọn đỳng việc mà làm và làm đỳng cỏch việc đó chọn; trọng tõm của giai đoạn cuối là đỏnh giỏ đỳng sự thay đổi đó diễn ra và hiệu quả của chỳng.
- Bước 7: Xem xột cỏc giải phỏp
Khi sự thay đổi diễn ra trong tổ chức, nú sẽ kộo theo nhiều yếu tố thay đổi, xỏo trộn nờn nhất thiết người quản lý phải cú kế hoạch tiến hành thay đổi. Cỏc kế hoạch này cần phải hỡnh thành cỏc thời gian biểu để hoàn thành cỏc
31
giai đoạn và cỏc cỏ nhõn chịu trỏch nhiệm về nú. Từ đõy sẽ cú nhứng giải phỏp cho hoạch định của tổ chức. Nhưng cần phải xem xột cỏc giải phỏp phự hợp với điều kiện và bối cảnh hiện thời của tổ chức mỡnh.
- Bước 8: Lựa chọn cỏc giải phỏp
Cú rất nhiều giải phỏp khỏc nhau từ vấn đề thay đổi của tổ chức, cỏi quan trọng là lựa chọn được giải phỏp tối ưu nhất, phự hợp nhất, khả thi nhất đối với tổ chức và khả năng chỉ đạo của người quản lý.
- Bước 9: Lập kế hoạch chỉ đạo việc thực hiện
Việc chỉ đạo thực hiện sự thay đổi ở một tổ chức sẽ cú nhiều giai đoạn, nhiều khõu, nhiều quỏ trỡnh cho nờn để thực hiện hiệu quả phải lập kế hoạch thật sỏt, cụ thể và cú mục tiờu rừ ràng với đặc điểm của đơn vị: Cụ thể đú là lờn danh sỏch cỏc việc cần làm và tiến độ phự hợp, dự kiến cỏc giải phỏp và cỏch thức duy trỡ sự thay đổi. Đặc biệt khi thiết kế những chiến lược và tiến hành sự thay đổi cần phải thử nghiệm. Những kiểm nghiệm đưa ra cần phải xõy dựng cỏch thức để kiểm tra sự đỳng đắn của hướng đi. Mặt khỏc cần phải thiết lập thật chi tiết cỏc cụng việc và phõn cụng trỏch nhiệm cho từng thời kỳ, giai đoạn của quỏ trỡnh thay đổi; dự kiến một số nguồn lực để tăng cường hỗ trợ cho việc tiến hành, đồng thời cú dự kiến những khen thưởng trong quỏ trỡnh thực hiện. Cuối cựng là lờn cỏc phương ỏn dự phũng vỡ cú thể cú một số kết quả khụng ổn định trong quỏ trỡnh thay đổi.
- Bước 10: Đỏnh giỏ thay đổi
Sau mỗi sự thay đổi, mỗi quỏ trỡnh cần đỏnh giỏ lại để tổng quỏt về hiệu quả sự thay đổi của tổ chức vỡ kết quả của sự thay đổi ở giai đoạn này sẽ là tiền đề cho giai đoạn tiếp theo. Đỏnh giỏ để cú sự phõn tớch chớnh xỏc, khỏch quan những cỏi được và chưa được để tỡm đỳng nguyờn nhõn của chỳng, tạo điều kiện thành cụng cho chu kỳ, giai đoạn tiếp theo. Nếu đổi mới thành cụng thỡ lề lối làm việc cũ của tổ chức phải được thay thế bằng lề lối mới. Và một điều cần lưu ý “phải duy vật biện chứng và duy vật lịch sử trong đỏnh giỏ sự thay đổi”
32 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bước 11: Đảm bảo sự tiếp tục đổi mới
Duy trỡ sự thay đổi một cỏch bền vững là vấn đề thỏch thức của mỗi tổ chức. Nhưng chức năng của người quản lý là phải kiểm tra, đỏnh giỏ, điều chỉnh và khụng ngừng tiếp tục đổi mới. Muốn vậy, người quản lý cần tạo mụi trường thuận lợi, cơ chế, điều kiện làm việc để động viờn, khuyến khớch nhõn viờn của tổ chức; tạo bầu khụng khớ cởi mở khớch lệ, làm cho họ thấy được mặt tớch cực của sự thay đổi.
Túm lại, mỗi đơn vị, tổ chức trong quỏ trỡnh hoạt động, muốn tồn tại và phỏt triển cần phải thay đổi. Thay đổi theo yờu cầu của thực tiễn. Cỏi quan trọng người quản lý khụng chỉ cú khả năng quản lý tốt tổ chức mà cũn phải quản lý tốt sự thay đổi. Cần phải lónh đạo quyết tõm, quyết liệt cho sự thay đổi; đặt mọi người vào vị thế sẵn sàng thay đổi và cú kế hoạch, lộ trỡnh đi đến đớch chuẩn mực, khoa học.
Hiện nay, cỏc nhà trường đang đứng trước nhiều yờu cầu về sự thay đổi, nhất là đứng trước nền kinh tế thị trường và nền khoa học cụng nghệ và thụng tin phỏt triển mạnh mẽ. Yờu cầu về một nhà trường phỏt triển, hiện đại đũi hỏi cỏc nhà trường phải cú sự nỗ lực để quản lý tốt sự thay đổi. Yờu cầu đổi mới PPDH của cỏc nhà trường hiện nay cũng là một trong những quỏ trỡnh điều chỉnh hiệu quả của hoạt động dạy học để nhà trường ngày càng hoàn thiện hơn.