INFORMATION TECHNOLOGY PRODUCT DISTRIBUTION NETWORK
2.3.1.2 Nhân viên Logistics
- Gom hàng và chỉ định vận chuyển:
• Tham gia đánh giá NCU vận chuyển, lựa chọn nhà vận chuyển hàng năm • Gom hàng tại kho của NCU hoặc kho của nhà vận chuyển.
• Chỉ định vận chuyển hàng hóa theo phương thức được yêu cầu với lượng hàng họp lý hoặc theo dõi chuyến hàng đi đường theo thông tin từ nhà cung cấp (tùy thuộc điều kiện cơ sở giao hàng)
Thu thập chứng từ và chứng nhận xuất xứ (C/O), gom hàng và gửi thông tin hàng hóa:
• Thu thập đầy đủ bộ chứng từ hàng hóa, gom hàng trên hệ thống Oracle; • Gửi thông tin lô hàng và bộ chứng từ hàng hóa cho phòng XNK để xin giấy
phép nhập khẩu và chuẩn bị thủ tục thông quan
• Thu thập và theo dõi c/o cho lô hàng, kiểm tra c/o chính xác cho từng lô hàng cụ thể
• Tập họp chứng từ và thực hiện thanh toán cước phí vận tải quốc tế
Theo dõi tiến trình giao nhận hàng hóa:
• Phối họp với trung tâm giao nhận xuất nhập khẩu theo dõi tiến độ giao nhận hàng hóa tại cửa khẩu, đảm bảo đúng thời gian cam kết với từng loại hàng hóa.
• Thu thập bộ chứng từ thông quan, chuyển cho bộ phận kế toán để nhập hàng hóa cho các TTKD.
Hỗ trợ, cung cấp thông tin cho các bên liên quan:
• Cập nhật thông tin hàng hóa vào hồ sơ theo dõi liên quan.
• Hỗ trợ thông tin và chứng từ liên quan đến tham vấn giá, báo cáo, khiếu nại... vói các nhóm liên quan.
• Hỗ trợ các TTKD về chứng từ hàng hóa, thông tin về thuế, cước vận tải, thủ tục hải quan...
Xử lý khiếu nại:
• Tiếp nhận và phối họp với cán bộ đặt hàng để giải quyết các vấn đề về hàng hóa có liên quan đến các khâu gom hàng, vận tải quốc tế, giao nhận hàng, vận chuyển hàng hóa về kho và chứng từ;
• Phối hợp với bộ phận XNK trong các vụ việc phát sinh khiếu nại với bảo hiểm, các vụ việc hàng hóa bị hải quan tham vấn giá...
2.3.1.3Nhân viên thanh toán
- Kiểm tra báo cáo công nợ từ nhà cung cấp, so sánh với thực tế hàng mua, giải quyết các chênh lệch giữa hàng thực tế và hóa đơn.
- Hàng tuần lên lịch thanh toán cho từng NCU dựa trên kế hoạch mua hàng và hàng hóa đến hạn thanh toán.
- Chuyển thông tin cho phòng tài vụ, cho kế toán trưởng để cân đối với lượng tiền, loại tiền có thể huy động sao cho họp lí nhất.
- Khi có nhiều yêu cầu thanh toán bằng nhiều hình thức, Cán bộ kiểm soát thanh toán sẽ ưu tiên thanh toán theo thứ tự:
• Hàng nhập cho dự án cần trả tiền trước cho NCU
• Các khoản tiền quá hạn thanh toán.
• Quá hạn mức tín dụng
• Các khoản tiền chưa đến hạn thanh toán nhưng cần thanh toán trên cơ sở phối họp với phòng kế toán xem xét về thuận lợi của dòng tiền, tỉ giá thanh toán.
- Lập bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác cho việc thanh toán và chuyển cho phòng kế toán.
- Thông báo cho NCU và bên liên quan về nội dung thanh toán.
- Định kỳ kiểm tra tình hình hạn mức tín dụng với NCU, phối họp với TTKD và ban tài chính để điều chỉnh, gia hạn hạn mức tín dụng nếu cần thiết.