INFORMATION TECHNOLOGY PRODUCT DISTRIBUTION NETWORK
2.3.1 Các vị trí chức năng trong phòng mua hàng 1Nhân viên đặt hàng:
2.3.1.1Nhân viên đặt hàng:
- Quản lý đơn hàng nội:
• Nhận đơn hàng nội từ các TTKD, kiểm tra thông tin đơn hàng theo quy định của Công ty.
• Tất cả các đơn hàng đều cần có phê duyệt cho phép đặt hàng của phòng phân tích kinh doanh trước khi tiến hành đặt hàng.
>
- Đặt hàng với NCU (NCU):
• Định kỳ đánh giá NCU
• Tiến hành đặt hàng và trao đổi thông tin liên quan tới đặt hàng với NCU • Cập nhật thông tin vào các hồ sơ theo dõi liên quan
• Lên họp đồng ngoại, nhập thông tin đơn hàng lên hệ thống quản lý nội bộ Oracle.
• Chuẩn bị hồ sơ họp qui sản phẩm và xin giấy phép nhập khẩu chuyên ngành nếu có.
• Theo dõi NCU giao hàng, giục NCU giao hàng theo thời gian cam kết • Cung cấp thông tin đặt hàng cho các bên liên quan
• Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình đặt hàng, xử lý nhầm hàng, thiếu hàng, sản phẩm không phù họp...
- Hỗ trợ, cung cấp thông tin cho các bên liên quan:
• Cập nhật thông tin hàng hóa vào các hồ sơ theo dõi liên quan và cung cấp thông tin cho bộ phận khi cần;
• Hỗ trợ các TTKD về quy trình đặt hàng, chính sách của NCU liên quan đến mua hàng;
• Hỗ trợ thông tin và chứng từ liên quan đến tham vấn giá, báo cáo, khiếu nại... với các nhóm liên quan.
- Xử lý khiếu nại:
• Tiếp nhận và phối họp vói cán bộ Logistics giải quyết các vấn đề về hàng hóa có liên quan đến khâu đặt hàng
• Phối họp với cán bộ Logistic và phòng xuất nhập khẩu- XNK trong các vụ việc phát sinh khiếu nại với bảo hiểm, các vụ việc hàng hóa bị hải quan tham vấn giá...