Quy trình quản lý nguồn vốn ODA nói chung bao gồm các bước sau đây:
- Xây dựng danh mục chương trình, dự án ODA (sau đây gọi tắt là “chương trình, dự án”) yêu cầu tài trợ đối với từng nhà tài trợ.
Đây là một bước khởi đầu rất quan trọng trong quy trình quản lý nguồn vốn ODA. Lúc này Cơ quan chủ quản chủ động xây dựng danh mục yêu cầu
tài trợ ODA dựa trên cơ sở nhu cầu cần tài trợ của lĩnh vực thuộc thẩm quyền, các tiêu chí ưu tiên được phân bổ nguồn vốn, chính sách cam kết nguồn vốn và các điều kiện tài trợ. Cơ quan chủ quản gửi Bộ KH&ĐT danh mục yêu cầu tài trợ ODA kèm theo đề cương chi tiết của từng chương trình, dự án với những nội dung chủ yếu về bối cảnh, sự cần thiết của dự án, mục tiêu, quy mô, địa điểm của dự án, lý do lựa chọn và lợi thế của nhà tài trợ, nội dung các cấu phần, tính khả thi, hiệu quả. Sau đó, Bộ KH&ĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Danh mục yêu cầu tài trợ ODA.
Ở giai đoạn này nguồn vốn ODA chưa được đưa vào trong dự án, tuy nhiên có thể xác định được lượng vốn cần cho dự án là bao nhiêu, lượng vốn huy động từ nguồn vốn ODA là bao nhiêu, qua đó có thể thấy được quy mô vốn cho dự án là như thế nào để chúng ta có thể chủ động hơn trong công tác quản lý nguồn vốn ODA dành cho dự án.
- Chuẩn bị chương trình, dự án, bao gồm cả ký kết chương trình, dự án.
Sau khi đã được phê duyệt danh mục dự án, Chủ dự án lập chương trình sử dụng nguồn vốn ODA; kiểm tra đánh giá, chịu trách nhiệm toàn diện về nội dung chương trình; lấy ý kiến các Bộ, ngành, địa phương và những chủ thể khác liên quan hoặc tham gia thực hiện và thụ hưởng lợi ích của chương trình, thoả thuận với nhà tài trợ về nội dung văn kiện chương trình và triển khai quy trình và thủ tục về thẩm định và phê duyệt chương trình, dự án. Sau khi có quyết định ủy quyền bằng văn bản của Chính phủ về đàm phán, ký điều ước quốc tế cụ thể về ODA, Bộ KH&ĐT chủ trì, phối hợp với cơ quan chủ quản và các cơ quan liên quan tiến hành đàm phán, ký điều ước quốc tế cụ thể về ODA cho chương trình, dự án thuộc lĩnh vực phụ trách của cơ quan chủ quản.
Ở giai đoạn này, nguồn vốn ODA cũng có thể chưa được đưa vào dự án, mới chỉ có một số chi phí phát sinh ban đầu trong quá trình chuẩn bị.
- Thực hiện chương trình, dự án
đầu tư vào cho dự án. Bước đầu tiên của giai đoạn này là thảo luận để đi đến ký kết bản ghi nhớ thể hiện sự nhất trí giữa các bên. Bản ghi nhớ bao gồm các điều khoản tiêu chuẩn, các phụ lục tham chiếu, trong đó mô tả dự án và định số trách nhiệm của hai bên. Dự án sẽ chính thức được triển khai sau khi bản ghi nhớ được ký kết và các nhà thầu đủ tiêu chuẩn được tuyển chọn.
Trong giai đoạn này lượng vốn được đưa vào dự án là lớn nhất. Khối lượng công việc liên quan đến quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA là rất nhiều như thủ tục rút vốn và thanh toán khối lượng hoàn thành của dự án, tính toán và thanh toán các chi phí phát sinh, trượt giá trong quá trình thực hiện dự án... Các bên liên quan sẽ phải làm việc theo các quy định được ban hành để có thể quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn này.
- Theo dõi và đánh giá chương trình, dự án (bao gồm cả đánh giá sau chương trình, dự án); nghiệm thu, quyết toán và bàn giao kết quả thực hiện chương trình, dự án.
Đây là bước cuối cùng trong quy trình quản lý nguồn vốn ODA. Giai đoạn này bao gồm việc chuẩn bị báo cáo hoàn thành dự án đối với tất cả các dự án và tiến hành đánh giá sau dự án đối với một số dự án được lựa chọn. Nhà thầu thực hiện cần chuẩn bị báo cáo trước khi kết thúc dự án. Sự chấp thuận báo cáo này của nhà tài trợ đánh dấu thời điểm kết thúc dự án. Lượng vốn sau khi đã đưa vào ở các giai đoạn trước thì đây là giai đoạn để đánh giá, tính toán và tổng kết lại.
Sau khi dự án kết thúc có thể phải tiến hành đánh giá sau dự án, mô tả lịch sử của dự án, những thành công của dự án, những thiếu sót và xác định những bài học đúc kết trong khâu thiết kế và thực hiện dự án phân tích độc lập của nhà tài trợ cùng các văn kiện dự án khác có thể rút ra những bài học và đưa vào cơ sở dữ liệu về bài học kinh nghiệm của nhà tài trợ, tạo cơ sở để phản hồi thông tin vào hoạch định chính sách và chuẩn bị các dự án trong tương lai.