a) Nhân tố ảnh hưởng hiệu quả sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp
2.2.3.2 Hoạt động tiêu thụ hàng hóa
Tiêu thụ là hoạt đông cuối cùng của quá trình sản xuất. Nếu không tiêu thụ thì hàng hóa sản xuất ra sẽ không có ý nghĩa và sản phẩm được sản xuất ra chỉ được gọi là hàng hóa khi nó được trao đổi, mua bán trên thị trường. Do đó hoạt đông tiêu thụ đóng một vai trò quan trọng không kém so với các hoạt động khác trong quá trình sản
xuất. Là một công ty thương mại, Công ty cổ phần thương mại vật liệu – khí đốt Nha
Trang càng xem vấn đề tiêu thụ là một khâu quan trọng vì đây là hoạt động chủ yếu
của Công ty.
Thông qua việc duy trì và thu hút khách hàng ngày càng nhiều, hàng hóa của
Công ty đã xâm nhập vào hầu hết các tỉnh miền Trung và có sức mạnh cạnh tranh đối
với các đối thủ cùng mặt hàng trên thị trường.
Thông thường Công ty thường tiêu thụ hàng hóa theo phương thức bán lẻ tại
các quầy hàng ví dụ như xăng dầu. Nếu số lượng hàng hóa ít thì công ty bán hàng trực
tiếp, ghi hóa đơn bán lẻ. Nếu số lượng hàng hóa bán ra với số lượng lớn thì công ty bán thông qua hợp đồng thương mại.
Quá trình tiêu thụ hàng hóa được thể hiện qua quy trình sau (bán hàng với số lượng lớn):
Thanh toán Tiếp nhận đơn đặt hàng Xử lý đơn đặt hàng Chuẩn bị hàng hóa Kiểm tra hàng hóa Kiểm tra và lưu hồ sơ Giao nhận hàng
a) Tiếp nhận đơn đặt hàng:
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa với khối lượng lớn, họ sẽ gửi đơn đặt hàng đến Công ty, cụ thể là phòng kinh doanh. Nếu khách hàng là khách hàng quen thì họ chỉ đặt hàng qua các phương tiện liện lạc như điện thoại, fax. Trong đơn đặt hàng, khách hàng sẽ nêu rõ loại hàng, số lượng, chất lượng hàng hóa.
b) Xử lý đơn đặt hàng:
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận xử lý đơn hàng của
phòng kinh doanh sẽ lập ra một số mẫu đơn hàng (5 mẫu) và định giá đơn hàng
theo bảng giá. Sau đó sẽ gởi mẫu đơn hàng và bảng định giá đến bộ phận kiểm tra
tín dụng tại phòng kế toán để xem hạn mức tín dụng. Nếu đơn hàng vượt quá hạn
mức tín dụng thì sẽ được chuyển sang kế toán trưởng để xem xét có nên chấp nhận đơn đặt hàng này hay không. Kế toán trưởng sẽ xem xét mức độ tin cậy đối với
khách hàng, nếu khách hàng có độ tin cậy cao (thường xuyên mua với số lượng lớn
và thanh toán nhanh chóng) thì sẽ chấp nhận đơn hàng, nếu không thì không chấp
nhận. Nếu đơn hàng nằm trong hạn mức tín dụng thì chấp nhận đơn hàng. Sau đó
bộ phận xử lý đơn hàng sẽ gửi mẫu đơn đến khách hàng để thông báo với khách hàng là đã chấp nhận đơn hàng (mẫu đơn 1) và lưu lại một mẫu đơn theo mã số
khách hàng (mẫu 5).
c) Chuẩn bị hàng hóa:
Đơn hàng sau khi đã được chấp nhận, bộ phận xử lý đơn hàng sẽ chuyển một
mẫu đơn qua bộ phận kho hàng (mẫu 3). Bộ phận kho hàng sẽ chọn hàng hóa, lập
phiếu xuất kho (2 phiếu). Một phiếu được kèm theo hàng hóa gửi đi, 1 phiếu được
chuyển sang phòng kế toán để lưu và đối chiếu. Mẫu 3 sẽ được lưu tại kho theo mã
đơn hàng.
d) Kiểm tra hàng hóa:
Sau khi hàng hóa được chuẩn bị, bộ phận xử ký đơn hàng sẽ kiểm tra hàng
hóa có đủ số lượng, chủng loại, chất lượng hay không rồi mới gửi đi kèm theo phiếu xuất kho cho khách hàng.
e) Giao nhận hàng:
Hàng hóa sẽ đượcvận chuyển đến nơi khách hàng. Khách hàng sẽ kiểm tra
hàng hóa dựa vào mẫu đơn đặt hàng và phiếu xuất kho. Nếu hàng hóa đúng như hai
loaị giấy tờ trên thì khách hàng tiến hành nhập kho hàng hóa.
f) Kiểm tra và lưu hồ sơ:
Bộ phận xử lý đơn hàng sau khi kiểm tra và gửi hàng đi thì chuyển mẫu đơn
(mẫu 4) cho phong kế toán. Phòng kế toán kết hợp giữa phiếu xuất vào mẫu đơn
hàng sẽ lập hóa đơn hàng hóa (3 hóa đơn). Một hóa đơn gửi cho khách hàng (hóa
đơn 2). Hóa đơn 2 sẽ được phản ánh doanh thu vào tài khoản. hóa đơn 3 sẽ được
phòng kế toán lưu lại để đối chiếu cùng với mẫu đơn hàng và phiếu xuất kho.
g) Thanh toán:
Sau khi khách hàng nhận được hóa đơn bán hàng thì sẽ tiến hành thanh toán cho Công ty.
Với uy tín lâu năm trên thị trường Công ty đã đạt được kết quả cao trong
hoạt động kinh doạnh. Kết quả đó được thể hiện qua doanh thu tiêu thụ sản phẩm. Sau đây là doanh thu tiêu thụ của từng mặt hàng của công ty qua 3 năm 2004 – 2006:
BẢNG 2.5: DOANH THU TIÊU THỤ CÁC MẶT HÀNG 3 NĂM 2004/2006. Đvt: ngàn đồng Chênh lệch 2005/2004 Chênh lệch 2006/2005 Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Giá trị % Giá trị % Xi măng 56.577.971 56.276.572 82.878.671 -301.399 -0,53 26.602.099 47,27 Nhựa đường 39.475.547 21.590.698 22.223.579 -17.884.849 -45,31 632.881 2,93 Sắt thép 50.790.889 63.947.684 40.292.885 13.156.795 25,90 -23.654.799 -36,99 Xăng dầu 37.477.403 68.230.597 96.676.675 30.753.194 82,06 28.446.078 41,69 Tổng DT 184.321.810 210.045.551 242.071.810 25.723.741 13,96 32.026.259 15,25
Nhận xét:
Theo bảng trên ta thấy doanh thu tiêu thụ của năm 2004 là 184.321.810 ngàn đồng, năm 2005 là 210.045.551 ngàn đồng và năm 2006 là 242.071.810 ngàn đồng. Như
vậy, ta thấy doanh thu tiêu thụ của Công ty tăng qua 3 năm. Có được kết quả này là do: khi mặt hàng này giảm không đáng kể thì các mặt hàng khác lại tăng lên nhiều,
cụ thể:
Vào năm 2005, khi mà xi măng giảm 301.399 ngàn đồng tương đương giảm
0,53% và nhựa đường giảm 17.884.849 ngàn đồng tương đương giảm 45.31% thì doanh thu tiêu thụ của sắt thép lại tăng 13.156.795 ngàn đồng tương đương tăng 25, 90% và xăng dầu cũng tăng 30.753.194 ngàn đồng tương đương tăng 82,06%.
Tương tự đối với năm 2006, ta thấy chỉ có doanh thu tiêu thụ của sắt thép là giảm 23.654.799 ngàn đồng tương đương giảm 36,99% còn doanh thu tiêu thụ của
tất cả các mặt hàng khác đều tăng, cụ thể doanh thu tiệu thụ của xi măng tăng
26.602.099 ngàn đồng tương đương tăng 47,27%, nhựa đường tăng 632.880.947
ngàn đồng tương đương tăng 2,93% và doanh thu tiêu thụ của xăng dầu tăng
29.446.078 ngàn đồng hay tăng 41,69%.