a) Nhân tố ảnh hưởng hiệu quả sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp
2.2.3.1 Hoạt động thu mua hàng hóa
Công ty Cổ phần thương mại vật liệu – khí đốt Nha Trang là một công ty thương mại nên hàng hóa đầu vào cũng là hàng hóa bán ra. Do đó việc thu mua hàng hóa chiếm một vị trí quan trọng vì nếu Công ty mua được hàng hóa chất lượng tốt thì khi bán ra sẽ được sự tín nhiệm của khách hàng, ngược lại thì sẽ bị khách hàng từ
chối, tẩy chay. Ngoài việc đảm bảo chất hàng hóa với giá cạnh tranh thì công ty còn phải xác định được nhu cầu của thị trường để nhập kho số lượng hàng hóa thích hợp,
nếu nhập ít thì không đảm bảo được nhu cầu của thị trường, ngược lại nếu nhập kho
quá nhiều thì sẽ dẫn đến tồn kho quá lớn gây ứ đọng vốn.
Công ty thường thu mua hàng hóa theo phương thức thanh toán trả sau, ứng trước một số hàng hóa
Kiểm tra và yêu cầu đặt hàng Duyệt xét kế hoạch Tiến hàng đặt hàng Vận chuyển hàng về kho Kiểm tra hàng hóa Nhập và lưu hồ sơ Thanh toán
a) Kiểm tra và yêu cầu đặt hàng:
Muốn mua hàng trước hết Công ty cần xác định lượng hàng tồn trong kho là bao nhiêu, số lượng và chủng loại hàng hóa như như thế nào thì mới xác định lượng
nhập cho hợp lý. Nhân viên kho, thủ kho và trưởng quầy hàng xăng dầu sẽ tiến
hành kiểm tra kho vào giữa và cuối tháng. Sau đó thủ kho và quầy trưởng báo cáo
số liệu tồn kho lên phòng kinh doanh và đề nghị nhập thêm hàng. Thông thường số lượng hàng tồn kho an toàn, cần phải nhập hàng là:
BẢNG 2.4: LƯỢNG HÀNG TỒN KHO TỐI THIỂU
Loại hàng hóa Tỷ lệ lượng HTK/ số lượng tiêu thụ (%)
Xi măng 30
Nhựa đường 9
Sắt thép 26
Xăng dầu 35
b) Duyệt xét kế hoạch:
Sau khi yêu cầu đặt hàng được đưa lên từ tổng kho và các quầy hàng, phòng kinh doanh – nghiệp vụ tiến hành kiểm tra kế hoạch tiêu thụ và nhập hàng của
doanh nghiệp. Đồng thời phòng kinh doanh còn phải xác định số lượng hàng tồn
kho hợp lý để nhập hàng cho vừa đủ. Nếu hàng nhập thiếu thì sẽ không đủ cho tiêu thụ, còn nhập hàng quá nhiều sẽ dẫn đến thừa hàng, vốn bị ứ đọng và việc sử dụng
vốn không hiệu quả.
c) Tiến hành đặt hàng:
Khi đã thông qua được kế hoạch đặt hàng, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ cử nhân viên đi đến nhà cung cấp đặt hàng hoặc nếu nhà cung cấp quen thì gọi điện hay fax để đặt hàng.
Tùy theo lọai hàng hóa mà số lần đặt hàng có khác nhau. Như xăng dầu được
tiêu thụ nhanh với số lượng lớn nên việc đặt hàng thường xuyên hơn, hầu như tháng
nào công ty cũng nhập loại hàng này. Xi măng và sắt thép thì ít hơn nhưng công ty
phải tính thời điểm đặt hàng phòng ngừa rủi ro do thời tiết ví dụ như mùa mưa bão việc vận chuyển và tiêu thụ gặp khó khăn hơn nên công ty thường nhập hàng với
khối lượng lớn vào trước mùa mưa. Tuy nhiên đối với xi măng thì cần phải xác định số lượng nhập nhiều nhưng cũng phải hợp lý vì đây là loại hàng hóa dẽ bị tác động của môi trường, gặp nước sẽ bị hư hỏng, vón cục. Riêng đối với mặt hàng nhựa đường vì đây là mặt hàng công ty nhập khẩu trực tiếp từ Singapore nên việc
vận chuyển gặp khó khăn, không phải lúc nào cũng có tàu để vận chuyển và thường
phải đủ chuyến thì tàu mới vận chuyển nếu không phải đi tàu chợ (ít khi), do đó công ty thường nhập khẩu với số lượng lớn, mấy tháng mới nhập khẩu một lần.
Phòng kinh doanh sẽ thống nhất với nhà cung cấp về số lượng, chủng loại,
chất lượng hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán và những điều kiện chiết khấu
thông qua hợp đồng mua bán. Vì doanh nghiệp là những khách hàng lâu năm và có uy tín nên thường được chiết khấu với tỉ lệ cao.
d) Vận chuyển hàng về kho:
Sau khi đã ký hợp đồng với nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng
hóa đến kho của Công ty. Các loại hàng hóa khác nhau thì vận chuyển bằng những phương tiện khác nhau. Xăng dầu được nhà cung cấp vận chuyển bằng xe bồn. Xi măng được chuyển đến kho bằng xe tải. Nhựa đường thì vận chuyển bằng tàu thủy.
Việc đảm bảo an toàn và chất lượng trên đường đi cho hàng hóa là trách nhiệm của
nhà cung cấp.
e) Kiểm tra hàng hóa:
Khi hàng hóa về đến kho của Công ty, bộ phận kiểm tra hàng hóa ở kho kết
hợp với một nhân viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra hàng hóa. Hàng hóa
được kiểm tra có đủ về số lượng, chủng loại, chất lượng như trong hợp đồng thương
mại hay không. Nếu không đúng như hợp đồng thương mại thì phòng kinh doanh yêu cầu nhà cung cấp cung ứng đúng như hợp đồng, nếu nhà cung vẫn không chịu
thì công ty sẽ phải nhờ đến sự can thiệp của luật pháp. Nếu hàng hóa đáp ứng đúng như hợp đồng thì nhân viên kho tiến hành cho nhập kho.
f) Nhập và lưu hồ sơ:
Sau khi hàng hóa đã được kiểm tra đúng như hợp đồng thương mại, nhân
Tiếp theo, thủ kho sẽ làm phiếu nhập kho cho hàng hóa và thông báo số liệu hàng tồn kho cho phòng kế toán để phòng kế toán vào sổ chi tiết về số lượng và giá trị.
g) Tiến hành thanh toán:
Sau khi hàng hóa đã nhập kho và hồ sơ hàng hóa đã được lưu trữ thì phòng kế toán tiến hành chi tiền để trả tiền hàng hóa. Vì doanh nghệp là một khách hàng
lâu năm nên được nhà cung cấp ưu tiên không những về chiết khấu thương mại mà còn về phương thức thanh toán. Thông thường Công ty than toán theo phương thức
trả sau mà không cần phải ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Đôi khi nhà cung cấp còn ứng trước một số lượng hàng hóa cho Công ty mà chưa cần thanh toán.
Đối với mặt hàng nhựa đường Công ty thường dùng thanh toán theo 2 loại
giá CIF hoặc FOB. Tùy theo tình hình thị trường mà Công ty áp dụng hai loại giá
trên sao cho có lợi nhất cho Công ty.