- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, cơ cấu bộ máy kế toán gọn nhẹ, hợp lý, hoạt động có hiệu quả, phù hợp với quy mô sản xuất. Đó là điều kiện quan trọng nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời và giúp nâng cao trình độ kế toán.
- Phòng kế toán của công ty được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể rõ ràng, c ề . - ế ậ .
- Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán HTK nên HTK có độ chính xác cao, và tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng xác định được lượng nhập – xuất – tồn cho từng loại HTK, giúp lãnh đạo công ty nắm bắt thông tin kịp thời để chủ động trong việc ký kết hợp đồng mua bán.
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý được hạch toán theo từng khoản mục góp phần theo dõi chính xác các khoản chi phí này.
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 103 - Việc hạch toán doanh thu và chi phí được thực hiện một cách rõ ràng, cuối kỳ kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Đặc biệt trong công tác hạch toán chi phí, công ty đã mở các sổ chi tiết chi phí rõ ràng để theo dõi từng loại chi phí. - Ngoài ra, công ty còn sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của cơ quan thuế để kê khai thuế GTGT, thuế TNDN,... nên có thể hạn chế được một số sai sót trong tính toán. 3.1.1.2. Về chế độ chứng từ, sổ sách kế toán - . - . - điề . - . 3.1.1.3.Về hệ thống tài khoản
Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản khá chi tiết, cụ thể, phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng hạch toán, tạo điều kiện vừa theo dõi tổng hợp vừa theo dõi chi tiết các đối tượng hạch toán một cách chính xác.
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 104
3.1.1.4.Về các biểu mẫu báo cáo tài chính
Công ty sử dụng các biểu mẫu báo cáo tài chính, gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính phù hợp với quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006, bổ sung theo thông tư số 153/2010/TT – BTC ngày 28/09/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
3.1.1.5. Về bảo quản nguyên vật liệu
Việc tổ chức bảo quản nguyên vật liệu trong kho cũng được công ty quan tâm đúng mực. Công ty đã xây dựng hệ thống kho tương đối tốt, bảo đảm nguyên vật liệu được trông coi cẩn thận, tránh tình trạng xảy ra mất mát.
3.1.1.6.Về nghĩa vụ đối với Nhà nước
Công ty luôn hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước: nộp thuế đúng hạn, đầy đủ đồng thời tuân thủ quy định chính sách của Nhà nước về tiền lương, nhân sự (tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật,...).
3.1.1.7.Về phía người lao động
Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động. Thực hiện chế độ cho người lao động được hưởng lương các ngày nghỉ lễ, nghỉ phép, thực hiện các chính sách khuyến khích người lao động tích cực làm việc.
3.1.2. Nhược điểm
3.1.2.1.Về công tác kế toán tại công ty
- Công ty có sử dụng mã hàng trong việc quản lý hàng hóa, tuy nhiên mã hàng được xây dựng chưa thống nhất gây khó khăn trong quá trình nhập liệu vào phần mềm.
- Chính sách công nợ bán hàng 30 ngày là quá dài và không có điều khoản phạt khi thanh toán nợ quá hạn nên khách hàng thường xuyên thanh toán chậm dẫn đến
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 105 tình trạng công ty bị ứ đọng vốn, chiếm dụng vốn nên không đủ khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn, điều này tiềm ẩn nguy cơ phá sản cao.
- Công ty cũng chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi nên khi không đòi được nợ, việc phản ánh doanh thu bán hàng của công ty sẽ không đảm bảo chính xác và hợp lý.
3.1.2.2.Về công tác phân tích hoạt động kinh doanh
Phân tích hoạt động kinh doanh là việc đánh giá toàn bộ quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nhằm làm rõ chất lượng kinh doanh và nguồn tiềm năng cần khai thác. Trên cơ sở đó đề ra các phương án, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty, nhưng vấn đề phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty hiện nay vẫn chưa được đề cập một cách triệt để. Theo em đây là một thiếu xót lớn vì đó là công việc quan trọng trong công tác quản lý của công ty, thông qua việc phân tích này, Giám đốc sẽ thấy được ưu nhược điểm của công ty trong quá trình hoạt động, giúp phát hiện được những khả năng tiềm năng, nhìn nhận một cách đúng đắn về sức mạnh cũng như các mặt hạn chế trong hoạt động kinh doanh của công ty.
3.2.Kiến nghị
Thông qua những nhận xét trên, em có một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH SX – TM Hải Thanh V.N như sau:
3.2.1. Về công tác quản lý tại công ty
- Trong tình hình cạnh tranh khốc liệt hiện nay, việc tìm kiếm khách hàng mới và duy trì quan hệ kinh doanh với khách hàng cũ là hết sức quan trọng. Để làm được điều đó công ty cần mở rộng liên lạc với các đối tác lớn hơn nữa bằng cách quảng cáo, đặc biệt là qua các website. Công ty cần cập nhật thường xuyên các loại hình sản phẩm, mẫu mã,… Đồng thời cần quan tâm tới những khách hàng thân thiết và khách hàng tiềm năng bằng những chính sách ưu đãi khác nhau.
- Công ty cần đề ra các biện pháp giảm chi phí sản xuất nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng tính cạnh tranh đối với các công ty khác. Ví dụ công ty có thể giảm chi phí nguyên vật liệu bằng cách xây đựng định mức tiêu hao hợp lý hơn và quản lý
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 106 tiêu hao nguyên vật liệu chặt chẽ theo định mức đó. Đồng thời quản lý chi phí theo từng bộ phận để quy đúng trách nhiệm cho các bộ phân có liên quan, đối với chi phí nhân công trực tiếp ta có thể giảm chi phí bằng cách tăng năng suất lao động, tố chức sản xuất hơp lý nhằm hạn chế việc lãng phí sức lao động…
- Cần có chính sách, chế độ khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả, không ngừng nâng cao chất lượng, ưu đãi cho người lao động như: lương, thưởng,… khuyến khích họ đem hết khả năng của mình phục vụ cho lợi ích của công ty. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm tiếp theo, góp phần thúc đẩy sự phát triển công ty.
- Công ty nên thuê kho mới rộng rãi, chác chắn hơn để việc dự trữ và bảo quản hàng hóa được thực hiện một cách tốt nhất. Thủ kho phải thường xuyên báo cáo tình hình lưu kho của công ty, đặc biệt coi trọng công tác an toàn phòng cháy chữa cháy, chống dột, chống mối mọt.
- Công ty nên có nhiều chính sách ưu đãi đối với khách hàng lâu năm hoặc những khách hàng lớn như: chiết khấu doanh số theo cấp bậc, thưởng hàng quý,… Trong điều kiện kinh tế thị trường nhiều biến động như hiện nay, những hình thức ưu đãi linh hoạt và hợp lý trong bán hàng sẽ là công cụ mạnh mẽ để thu hút khách hàng, tăng cường khả năng tiêu thụ hàng hóa, tăng lợi nhuận kinh doanh.
- Công ty nên nghĩ đến hướng đi mới là cổ phần hóa công ty. Bằng cách này, công ty sẽ tăng được nguồn vốn chủ sỡ hữu nhờ vốn góp của cổ đông. Ngoài ra, công ty có thể chủ động huy động vốn nhàn rỗi của các nhân viên với mức lãi suất phù hợp.
3.2.2. Về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
- Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty có một nhân viên kế toán và một kế toán trưởng. Trong đó, kế toán tổng hợp phải đảm nhiệm nhiều công việc, việc xử lý số liệu, nghiệp vụ rất nhiều và phức tạp. Công ty nên tăng cường thêm kế toán viên nhằm giúp đỡ cho kế toán tổng hợp, đáp ứng tốt yêu cầu công việc.
- Nên thường xuyên cập nhật, nâng cấp phiên bản phần mềm kế toán vì hiện nay hệ thống, chế độ kế toán thường xuyên có những thay đổi mới.
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 107 - Công ty nên xây dựng hệ thống kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý thực hiện công việc hoạch định, tổ chức điều hành, kiểm soát và có những quyết định đúng đắn, kịp thời trong hiện tại và tương lai.
- Công ty cũng nên thống nhất cách đặt mã hàng hóa, nhà cung cấp, khách hàng… trong phần mềm kế toán để thuận tiện cho việc nhập liệu và tìm kiếm dữ liệu khi cần.
- Bên cạnh đó, cần xem xét, cân nhắc về chính sách công nợ của công ty, với lợi thế là hàng giá lẻ, công ty cần tạo cho khách hàng một thói quen khi thanh toán công nợ (đề nghị 7 ngày kể từ ngày khách hàng ký nhận hàng).
3.2.3. Về sổ sách sử dụng
Hiện tại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty đều ghi vào sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy có nhiều trường hợp một số đối tượng kế toán chủ yếu có nghiệp vụ phát sinh nhiều lần. Vì vậy, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép vào sổ cái, công ty có thể mở một số sổ nhật ký đặc biệt như: sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán đó. Các sổ nhật ký đặc biệt là một phần của sổ nhật ký chung nên phương pháp ghi chép cũng tương tự như sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ đã ghi vào sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ nhật ký chung.
3.2.4. Về công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Về hạch toán các khoản làm giảm trừ doanh thu
Mặc dù số lượng khách thanh toán trả chậm là tương đối nhiều và công ty hoạt động lâu dài, lượng khách quen cũng tăng theo thời gian nhưng công ty lại chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán. Vì thế, để thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh và cũng để giúp công ty tăng vòng quay vốn thì công ty nên quy định một khoản chiết khấu thanh toán hợp lý cho khách hàng.
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 108 Về mở thêm tài khoản chi tiết
- Công ty mở TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm” để theo dõi chung cho thành phẩm. Vì vậy để xác định kết quả kinh doanh riêng cho từng nhóm hàng, công ty nên mở riêng các TK chi tiết cho từng nhóm hàng, mặt hàng. Ví dụ:
TK 51121: Doanh thu bán dầu gội
TK 51122: Doanh thu bán kem dưỡng tóc ………
Cụ thể công ty cần có hệ thống sổ chi tiết theo dõi tình hình doanh thu theo từng nhóm hàng, mặt hàng như sau:
Bảng 3.1: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng (theo mẫu)
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
Tháng 12/2011 TK 51122
Tên sản phẩm: Kem dưỡng tóc Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
Ngày ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Số hiệu Ngày
01/12 00012 01/12 Doanh thu bán kem
dưỡng tóc 150 18,150 2,722,500
… … … … … … …
TỒNG CỘNG
Người ghi sổ Ngày 30 tháng 12 năm 2011
Kế toán trưởng
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 109 - Công ty mở TK 632 “Giá vốn hàng bán” để phản ánh trị giá vốn của tất cả sản phẩm, hàng hóa. Vì vậy, để xác định kết quả kinh doanh riêng cho từng nhóm hàng, mặt hàng, công ty nên mở thêm các TK chi tiết cho từng nhóm hàng hoặc từng mặt hàng. Ví dụ:
TK 6321: Giá vốn dầu gội
TK 6322: Giá vốn kem dưỡng tóc ………..
Và cũng tương tự như doanh thu, công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi giá vốn hàng bán cho từng mặt hàng, nhóm hàng riêng biệt.
- Công ty sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, TK này được mở chung cho toàn bộ hoạt đông trong công ty và không có TK cấp 2. Vì vậy TK 911 cũng cần mở rộng thêm các TK con của từng nhóm hàng, mặt hàng cụ thể để theo dõi tình hình kinh doanh, nhằm phục vụ cho công tác quản trị. Ví dụ:
TK 9111: Xác định kết quả kinh doanh dầu gội
TK 9112: Xác định kết quả kinh doanh kem dưỡng tóc ………
Việc mở thêm các TK chi tiết có thể giúp kế toán xác định kết quả kinh doanh riêng cho từng mặt hàng cụ thể tại công ty.
Về chi phí nguyên vật liệu
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên chi phí này cần được tập hợp chính xác, kịp thời và chặt chẽ. Mỗi lần xuất dùng cần phải được theo dõi chi tiết, tránh việc xảy ra mất mát, lãng phí. - Đối với nguyên vật liệu mua dùng trực tiếp cho quá trình sản xuất, do không nhập kho nên khó kiểm soát thực tế có mua hay không. Vì vậy, khi thanh toán cần phải có xác nhận của thủ kho và bộ phận sản xuất.
- Khi mua vật tư về nhập kho hay dùng trực tiếp cho quá trình sản xuất nên sử dụng biên bản kiểm nghiệm vật tư để tránh tình trạng vật tư mua về không đúng qui cách, không đảm bảo chất lượng.
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 110
Bảng 3.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư (theo mẫu):
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày… tháng… năm…
Căn cứ số… ngày… tháng… năm… của… Ban kiểm nghiệm gồm:
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư:
STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hóa Mã số Phương pháp kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 … Cộng Về phân bổ chi phí
- Để xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, nhóm hàng cụ thể, công ty cần phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, từng mặt hàng
- Công ty có thể phân bổ chi phí trên cơ sở tỷ lệ giá vốn hàng bán của từng loại sản phẩm, theo công thức như sau:
Tỷ lệ giá vốn hàng bán của từng sản
phẩm, hàng hóa
=
Giá vốn hàng bán của từng loại sản phẩm
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 111 Chi phí bán hàng phân bổ cho từng nhóm sản phẩm, hàng hóa = Tổng chi phí bán hàng trong kỳ X Tỷ lệ giá vốn hàng bán của từng sản phẩm, hàng hóa
Chi phí QLDN phân bổ cho từng nhóm sản phẩm, hàng hóa = Tổng chi phí QLDN trong kỳ X Tỷ lệ giá vốn hàng bán của từng sản phẩm, hàng hóa
- Hoặc phân bổ chi phí theo doanh thu thuần của các nhóm sản phẩm, theo công thức như sau: Chi phí bán hàng phân bổ cho từng nhóm sản phẩm, hàng hóa = Tổng chi phí bán hàng trong kỳ X Doanh thu thuần của từng nhóm sản phẩm, hàng hóa Tổng doanh thu thuần trong kỳ
Chi phí QLDN phân bổ cho từng nhóm sản phẩm, hàng hóa = Tổng chi phí QLDN trong kỳ X Doanh thu thuần của từng nhóm sản phẩm, hàng hóa Tổng doanh thu thuần trong kỳ
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 112 - Cụ thể theo tình hình hoạt động của công ty và thuận lợi trong việc tính toán, ta phân bổ chi phí theo doanh thu thuần trong kỳ như sau:
Ví dụ: Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí QLDN cho sản phẩm là Gel vuốt tóc
theo doanh thu thuần, biết: (ĐVT: VNĐ)
Doanh thu bán Gel vuốt tóc: 712,300,241 Tổng doanh thu bán hàng: 2,205,138,361