2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý
2.2. 2.3. 2.4. 2.5.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc: Người quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty trước pháp luật.
Phó Giám đốc: Giúp giám đốc điều hành công ty theo sự phân công và ủy quyền của giám đốc. Đồng thời, là trợ thủ đắt lực cho giám đốc, giúp giám đốc trong mọi vấn đề về kỹ thuật, quy trình công nghệ và giao dịch với khách hàng. Phòng kinh doanh và tiếp thị:
Chức năng: Thực hiện các hoạt động kinh doanh, hoạch định kế hoạch cụ thể, chọn từng thời kỳ trong cơ chế thị trường, nhằm đem lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Nhiệm vụ: Tổ chức công tác marketing, mở rộng thị trường, thu hút khách hàng, tích cực tìm kiếm đầu ra làm tăng cao doanh số bán hàng của công ty. Không ngừng sáng tạo, nâng cao mẫu mã, chào hàng và các hoạt động liên quan tiếp thị.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Kinh Doanh và Tiếp Thị Phòng Kinh Doanh xuất nhập khẩu Phòng Hành Chính Nhân Sự Phòng Kỹ Thuật Phân xưởng Phòng Kế Toán Tài Chính
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 56 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Chức năng: Tham mưu về mặt chiến lược, xây dựng và thực hiện phương án cụ thể trong SXKD xuất nhập khẩu.
Nhiệm vụ:
- Giao dịch đàm phán ký hợp đồng, xây dựng giá xuất khẩu, linh hoạt trong giao dịch kinh doanh trên cơ sở đảm bảo lợi nhuận cho công ty.
- Triển khai hợp đồng sản xuất, đôn đốc kiểm tra hàng xuất khẩu đúng tiến độ nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Phân xưởng:
Chức năng: Sản xuất và kinh doanh mặt hàng hóa mỹ phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu của công ty.
Nhiệm vụ:
- Làm ra nhiều mẫu mã mới chào bán và tăng tính cạnh tranh của công ty. - Quan hệ chặt chẽ với các phòng ban, tổ chức sản xuất nhằm nâng cao đời sống cán bộ cho công nhân viên.
- Có những biện pháp phòng chống mất mát, cháy nổ, vệ sinh môi trường, đảm bảo tránh để xảy ra tai nạn trong lao động.
Phòng hành chính nhân sự:
- Thực hiện quản trị hành chính văn phòng và các quan hệ pháp lý đối với đơn vị cá nhân có liên quan, giúp giám đốc tổ chức thực hiện chế độ lao động tiền lương trong công ty phù hợp với pháp luật Nhà nước quy định.
- Lập thủ tục đăng ký tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ trong công ty, tổng hợp thông tin và báo cáo công tác tháng, quý, năm; thực hiện công tác đối nội, đối ngoại.
- Lập hồ sơ vụ việc, dùng thủ tục pháp lý làm căn cứ để giải quyết tranh chấp, bất đồng, sai phạm theo pháp luật quy định.
- Giúp giám đốc tuyển dụng, bố trí sử dụng lao động.
- Lập hồ sơ theo dõi lao động và tổ chức quản lý lưu trữ an toàn bí mật hồ sơ nhân sự của công ty. Soạn thảo để giúp giám đốc ký ban hành các quyết định hành chính của công tác quản lý lao động, tiền lương theo quy định của pháp luật.
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 57 Phòng kỹ thuật:
- Sửa chữa, xử lý các sự cố về máy móc, phương tiện vận tải của công ty. - Tiếp nhận báo cáo quản lý kỹ thuật hàng tháng và thông báo lại cho công ty.
- Tổng hợp các báo cáo và có kế hoạch kiểm tra thực tế để đánh giá chất lượng thiết bị, trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch vận hành, sửa chữa phù hợp với tình trạng thiết bị. Tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác xử lý sự cố tại chỗ, tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục sự cố.
Phòng kế toán tài chính:
Chức năng:
- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán và tham mưu cho giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
- Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu đồng thời theo dõi phản ánh sự vận động kinh doanh của công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho ban lãnh đạo những vấn đề liên quan.
Nhiệm vụ:
- Ghi chép, tính toán phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, vốn, quá trình xác định kết quả hoạt động SXKD và sử dụng vốn của công ty.
- Kiểm tra hình thức thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu nộp, thanh toán, phát hiện kịp thời tình trạng gây lãng phí, vi phạm chế độ công ty, đồng thời phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của Nhà nước đối với các bộ phận liên quan khi cần thiết.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành SXKD, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập, theo dõi kế hoạch và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho giám đốc công ty.
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 58
2.1.2.Tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.4.1. Sơ đồ phòng kế toán
Bộ máy kế toán của công ty tố chức theo hình thức tập trung, tất cả mọi công việc được tổ chức xử lý tại phòng kế toán.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng:
- Tổ chức công tác kế toán tài chính của công ty: ghi chép chính xác, phản ánh trung thực kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động SXKD của công ty.
- Xét duyệt các báo cáo kế toán, lập tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của công ty theo chế độ quy định của Nhà nước.
- Tổ chức bảo quản và lưu trữ các chứng từ kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của công ty, đồng thời theo dõi phản ánh đúng tình hình công ty. Kế toán trưởng Thủ quỹ Thủ kho Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 59 - Nghiên cứu các chế độ chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê luật doanh nghiệp… của Nhà nước liên quan đến hoạt động của công ty nhằm đưa ra cách thực hiện phù hợp.
- Cùng giám đốc chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của công ty trước pháp luật.
Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp số liệu chứng từ các bộ phận kế toán chi tiết, lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh trong kỳ hoặc từng công trình, lập báo cáo quyết toán hàng quý, năm.
Kế toán công nợ:
- Lập phiếu nhập xuất kho NVL… lập hóa đơn GTGT, theo dõi và lưu các hợp đồng, theo dõi tình hình phát sinh công nợ trong phạm vi quản lý quy định chi tiết theo từng đối tượng.
- Phát hiện những bất hợp lý, mất cân đối các hiện tượng nợ tồn đọng không có khả năng thu hồi vào báo cáo với kế toán trưởng cùng giám đốc để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Báo cáo tình hình công nợ định kỳ hoặc thời điểm theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc yêu cầu của giám đốc và lập biên bản đối chiếu công nợ khi có yêu cầu.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý việc thu chi tiền mặt của công ty khi có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, hợp pháp. Hàng tháng, tiến hành kiểm kê báo cáo tình hình tiền mặt cho kế toán trưởng và giám đốc công ty biết.
Thủ kho: Có nhiệm vụ bảo quản và tránh hư hỏng, thất thoát hàng trong kho, kiểm tra nhiệm vụ nhập – xuất – tồn trong kỳ.
2.1.4.3. Hình thức ghi sổ kế toán
- Hình thức sổ sách kế toán: Nhật Ký Chung.
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 60
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty Diễn giải:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 61 vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
2.1.3.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
- Hệ thống tài khoản sử dụng: DN sử dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số 48/2006-QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền. - Nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng.
- Niên dộ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng tại DN là VNĐ.
- Đối với các khoản ngoại tệ chuyển đổi tỷ giá thực tế. - Kỳ lập báo cáo: Lập báo cáo tài chính theo năm.
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 62
2.2.Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH SX-TM Hải Thanh V.N công ty TNHH SX-TM Hải Thanh V.N
2.2.1. Đặc điểm hoạt động của công ty liên quan đến công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
- Công ty TNHH SX – TM Hải Thanh V.N hoạt động kinh doanh trên thị trường chính là các tỉnh lẻ và từ miền Trung trở vào Nam, sản xuất kinh doanh các mặt hàng mỹ phẩm như nước hoa, sữa rửa mặt, dầu gội đầu,… Ngoài ra, công ty còn mở rộng hoạt động kinh doanh sang các nước Newzealand, Ả Rập, Angola… - Điều đó cho thấy công ty đã tạo được uy tín trên thị thường, đứng vững trên sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ khác.
2.2.2. Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tháng 12/2011 tháng 12/2011
2.2.2.1.Kế toán doanh thu bán hàng 2.2.2.1.1. Nội dung
Doanh thu của DN là các khoản thu từ việc bán các sản phẩm như nước hoa, sữa rửa mặt, dầu gội đầu…
2.2.2.1.2. Chứng từ và sổ kế toán
- Hóa đơn GTGT/ Hóa đơn bán hàng - Phiếu thu
- Sổ chi tiết bán hàng - Sổ cái TK 511
2.2.2.1.3. Tài khoản sử dụng
TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 63
2.2.2.1.4. Trình tự luân chuyển chứng từ
Khách hàng Kế toán lập
hóa đơn GTGT (kiểm tra và ký) Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp Nhật ký chung
2.2.2.1.5. Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh
- Căn cứ vào hóa đơn số 0001210 ngày 01/12/2011, công ty bán hàng cho anh Nguyễn Văn B, với giá bán chưa thuế là 1,070,400 đồng, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa trả tiền cho công ty. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 131: 1,177,440
Có TK 5112: 1,070,400 Có TK 3331: 107,040
- Căn cứ vào hóa đơn số 0001223 ngày 02/12/2011, công ty bán hàng cho chị Nguyễn Thị Mai, với giá bán chưa thuế là 13,837,304 đồng, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa trả tiền cho công ty. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 131: 15,221,034
Có TK 5112: 13,837,304 Có TK 3331: 1,383,730
- Căn cứ vào hóa đơn số 0001233 ngày 05/12/2011, công ty bán hàng cho Công ty Cổ phần TM Đại Khương Việt, với giá bán chưa thuế là 15,054,690 đồng, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa trả tiền cho công ty. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 131: 16,560,159
Có TK 5112: 15,054,690 Có TK 3331: 1,505,469
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 64 - Căn cứ vào hóa đơn số 0001239 ngày 06/12/2011, công ty bán hàng cho Công ty cổ phần TM Đại Khương Việt với giá bán chưa thuế là 29,606,909 đồng, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa trả tiền cho công ty. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 131: 32,567,600
Có TK 5112: 29,606,909 Có TK 3331: 2,960,691
- Căn cứ vào hóa đơn số 0001250 ngày 08/12/2011, công ty bán hàng cho chị Lâm Thị Thùy Trang, với giá bán chưa thuế là 15,510,690 đồng, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa trả tiền cho công ty. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 131: 17,061,759
Có TK 5112: 15,510,690 Có TK 3331: 1,551,069
- Căn cứ vào hóa đơn số 0001259 ngày 09/12/2011, công ty bán hàng cho Công ty TNHH TM & DV Hoàng Minh Nhật, với giá bán chưa thuế là 36,510,000 đồng, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa trả tiền cho công ty. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 131: 40,161,000
Có TK 5112: 36,510,000 Có TK 3331: 3,651,000
- Căn cứ vào hóa đơn số 0001264 ngày 12/12/2011, công ty bán hàng cho Công ty TNHH TM & DV Phú Quý, với giá bán chưa thuế là 12,251,150 đồng, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa trả tiền cho công ty. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 131: 13,476,265
Có TK 5112: 12,251,150 Có TK 3331: 1,225,115
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 65 - Căn cứ vào hóa đơn số 0001279 ngày 13/12/2011, công ty bán hàng cho chị Nguyễn Thị Thắm, với giá bán chưa thuế là 33,258,040 đồng, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa trả tiền cho công ty. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 131: 36,583,844
Có TK 5112: 33,258,040 Có TK 3331: 3,325,804
…
SVTH: NGUYỄN THỊ THÙY DUNG TRANG 66
SỔ CÁI TK 511
“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Tháng 12/2011
Số chứng từ
Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh