HDV cần bình tĩnh, thận trọng nhưng kịp thời, chính xác và linh hoạt để có thể đủ tỉnh táo tìm ra phương thức, biện pháp giải quyết nhanh chóng và hợp
lý hơn cả đối với mỗi tình huống bất thường đã xảy ra, ngay cả những tình huống khẩn cấp đặc biệt. HDV cần linh hoạt xử lý dựa vào thời gian, mức độ, các tác động ngoại cảnh và các nhân tố chủ quan…tránh sự máy móc, khuôn cứng.
Khi gặp những tình huống nghiêm trọng, HDV phải lập biên bản và liên hệ với các cơ quan chức năng ở nơi xảy ra tình huống để phối hợp giải quyết một cách đúng đắn theo các qui định của pháp luật và hợp đồng giữa doanh nghiệp du lịch và khách du lịch. Đồng thời HDV phải nhanh chóng báo cáo về đơn vị chủ quản của mình.
Nếu tình huống xảy ra khi khách đi theo đoàn, HDV cần tranh thủ sự giúp đỡ, hỗ trợ của trưởng đoàn, của các thành viên trong đoàn nhằm xử lý tình huống một cách tốt nhất. Sự giúp đỡ đó đôi khi rất quan trọng, góp phần vào sự thành công của chuyến du lịch, đặc biệt là với những khách du lịch là các nhà khoa học, bác sĩ…tuy nhiên về nguyên tắc, HDV không được quên rằng khách có quyền từ chối sự giúp đỡ vì lý do nào đó, do vậy HDV chỉ có thể động viên tinh thần tự nguyện ở họ và vẫn chịu trách nhiệm về các quyết định xử lý của mình với các tình huống xảy ra.
Đối với khách du lịch quốc tế, ngoài các yêu cầu trên, khi xử lý các tình huống bất thường xảy ra, những tình huống nghiêm trọng liên quan trực tiếp tới khách, HDV cần báo trực tiếp hoặc qua đơn vị chủ quản của mình, báo cho nhân viên lãnh sự, nhân viên sứ quán (nếu có thể). Những trường hợp sau đây cần báo cáo cho lãnh sự quán, của nước có khách du lịch để phối hợp giải quyết: khách bị tử vong, phạm pháp cần xử lý theo pháp luật, mât hộ chiếu…