Trong hoạt động hướng dẫn du lịch, HDV không thể không gặp những tình huống khách nhau: đơn giản hay phức tạp, thú vị hay khó khăn căng thẳng thậm chí nguy hiểm…việc xử lý các tình huống xảy ra có thể không chỉ là công việc của HDV. Nhưng nói chung trước hết và cần thiết việc xử lý ấy do HDV phụ trách đoàn đảm nhiệm. Để xử lý các tình huống khác nhau xảy ra trong quá trình hoạt động hướng dẫn du lịch, HDV cần nắm được những yêu cầu chung là:
Luôn tỏ ra bình tĩnh, tự tin trong mọi tình huống từ đơn giản đến phức tạp, nguy hiểm căng thẳng. Bình tĩnh và tự tin sẽ giúp HDV có được sự sáng suốt và đưa ra những giải pháp đúng đắn, kịp thời, linh hoạt cho mỗi tình huống khác nhau từ việc trả lời các câu hỏi của khách cho tới việc giải quyết các sự cố bất thường. Mặt khác sự bình tĩnh, tự tin giúp cho khách du lịch yên tâm, tin tưởng tình cảm với HDV.
Kịp thời và nhanh chóng tìm những giải pháp hợp lý nhất lúc đó để giải quyết các tình huống. Những giải pháp do HDV đưa ra phải đảm bảo giới hạn của pháp luật. Do vậy HDV cần lường trước những tình huống có thể xảy ra trong chuyến du lịch mà mình có nhiệm vụ tổ chức thực hiện để dự liệu giải pháp.
Tranh thủ sự giúp đỡ về trí ruệ và sự góp sức của khách du lịch vào việc xử lý tình huống khi có thể. Với các tình huống liên quan đến tai nạn, đau ốm của các thành viên trong đoàn, sự giúp đỡ này là rất cần thiết. Nếu khách đi đoàn
có trưởng đoàn, sự giúp đỡ của trưởng đoàn là hết sức quan trọng. Khi gặp
có chuyên môn đó, HDV sẽ có trợ thủ đắc lực cho mình và đó cũng là một cách để tăng cường tri thức.
Với những tình huống nghiêm trọng hay không đúng với thoả thuận trong hợp đồng, HDV cần báo cáo với cơ quan chủ quản của mình đồng thời liên hệ với các cơ quan chức năng, chính quyền địa phương…để tham gia giải quyết và
ngăn ngừa, hạn chế những hậu quả có thể xảy ra. HDV cần có số điện thoại, địa
chỉ của cơ quan chức năng và chính quyền địa phương trên tuyến du lịch.