Việc chuẩn bị cho chuyến tham quan du lịch cũng có tầm quan trọng không nhỏ, góp phần vào thành công của chuyến tham quan nói chung và công việc của HDV nói riêng. Trước tiên dù là chuyến tham quan du lịch ngắn ngày hay nhiều ngày, HDV cần chuẩn bị và thực hiện những công việc sau:
- Chuẩn bị tư trang (trang phục phù hợp với chuyến tham quan, túi cặp, đèn pin, các đồ dùng khác).
- Kiểm tra sự sẵn sàng của các dịch vụ, đặc biệt là các dịch vụ vận chuyển, ăn uống, giải trí…
- Chuẩn bị những giấy tờ cần thiết (chú ý tới giấy phép tham quan, chụp ảnh ở những đối tượng tham quan được qui định).
- Chuẩn bị tiền thanh toán, mua vé…và chuẩn bị cả đồ uống dọc đường…
- Tranh thủ xem lại nội dung thuyết minh về tuyến điểm tham quan sắp thực hiện, nhất là những thông tin quan trọng, những con số…
- Có mặt trước nơi hẹn khách để xuất phát đi tham quan ít nhất là 15 phút, đảm bảo cho sự sẵn sàng của khách.
* HDV cần thông báo để khách chuẩn bị:
- Thời gian và địa điểm xuất phát tham quan, phương tiện vận chuyển khách tới địa điểm tham quan, độ dài thời gian cũng như khoảng cách từ nơi xuất phát tới đối tượng tham quan bằng phương tiện.
- Trang phục phù hợp với điểm du lich, với đối tượng tham quan khác nhau và các phương tiện có thể sử dụng cho chuyến tham quan du lịch.
- Chuẩn bị tiền (ngoại tệ hoặc chuyển đổi ra tiền địa phương) ở những nơi có thể mua hoa, hương hay mua đồ lưu niệm.
- Những giấy tờ cần thiết đối với khách du lịch.