HDV cần kiểm tra xem khách và hành lý của họ đã ở trên phương tiện chưa, trước khi cho phương tiện dời chỗ. Nói chung: HDV là người cuối cùng lên phương tiện.
Khi đã ở trên phương tiện vận chuyển khách du lịch, hướng dẫn viên cần tìm vị trí thích hợp cho mình (thường là ở vị trí khách có thể nhìn và nghe được lời của HDV mà không phải thay đổi tư thế hay vị trí trên phương tiện đồng thời thuận tiện cho chỉ dẫn, giới thiệu của HDV trên lộ trình).
HDV phát nước và bản đồ thành phố, tập sách hướng dẫn (nếu có).
HDV nhắc khách chỉnh đông hồ theo giờ nước sở tại (đối với khách nước ngoài).
HDV sau khi ổn định vị trí cho khách và cho mình, cần tự giới thiệu họ tên và chức danh, nhiệm vụ của mình một lần nữa, đồng thời giới thiệu người
điều khiển phương tiện vận chuyển và cung cấp những thông tin cơ bản nhất về chương trình của đoàn.
HDV cần căn cứ vào độ dài của chặng đường, thời gian vận chuyển khách về nơi lưu trú, căn cứ vào tình trạng sức khoẻ và tâm lý của khách mà quyết định giới thiệu hay không về nơi họ đi qua.
Nếu khách tỏ ra mệt mỏi cần nghỉ ngơi, yên tĩnh và mong nhanh chóng tới nơi lưu trú, chỉ cần cung cấp cho họ một số thông tin cần thiết như: khoảng cách từ nơi đón khách đến nơi lưu trú, thời tiết, trang phục, điều kiện ăn uống lưu trú và vài thông tin khác.
Nhưng nếu khách đang trong trạng thái sức khoẻ và tâm lý thoải mái, sẵn sàng đón nhận thông tin và quan sát cảnh vật những nơi đi qua, HDV có thể cung cấp cho họ những thông tin tình hình kinh tế, lịch sử, văn hoá mà khách đi qua. Đồng thời HDV cần chuẩn bị giới thiệu cho khách về những điểm nổi bật trên lộ trình như: đền, chùa,…. Nhưng dù trong trường hợp nào HDV cần có sự ân cần niềm nở và cảm thông với khách, vì đây là lần gặp gỡ đầu tiên nên ấn tượng để lại nơi khách sẽ rất sâu đậm.