*Trước chuyến đi tham quan
HDV cần thông báo cho đoàn khách những thông tin như: thời gian, địa điểm tham quan, lệ phí vào cửa, những yêu cầu chuẩn bị cá nhân cho khách tuỳ thuộc vào đặc điểm của điểm du lịch, đối tượng tham quan, thời gian của chuyến tham quan, những qui định tại mỗi điểm tham quan.
HDV cần có sự chuẩn bị cá nhân thật chu đáo: xem tài liệu tuyến điểm tham quan sắp tới. Trang phục của hướng dẫn viên luôn luôn chỉnh tề, lịch sự và phù hợp với đối tượng tham quan.
*Trên đường đến điểm tham quan
- Để đưa khách đến điểm tham quan thì thông thường phương tiện vận chuyển là ôtô được sử dụng phổ biến nhất.
HDV cần có mặt trước thời gian quy định, nên bắt đầu bằng một câu chào, hỏi thăm khách.
Thông báo cho đoàn khách về chương trình tham quan ngày hôm đó, khoảng cách, thời gian đến điểm tham quan, những nơi du khách ngừng nghỉ,
thời gian dành cho mỗi nơi. HDV phải khơi gợi tò mò của du khách, cho họ cảm
thấy chuyến du lịch của họ đáng giá, vì có những điều hay phải đến tận nơi xem. Ngoài ra, cần thông báo vài nét về thời tiết trong ngày và những tin thời sự đặc biệt (nếu có).
Khi xe đi qua những nơi có di tích lịch sử hay công trình kiến trúc, văn hoá,….HDV cần chỉ dẫn và giảng giải cho khách. Ngoài ra để tạo hứng thú, cần xen kẽ trò chơi trên những chặng hành trình dài.
*Tại điểm tham quan
Trước khi khách xuống xe chuẩn bị vào điểm tham quan, HDV dành ít phút thông báo nơi đỗ xe, biển số xe, dấu hiệu xe (màu sắc, hình dáng…) để khách tiện tìm sau khi kết thúc cuộc tham quan. Thông báo thời gian tham quan và hẹn khách thời gian tập trung ra xe.
Hướng dẫn đoàn khách đứng vào vị trí thuận lợi trước khu vực điểm tham quan đợi HDV mua vé tham quan, liên hệ với thuyết minh viên tại điểm (nếu có).
Nếu không có thuyết minh viên tại điểm, hướng dẫn viên cần tập trung khách vào vị trí thuận lợi để giới thiệu, thuyết minh cho khách về đối tượng tham quan. Thông báo những quy định của điểm tham quan, khu vực có thể chụp ảnh, quay phim, khu vệ sinh, khu dịch vụ, …
Hướng dẫn viên nên dành khoảng 15 – 20 phút để khách tự do xem xét đối tượng tham quan, chụp ảnh lưu niệm … hay làm những gì mà họ mong muốn.
Kết thúc thời gian tham quan, HDV là người cuối cùng lên xe rời khỏi
Chú ý:
Thường xuyên kiểm tra số lượng khách trong quá trình hướng dẫn tham quan nhất là khi rời khỏi đảo, bản dân tộc,…, đảm bảo an toàn về tài sản và tính
mạng của khách. Đối với những điểm tham quan mang tính chuyên ngành, HDV
nên nhờ các chuyên gia, hoặc các HDV tại điểm giúp đỡ và thường xuyên bám sát đoàn.
Tất cả các quyết định liên quan đến việc thay đổi lộ trình, điểm tham quan du lịch,…HDV cần phải lập biên bản chi tiết có sự xác nhận của trưởng đoàn (hoặc các khách du lịch trong đoàn), …để tránh việc khiếu kiện sau này.