6. Bố cục của luận văn
3.4.2.3 Nhóm giải pháp về phƣơng thức quản lý
Hiện nay thị trường đòi hỏi các sản phẩm ra đời phải có chất lượng cao, với môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay để tìm tòi hướng đi mới công ty Lê Phan cần xây dựng lại phương thức quản lý.
Điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp với từng chức năng
- Maketing là hoạt động mũi nhọn của tất cả các doanh nghiệp, tuy nhiên công ty Lê Phan chưa quan tâm nhiều đến công tác maketing, các hoạt động maketing còn yếu nên hoạt động xúc tiến hỗn hợp chưa được chú trọng, thiếu thống nhất trong công ty về việc chiêu thị và hoa hồng khi được giới thiệu khách hàng mới, chưa có quảng bá hình ảnh sâu rộng trong cộng đồng. Với những đòi hỏi cấp bách hiện nay thì công ty nên thành lập thêm Bộ phận Maketing trực thuộc Phòng Kinh doanh chuyên đảm nhận công tác marketing, việc nghiên cứu thị trường, quan hệ cộng đồng và chăm sóc khách hàng.
- Cũng ở Phòng kinh doanh cần thành lập thêm Tổ định giá trực thuộc Phòng,
Tổ này phối hợp cùng với các phòng ban khác để lấy định mức từng loại sản phẩm, trên cơ sở đó đưa ra các chỉ tiêu cần phải tiết kiệm chi phí trong việc cung cấp sản phẩm, hao hụt trong quá trình sản xuất để định giá bán cho phù hợp.
- Về nghiên cứu và phát triển: hiện nay do Tổ nghiên cứu và ứng dụng trực thuộc Phòng Kỹ thuật công ty đảm nhiệm. Trong thời gian qua Tổ này đã có những thành tích đóng góp vào quá trình sản xuất của công ty. Tuy nhiên, để đạt được trình độ sản xuất cao hơn và đưa ra các sản phẩm nằm trong chiến lược phát triển sản phẩm chất lượng cao theo công nghệ hiện đại thì giải pháp cần thực hiện là:
+ Nâng Tổ nghiên cứu và ứng dụng thành Phòng Nghiên cứu và phát triển riêng biệt (tách ra từ Phòng Kỹ thuật) để từ đó có thể nắm bắt cụ thể nhu cầu của thị trường bao gồm các thông tin về chính sách phát triển kinh tế xã hội, quy hoạch
khu đô thị, các dự án sẽ triển khai, giá cả nguyên vật liệu đầu vào và đối thủ cạnh tranh,…
+ Cần đầu tư nhiều hơn cho hoạt động nghiên cứu sản phẩm mới không chỉ nhập mới công nghệ, máy móc mà còn phải nghiên cứu phát triển sản phẩm mới khác biệt và chất lượng cao để tung ra thị trường, điều đó giúp công ty tạo ra sự đột phá và cạnh tranh trong ngành.
+ Xây dựng đội ngũ nhân viên kỹ thuật có chuyên môn cao, khuyến khích phát huy sáng kiến trong toàn thể công nhân viên trong công ty, lấy hiệu quả ứng dụng trong thực tiễn làm thước đo chủ yếu, bên cạnh đó cần tăng cường hợp tác với cơ sở nghiên cứu khoa học, kết hợp với các học Viện khoa học và các trường Đại học lớn thực hiện các đề tài mang tính đột phá.
Tuy nhiên để làm được thì không nhất thiết phải đầu tư ồ ạt, vấn đề là phải kết hợp khai thác hiệu quả những máy móc đó với đầu tư mới ở những bộ phận quan trọng, giữa tự nghiên cứu thiết kế với mua mới hoặc liên kết cùng nghiên cứu. Yêu cầu này không đơn thuần xuất phát từ thực tế eo hẹp về vốn kinh doanh mà nó cũng đảm bảo cho doanh nghiệp giữ ổn định giá thành sản xuất.
Nâng cao hiệu quả hệ thống thông tin
Mục tiêu xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh và vững mạnh nhằm tạo điều kiện cho nguồn thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với thị trường được tối ưu thì các giải pháp như sau:
- Tiếp tục nâng cấp hệ thống thông tin phục vụ trực tiếp công tác quản lý chỉ đạo điều hành và tác nghiệp, các hệ thống thông tin bao gồm: quy trình sản xuất sản phẩm, kế toán, lưu trữ quản lý hồ sơ, quản lý văn bản, tổng hợp thông tin, báo cáo, quản lý điều tra khách hàng, quản lý thông tin thị trường tiêu thụ và thị trường nguyên liệu,....
- Bộ phận thông tin phải nắm bắt và thu thập được thông tin về thị trường, đặc biệt là thông tin về các đối thủ cạnh tranh khi tham gia ký hợp đồng cung cấp sản phẩm của họ. Thu thập những thông tin quy định về pháp luật, thông tin môi trường kinh doanh, thị trường nguyên liệu, đối thủ cạnh tranh chính xác kịp thời và đầy đủ là điều kiện tiên quyết để xác định nhiệm vụ kinh doanh và tổ chức sản xuất cho công ty.
- Để khắc phục những điểm yếu về thu thập thông tin, công ty cần tiếp tục triển khai thực hiện một số giải pháp sau:
+ Củng cố Bộ phận thông tin thuộc Phòng Tổ chức - tổng hợp, bộ phận này chịu trách nhiệm thu thập, tổng hợp thông tin do từng bộ phận cung cấp, sau đó xử lý, rút ra nhận xét làm cơ sở cho Ban giám đốc ra quyết định.
+ Củng cố hệ thống mạng nội bộ để thông tin nội bộ ngày càng thông suốt và nhanh chóng hơn, từ đó giúp công ty có kế hoạch quản lý nội bộ hiệu quả hơn và xử lý kịp thời các vướng mắc mà quá trình hoạt động công ty gặp phải.
+ Ưu tiên tuyển dụng nhân viên cho Bộ phận thông tin là những người có chuyên môn về công nghệ thông tin, quản lý mạng với đầy đủ kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức về kinh doanh, am hiểu thị trường và có tư duy nhạy bén sáng tạo.
+ Khuyến khích các bộ phận và từng nhân viên trao đổi thông tin lẫn nhau và chú trọng thu thập thông tin về các đối tượng mà họ có trách nhiệm quản lý (bao gồm các thông tin về thị trường, khách hàng, nhà cung cấp và đối thủ cạnh tranh).
- Ngoài ra, cần chú ý cách giao tiếp trong công ty, những giao tiếp hiệu quả sẽ cung cấp được lượng thông tin đầy đủ và kịp thời về các nội dung khác nhau luôn rất cần thiết trong giai đoạn thay đổi. Các kênh thông tin càng đa dạng, thì nguồn thông tin càng được tiếp cận nhanh hơn.
- Bổ sung kiến thức công nghệ thông tin cho cán bộ quản lý cấp cao, công nhân viên văn phòng chức năng.
- Cần sử dụng văn phòng điện tử để giảm thời gian hội họp, tiết kiệm chi phí. Nhìn chung, việc khai thác thông tin trong việc tìm hiểu và tiếp cận với các công nghệ tiên tiến, trình độ khoa học - kỹ thuật hiện đại, về nhu cầu của thị trường, nhu cầu của khách hàng, tốc độ đuổi theo và khả năng đón đầu của các đối thủ hiện tại và tiềm ẩn,...để từ đó giúp công ty có được những nhận định đúng đắn về những sản phẩm tung ra thị trường.