Công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại MB Quảng Nam cần được thực hiện nhất quán và theo một quy trình chặt chẽ. Tác giả đề xuất tiến trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên như sau:
Hình 3.2: Hoàn thiện tiến trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên Giai đoạn 1: Chuẩn bị đánh giá
tả công việc, kết quả đánh giá thực hiện công việc của kỳ trước mà trước các phòng ban xác định lại vi phạm trách nhiệm của nhân viên, mục tiêu của công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên để từ đó có những thay đổi phù hợp.
Một điểm quan trọng nữa trong giai đoạn này là bộ phận nhân sự thuộc phòng hành chính nhân sự phải chuẩn bị, thiết kế biểu mẫu đánh giá phù hợp để hỗ trợ hoạt động đánh giá và phục vụ hoàn thiện hồ sơ đánh giá làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác. Việc xây dựng biểu mẫu đánh giá là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành công của hệ thống đánh giá thực hiện công việc của doanh nghiệp. Trong khi xây dựng biểu mẫu đánh giá, phải luôn giữ một số nguyên tắc nhất định, đó là: việc đánh giá phải liên quan tới các tiêu chuẩn chung, nhằm mục đích so sánh giữa các cá nhân; mặt khác nó còn phải liên quan tới những tiêu chuẩn kết quả công việc có ý nghĩa, có tính đến các biến số quan trọng trong từng công việc khác nhau. Về nội dung, nói chung các tiêu chuẩn trong biểu mẫu đánh giá chủ yếu liên quan tới các nội dung cơ bản của bản mô tả công việc.
- Giai đoạn 2: Hoạch định đánh giá
Đây là giai đoạn rất quan trọng, ảnh hưởng cơ bản đến công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Giai đoạn này bao gồm:
+ Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá: đặt mục tiêu công việc là một trong những biện pháp quan trọng làm cơ sở cho công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Nhà quản trị nên để nhân viên tham gia vào quá trình đặt mục tiêu công việc. Điều này giúp nhân viên hiểu cơ sở của việc đặt mục tiêu công việc và nhận thức được những đóng góp của họ đối với doanh nghiệp. Trên cơ sở đã phân tích trên, tác giả đề xuất việc thiết lập tiêu chuẩn đánh giá chi tiết theo các bước sau:
+ Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển: có thể các nhân viên cần được đào tạo để có đủ khả năng đạt được những mục tiêu công việc đã đề ra. Để xác định đúng nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên, cần phải xác định được: năng lực làm việc hiện tại của nhân viên, mục tiêu mà nhân viên cần đạt được trong kỳ, năng lực mà nhân viên cần có để đạt mục tiêu.
đề ra sẽ được thực hiện, cán bộ quản lý cần giúp nhân viên xây dựng một kế hoạch hành động. Nó sẽ là kim chỉ nam cho nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu và đồng thời cho thấy các nỗ lực của cán bộ quản lý trong việc hỗ trợ nhân viên đạt được các mục tiêu công việc. Kế hoạch hành động cần được lưu trong hồ sơ đánh giá thực hiện công việc của nhân viên để làm cơ sở cho việc đánh giá cuối kỳ.
- Giai đoạn 3: Thu thập thông tin
Các cán bộ quản lý của chi nhánh quan sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên, của các giai đoạn cụ thể, xem xét nhân viên thực hiện có đúng quy trình, chuẩn mực đã thiết lập hay không? Đã thực hiện đạt ở giai đoạn nào và chưa đạt ở điểm nào để chuẩn bị cho việc đánh giá. Quan trọng là họ cần theo dõi cả quá trình thực hiện công việc của nhân viên. Việc xem xét công việc thường xuyên sẽ giúp cán bộ quản lý hiểu rõ tiến triễn công việc cũng như những trở ngại mà nhân viên gặp phải để có những hỗ trợ kịp thời. Có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để xem xét công việc được thực hiện như thế nào trong thực tế, bao gồm:
+ Quan sát nhân viên thực hiện công việc.
+ Kiểm tra các mẫu công việc đã hoàn thành do nhân viên thực hiện. + Theo dõi sự thực hiện công việc.
+ Ghi lại những sự kiện đặc biệt.
+ Tham khảo ý kiến của những người khác. + Nói chuyện trực tiếp với nhân viên.
Bằng các kỹ thuật này và cùng với việc ghi lại những thông tin thu thập được, nhà quản lý có thể có được một bức tranh khách quan về kết quả thực hiện công việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó sử dụng các thông tin này và các bằng chứng để thực hiện triển khai đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.
- Giai đoạn 4: Đánh giá thực hiện công việc
+ Hàng tháng: MB Quảng Nam tổ chức việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cuối mỗi tháng để kịp thời theo dõi và điều chỉnh kết quả thực hiện công việc của nhân viên đồng thời đưa ra các quyết định khen thưởng và xử phạt
kịp thời.
+ 06 tháng: Hội đồng đánh giá thực hiện công việc sẽ tập hợp kết quả đánh giá hàng tháng trong quý, từ đó xem xét các tiêu chuẩn về kết quả chuyên môn, thái độ lao động; đánh giá hành vi phục vụ, năng lực thực hiện công việc để xác định nhu cầu phát triển, đào tạo trong thời gian đến, đồng thời cần xác định các vấn đề còn cần phải làm rõ trong kỳ đánh giá thực hiện công việc.
+ Cuối năm: Tiến hành tổng hợp lại kết quả đánh giá để phân loại nhân viên, kết hợp với các tiêu chuẩn về kỷ luật lao động, thái độ phục vụ, năng lực thực hiện công việc để xác định nhu cầu đào tạo, định hướng nghề nghiệp…Đồng thời cần xem xét và xác định các vấn đề cần thống nhất với nhân viên khi thực hiện phản hồi kết quả đánh giá.
- Giai đoạn 5: Phỏng vấn đánh giá
Một cách đơn giản, phỏng vấn đánh giá là một cuộc trao đổi giữa người đánh giá và người được đánh giá để có được kết quả đánh giá. Nhưng giá trị của nó không chỉ dừng lại ở kết quả đánh giá. Trong khi biểu mẫu đánh giá chỉ là một công cụ để thực hiện đánh giá thực hiện công việc của nhân viên thì sự thành công của những cuộc phỏng vấn đánh giá mới thực sự quyết định đến hiệu quả công việc của hệ thống đánh giá.
Việc thu thập, cung cấp thông tin phản hồi được thực hiện thông qua buổi nói chuyện, phỏng vấn giữa người đánh giá và người được đánh giá. Nội dung cuộc thảo luận thông báo cho người được đánh giá về tình hình thực hiện công tác của họ trong chu kỳ đánh giá, tiềm năng phát triển trong tương lai và các biện pháp cải thiện công việc của mình.
- Giai đoạn 6: Lưu giữ và sử dụng kết quả đánh giá
Kết quả đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cần thiết phải đươc lưu giữ thành các hồ sơ đánh giá riêng biệt và sử dụng đảm bảo đúng các mục tiêu cơ bản của hệ thống đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Cụ thể phải được áp dụng trong:
+ Xây dựng các chương trình huấn luyện đào tạo nhân viên.
+ Các chính sách phát triển nhân viên bao gồm cả việc đề bạt, bổ nhiệm, đào tạo và phát triển nhân viên.
Cần lưu ý rằng tiến trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cần phải được giám sát chặt chẽ và thông tin đầy đủ, liên tục đối với người được đánh giá.
Việc hoàn thiện cơ cấu đánh giá thực hiện công việc của nhân viên theo các bước trên giúp chi nhánh khắc phục được những hạn chế cơ bản của hoạt động đánh giá thực hiện công việc của nhân viên hiện nay, đó là:
+ Tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng, cụ thể và được nhân viên thống nhất từ đầu kỳ đánh giá.
+ Nhân viên thường xuyên nhận được thông tin phản hồi về kết quả đánh giá thực hiện công việc của mình phù hợp với phương pháp MBO.
+ Kết quả đánh giá thực hiện công việc của nhân viên ít bị chi phối bởi những suy nghĩ chủ quan của người đánh giá.
+ Tạo động lực cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao, xác định được nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên.
+ Kết quả đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là một trong những cơ sở quan trọng để lãnh đạo đưa ra những quyết định, những biện pháp, chính sách kịp thời về tiền lương, khen thưởng nhằm kích thích nhân viên làm việc tốt hơn, đưa ra các nhu cầu về đào tạo và phát triển nhân viên, tìm hiểu năng lực của nhân viên qua đó đáp ứng các yêu cầu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.