7 BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
2.2.1.2 Trình tự luân chuyển chứng từ
Phiếu thu – phiếu chi cũng nhƣ phiếu nhập, xuất kho đƣợc lập từng quyển theo
tháng và đánh số thứ tự liên tiếp theo từng tháng, năm để công ty dễ quản lý chứng từ. Phiếu thu – phiếu chi đều đƣợc lập làm 3 liên:
- Liên 2: đƣa cho khách hàng
- Liên 3: đƣa cho thủ quỹ ghi sổ quỹ rồi chuyển về cho kế toán thanh toán ghi sổ sách kế toán. Sau đó, kẹp chung với chứng từ gốc lƣu trữ.
Thời điểm lập phiếu thu – phiếu chi : là khi có sự biến động về tiền trong công ty. Khi nhận đƣợc một khoản tiền mặt thì viết phiếu thu; khi chi ra thì viết phiếu chi. Những phiếu này sẽ là chứng từ ghi sổ quỹ tiền mặt của đơn vị.
Bảng 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ và phân công trách nhiệm
Tên công đoạn Trách nhiệm Mô tả việc thực hiện công đoạn Yêu cầu của chứng từ
Đề xuất Nhân viên kinh doanh.
- Tập hợp các chứng từ, hóa đơn có liên quan đến phiếu thu – phiếu chi tiền mặt.
Ghi đầy đủ, rõ ràng theo mẫu biểu quy định, không đƣợc tẩy xóa.
Kiểm tra Kế toán thanh toán
- Kiểm tra các giấy tờ chứng từ có đầy đủ, chính xác và hợp lệ không.
- Phiếu chi : hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho.
- Phiếu thu: hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho.
- Nếu không hợp lệ, đầy đủ thì trả lại phòng kinh doanh để họ chỉnh sữa cho đúng.
- phiếu nhập kho phải đúng số lƣợng, hóa đơn mua bán phải có đầy đủ nội dung kinh tế, chữ ký của những ngƣời có liên quan và có đóng mộc.
Viết phiếu Kế toán thanh toán
Viết phiếu thu hoặc phiếu chi theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Chứng từ đầy đủ, chính xác.
Ký duyệt Giám đốc, kế toán trƣởng
Kế toán trƣởng và giám đốc soát xét và ký duyệt.
Chứng từ đầy đủ, chính xác những nội dung đã ghi trên
Thực hiện Thủ quỹ Căn cứ vào phiếu thu – phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thu đủ hoặc chi đúng số tiền. Sau khi thủ quỹ thực hiện xong công việc thu – chi thì ghi nhận đủ số tiền. Sau đó,thủ quỹ sẽ ghi ngày và cùng ký tên với ngƣời thanh toán hay ngƣời nhận tiền. Liên 2 của phiếu giao cho khách hàng để đối chiếu. Cuối ngày, thủ quỹ chuyển liên 3 chuyển về phòng kế toán để ghi sổ.
Chứng từ đầy đủ, chính xác.
Liên phiếu thu – phiếu chi gửi ra bên ngoài phải đƣợc đóng dấu.
Lƣu trữ Kế toán thanh toán
Sau khi nhận đƣợc liên 3 của phiếu thu – phiếu chi thì kế toán thanh toán thực hiện ghi chép sổ sách kế toán và lƣu trữ chứng từ một cách có hệ thống.
Đầy đủ các chứng từ có liên quan nhƣ phiếu thu , phiếu chi, hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu xuất kho…