7 BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
2.1.2 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.2.1 Hình thức kế tóan áp dụng tại công ty:
Tại đơn vị đang áp dụng sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.
Nguyên tắc, đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: [9]
Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung : tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
Sơ đồ 2.2: Hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung.
Ghi chú:
: ghi hằng ngày
: ghi cuối tháng hoặc định k : quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
Trình tự ghi chép sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:
- Trình tự ghi chép hình thức sổ Nhật ký chung bằng tay:
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian và theo đúng mối quan hệ đối ứng tài khoản. Căn cứ ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp là các số liệu đã ghi trên sổ Nhật Ký Chung.
Nếu có mở sổ Nhật Ký Đặc Biệt thì chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế đã ghi sổ Nhật Ký Đặc Biệt thì không ghi vào sổ Nhật Ký Chung. Căn cứ ghi vào Sổ Cái là sổ Nhật Ký Chung và sổ Nhật Ký Đặc Biệt.
Đối với các tài khoản có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Kế toán căn cứ vào số liệu trên chứng từ gốc để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối k khóa sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết.
Đối chiếu với bảng cân đối tài khoản, cuối k khóa các tài khoản tổng hợp trên Sổ Cái dựa vào số liệu của tài khoản tổng hợp kế toán lập ở bảng Cân Đối Tài Khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra các số liệu bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết làm cơ sở để lập bảng Cân Đối Kế Toán và các báo biểu khác trong báo cáo tài chính.
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ , thẻ kế toán chi tiết
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên máy tính:
Để thuận lợi cho công tác quản lý tài chính, công ty đã sử dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung áp dụng trên phần mềm kế toán dựa trên máy vi tính.
Sơ đồ 2.3: Hạch toán kế toán trên máy tính
Ghi chú:
Nhập dữ liệu hằng ngày.
In số, báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán máy. Công ty TNHH TM SX & XD Phú Đức Phát đã ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán để đơn giản, phù hợp với tình hình thực tế tại công ty. Với phần mềm Excel, các thông tin sau khi đã đƣợc nhập dữ liệu đầu vào sẽ đƣợc tự động cập nhật vào sổ tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan qua một số câu lệnh cơ bản. Bên cạnh đó, máy tính sẽ tự động in phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tƣơng ứng với các số liệu đƣợc nhập vào máy chỉ với một vài thao tác đơn giản của kế toán viên.
Cuối tháng hoặc vào một thời điểm bất k cần thiết nào, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong k . Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán ( máy vi tính) Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Về nguyên tắc: Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng k .
2.1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.4: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Chức năng và nhiệm vụ của mỗi nhân viên kế toán trong doanh nghiệp: - Kế toán trƣởng : có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán
trong doanh nghiệp. Với vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp nên kế toán trƣởng không chỉ là ngƣời tham mƣu mà còn là ngƣời kiểm tra, giám sát hoạt động doanh nghiệp, trƣớc hết là các hoạt động tài chính.
- Kế toán tổng hợp : theo dõi, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trong công ty,
cuối k đối chiếu với kế toán chi tiết lên báo cáo tài chính cho công ty.
- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi thực hiện các nhiệm vụ thu- chi
bằng tiền khi có chỉ đạo của cấp trên. Ghi chép tất cả các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng. Định k làm báo cáo bán hàng theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Thủ quỹ: cùng với kế toán thanh toán theo dõi tình hình thu chi bằng tiền mặt, kiểm kê báo cáo quỹ hằng ngày.
2.1.2.3 Hệ thống chứng từ sử dụng: [4]
Công ty áp dụng niên độ kế toán là một năm tài chính, cuối quý lập và gửi báo cáo theo quy định. Chứng từ và tài khoản sử dụng tại công ty theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính và áp dụng Thông Tƣ số 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011.
KẾ TOÁN TRƢỞNG
Các loại sổ sách, chứng từ bao gồm: sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái, Sổ Chi Tiết, Sổ Tổng Hợp, phiếu Thu – Chi , phiếu Nhập – Xuất kho, hóa đơn GTGT,biên bản điều chỉnh hóa đơn, biên bản hủy hóa đơn, bảng thanh toán tiền lƣơng...
Chế độ báo cáo: hàng tháng kế toán lập báo cáo thuế, hàng quý và cuối năm lập báo cáo tài chính và các tờ khai quyết toán thuế.
Báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm: 1.1. Báo cáo bắt buộc
- Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B 01 - DNN
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B 02 - DNN
- Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B 09 - DNN
Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm phụ biểu sau:
- Bảng Cân đối tài khoản: Mẫu số F 01- DNN
1.2. Báo cáo không bắt buộc mà khuyến khích lập:
- Báo cáo Lƣu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN
2.1.2.4 Hệ thống tài khoản sử dụng: [4]
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm các tài khoản cấp I, tài khoản cấp II, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Cụ thể là gồm 51 tài khoản cấp I trong Bảng cân đối kế toán và 5 tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. Hệ thống tài khoản này đã đáp ứng đƣợc nhu cầu quản lý của doanh nghiệp nhỏ và vừa.
2.1.2.5 Chính sách kế toán tại công ty: [5]
1 - Chế độ kế toán áp dụng : theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính và áp dụng theo Thông Tƣ số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 và thông tƣ này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký và thay thế thông tƣ số 60/2007/TT-BTC .
2 - Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. 3 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)
4 - Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác : theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh.
5 - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật Ký Chung 6 - Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: giá gốc
- Phƣơng pháp tính giá xuất kho: bình quân gia quyền cuối k - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên.
7 - Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ hữu hình đang áp dụng: theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
8 - Lập dự phòng phải thu khó đòi : dự phòng phải thu khó đòi đƣợc lập theo các quy định hiện hành (quyết định số 48/2006/QĐ-BTC).
9 - Nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. 10 - Thuế suất thuế Thu nhập doanh nghiệp là 25%.
2.2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ C NG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN C NG NỢ CHỦ YẾU TẠI C NG TY TNHH TM SX & XD PHÚ ĐỨC KHOẢN C NG NỢ CHỦ YẾU TẠI C NG TY TNHH TM SX & XD PHÚ ĐỨC PHÁT
2.2.1 Kế toán tiền mặt
2.2.1.1 Chứng từ sử dụng:
Để hạch toán tiền mặt kế toán sử dụng các chứng từ:
- Phiếu thu: căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, giấy thanh toán tiền tạm ứng … kế toán tiền mặt lập phiếu thu.
- Phiếu chi: đƣợc dùng để phản ánh các nghiệp vụ chi tiền. Căn cứ vào hóa đơn GTGT (mua hàng), căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán do bên bán lập)… Khi đó, kế toán tiền mặt lập phiếu chi.
- Hóa đơn bán hàng. - Giấy đề nghị tạm ứng. - Biên lai thu tiền.
- Bảng kê ngoại tệ, vàng bạc đá quý. - ……….
2.2.1.2 Trình tự luân chuyển chứng từ:
Phiếu thu – phiếu chi cũng nhƣ phiếu nhập, xuất kho đƣợc lập từng quyển theo
tháng và đánh số thứ tự liên tiếp theo từng tháng, năm để công ty dễ quản lý chứng từ. Phiếu thu – phiếu chi đều đƣợc lập làm 3 liên:
- Liên 2: đƣa cho khách hàng
- Liên 3: đƣa cho thủ quỹ ghi sổ quỹ rồi chuyển về cho kế toán thanh toán ghi sổ sách kế toán. Sau đó, kẹp chung với chứng từ gốc lƣu trữ.
Thời điểm lập phiếu thu – phiếu chi : là khi có sự biến động về tiền trong công ty. Khi nhận đƣợc một khoản tiền mặt thì viết phiếu thu; khi chi ra thì viết phiếu chi. Những phiếu này sẽ là chứng từ ghi sổ quỹ tiền mặt của đơn vị.
Bảng 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ và phân công trách nhiệm
Tên công đoạn Trách nhiệm Mô tả việc thực hiện công đoạn Yêu cầu của chứng từ
Đề xuất Nhân viên kinh doanh.
- Tập hợp các chứng từ, hóa đơn có liên quan đến phiếu thu – phiếu chi tiền mặt.
Ghi đầy đủ, rõ ràng theo mẫu biểu quy định, không đƣợc tẩy xóa.
Kiểm tra Kế toán thanh toán
- Kiểm tra các giấy tờ chứng từ có đầy đủ, chính xác và hợp lệ không.
- Phiếu chi : hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho.
- Phiếu thu: hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho.
- Nếu không hợp lệ, đầy đủ thì trả lại phòng kinh doanh để họ chỉnh sữa cho đúng.
- phiếu nhập kho phải đúng số lƣợng, hóa đơn mua bán phải có đầy đủ nội dung kinh tế, chữ ký của những ngƣời có liên quan và có đóng mộc.
Viết phiếu Kế toán thanh toán
Viết phiếu thu hoặc phiếu chi theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Chứng từ đầy đủ, chính xác.
Ký duyệt Giám đốc, kế toán trƣởng
Kế toán trƣởng và giám đốc soát xét và ký duyệt.
Chứng từ đầy đủ, chính xác những nội dung đã ghi trên
Thực hiện Thủ quỹ Căn cứ vào phiếu thu – phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thu đủ hoặc chi đúng số tiền. Sau khi thủ quỹ thực hiện xong công việc thu – chi thì ghi nhận đủ số tiền. Sau đó,thủ quỹ sẽ ghi ngày và cùng ký tên với ngƣời thanh toán hay ngƣời nhận tiền. Liên 2 của phiếu giao cho khách hàng để đối chiếu. Cuối ngày, thủ quỹ chuyển liên 3 chuyển về phòng kế toán để ghi sổ.
Chứng từ đầy đủ, chính xác.
Liên phiếu thu – phiếu chi gửi ra bên ngoài phải đƣợc đóng dấu.
Lƣu trữ Kế toán thanh toán
Sau khi nhận đƣợc liên 3 của phiếu thu – phiếu chi thì kế toán thanh toán thực hiện ghi chép sổ sách kế toán và lƣu trữ chứng từ một cách có hệ thống.
Đầy đủ các chứng từ có liên quan nhƣ phiếu thu , phiếu chi, hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu xuất kho…
2.2.1.3 Phƣơng pháp kế tóan chi tiết tiền mặt tại quỹ
Sổ sách sử dụng:
Để hạch toán tiền mặt, kế toán sử dụng các sổ sách sau:
Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế tăng giảm phát sinh, kế toán tiền mặt lên chứng từ gốc, từ chứng từ gốc kế toán tiền mặt vào sổ chi tiết tiền mặt để theo dõi số tiền mặt tại quỹ trong ngày.
- Bảng tổng hợp chi tiết. - Bảng cân đối tài khoản - Bảng cân đối kế toán
- Sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký thu tiền. - Sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng. - Sổ cái tài khoản 111.
- Sổ Quỹ Tiền Mặt Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 111 “Tiền Mặt” để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: tiền Việt Nam, vàng bạc, kim khí đá quý, ngoại tệ.
Phƣơng pháp ghi chép:
Tất cả chứng từ đƣợc ghi chép cẩn thận vào Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian. Sau đó, từ Nhật Ký Chung chuyển sang Sổ Cái theo nội dung kinh tế.
Hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể tại công ty a) Nhập quỹ tiền mặt :
Nghiệp vụ 1: Hóa đơn GTGT số 0000286 ngày 01/10/2011: bán hàng trực tiếp
cho công ty TNHH Thái Bình Tân, thu bằng tiền mặt. Tổng trị giá bao gồm 10% thuế GTGT là 1,062,600 đ.
Tình huống này đƣợc kế toán xử lý nhƣ sau:
- Xuất kho theo phiếu kho số PX 1110.01, ngày 01/10/2011.
- Nhập quỹ tiền mặt theo phiếu thu số PT 1110.01, ngày 01/10/2011. - Kế toán hạch toán:
- Ghi nhận giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 : 750,000 đ
Có TK 1561 : 750,000 đ
- Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 1111 : 1,062,600 đ
Có TK 511 : 966,000 đ
Hình ảnh 2.3: Hóa đơn GTGT số 0000286
Hình ảnh 2.4: Phiếu xuất kho số PX 1110.01 và Phiếu thu số PT 1110.01.
Nghiệp vụ 2:
Ngày 13/11/2011, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt theo phiếu thu PT1111.13, số tiền là 100,000,000 đ
Kế toán tại đơn vị hạch toán:
Nợ TK 1111 :100,000,000 đ
Có TK 1121 :100,000,000 đ
b) Xuất quỹ tiền mặt: Nghiệp vụ 1: