Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ THEO TIẾP CẬN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TỔNG THỂ
3.2. CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ THEO TIẾP CẬN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TỔNG THỂ
3.2.6. Đảm bảo các điều kiện để quản lý CLĐT của các trường CĐN
3.2.6.1. Mục tiêu của giải pháp
Mục tiêu của giải pháp là nhằm tổ chức đúng đắn hệ điều kiện, đáp ứng yêu cầu QLCL đào tạo ở trường CĐN theo tiếp cận TQM.
Giúp cho nhà trường thành lập lực lượng triển khai, xây dựng được hệ thống tài liệu quản lý chất lượng của hệ thống quản lý CLĐT, triển khai áp dụng trong thực tiễn, kiểm tra đánh giá và có biện pháp điều chỉnh hệ thống quản lý CLĐT kịp thời.
3.2.6.2. Ý nghĩa của giải pháp
Giúp cán bộ quản lý và các thành viên trường CĐN thấy rõ vai trò quan trọng của hệ điều kiện đối với hoạt động TQM; Giúp cán bộ quản lý và các thành viên trường CĐN có kỹ năng tổ chức hệ điều kiện đáp ứng yêu cầu QLCLĐT theo tiếp cận TQM.
3.2.6.3. Nội dung và cách thực hiện giải pháp i) Thành lập lực lượng triển khai
Trách nhiệm của lực lượng này không chỉ dừng lại ở việc triển khai áp dụng hệ thống QLCL mà còn bao gồm cả việc duy trì và cải tiến hệ thống QLCL về lâu dài. Lực lượng này thường bao gồm:
- Đại diện BGH: Có trách nhiệm chỉ đạo việc triển khai áp dụng; tổ chức các hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ; xác định, thu thập và phân phối các nguồn lực cần thiết hỗ trợ hoạt động chất lượng như cung cấp tài liệu, phương tiện triển khai; liên hệ với các cơ quan có liên quan đến vấn đề chất lượng ở bên ngoài (như cơ quan tư vấn, cơ quan đánh giá).
- Bộ phận quản lý chất lượng: Đây là lực lượng quan trọng nhất trong lực lượng triển khai. Vì vậy, cần đặc biệt quan tâm bố trí đúng người và đủ số lượng. Bộ phận này có các nhiệm vụ đóng vai trò chính trong việc điều hành QLCL; phân tích các khác biệt, điều chỉnh hoặc khắc phục các nội dung và hoạt động còn thiếu sót bên trong hệ thống CL(so với các yêu cầu của tiêu chuẩn CL); biên soạn sổ tay CL; thúc đẩy và hỗ trợ các cá nhân hoặc bộ phận trong việc biên soạn các thủ tục quá trình, các hướng dẫn công việc và các biểu mẫu.
- Tổ đánh giá chất lượng nội bộ: Thường bao gồm các thành viên từ những bộ phận khác nhau trong nhà trường. Họ được đào tạo các kỹ năng để có thể đánh giá CL nội bộ theo đúng yêu cầu về đánh giá CL.
ii) Xây dựng hệ thống tài liệu quản lý chất lượng
Xây dựng hệ thống tài liệu quản lý CLĐT ở trường CĐN được cụ thể hóa với các nội dung như sau:
b.1- Sổ tay chất lượng: Mô tả tổng quát về hệ thống CL. Đây là một cẩm nang thường xuyên để triển khai, cải tiến hệ thống CL. Nội dung bao gồm: chính sách và mục tiêu CL; cơ cấu tổ chức của nhà trường; cam kết của BGH; danh mục các thủ tục quá trình chính thực hiện các yêu cầu tiêu chuẩn CL.
b.2- Thủ tục quá trình: Là thành phần chính của hệ thống tài liệu chất lượng, mô tả qui trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của nhà trường dựa
trên yêu cầu của bộ tiêu chuẩn chất lượng. Để cho CBQL, GV và nhân viên biết phải thực hiện các công việc của mình trong thời gian nào và các bước thực hiện ra sao. Để xây dựng thủ tục quá trình cần phải nắm một cách đầy đủ toàn bộ quá trình, kế tiếp chia cả quá trình lớn thành nhiều quá trình (công đoạn) nhỏ hơn.
Sắp xếp những công đoạn này theo trình tự nối tiếp nhau.
b.3- Bản hướng dẫn công việc: Mô tả chi tiết các động tác thực hiện một công việc của một nhiệm vụ hoặc một chức năng cụ thể.
b.4- Các biểu mẫu chất lượng: Là tài liệu đã được các bộ phận trong nhà trường soạn thảo trước hoặc các biểu mẫu do Bộ LĐTB&XH hoặc Tổng cục dạy nghề thống nhất phát hành dưới dạng mẫu in sẵn. Khi sử dụng chỉ cần điền vào những khoảng trống. Chẳng hạn các biểu mẫu về hoạt động đào tạo của giảng viên như: lập tiến độ đào tạo, lập kế hoạch dạy môn học/mô đun, lịch báo giảng, phiếu dự giờ, dự trù vật tư thực hành, phiếu đăng ký sử dụng xưởng thực hành...
b.5- Hồ sơ chất lượng: Là một loại văn bản mang tính chất như một loại chứng cứ, là tài liệu công bố kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động đã được thực hiện. Hồ sơ thường được dùng để giải trình và chứng minh các hoạt động. Chẳng hạn như tập bài soạn (giáo án), kết quả kiểm tra đánh giá của SV, các biên bản dự giờ GV, các biên bản kiểm tra hồ sơ chuyên môn, các phiếu dự trù vật tư, đăng ký sử dụng xưởng thực hành... Qua đây có thể đánh giá được quá trình giảng dạy của GV và học tập, rèn tay nghề của SV.
iii) Đào tạo vận hành hệ thống chất lượng
Sau khi đã thành lập được lực lượng triển khai hệ thống chất lượng, bước tiếp theo là tiến hành công tác đào tạo. CTĐT bao gồm:
- Trang bị kiến thức về các tiêu chuẩn chất lượng;
- Nâng cao hiểu biết về lợi ích mà GV, nhân viên, SV và nhà trường nhận được khi áp dụng hệ thống QLCL;
- Cung cấp kiến thức và kỹ năng vận hành hệ thống QLCL;
- Phổ biến vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhà trường khi triển khai hệ thống QLCL;
Các CTĐT không chỉ được thực hiện đối với lực lượng triển khai hệ thống chất lượng mà còn được tiến hành đối với tất cả mọi người trong nhà trường từ CBQL, GV và người học.
iv) Tổ chức vận hành hệ thống chất lượng
Căn cứ hệ thống tài liệu CL đã được viết ra, các bộ phận tổ chức cho các thành viên của mình áp dụng vào hoạt động QLCL đào tạo. Các thành viên sẽ xác định rõ hơn trách nhiệm, quyền hạn, chức năng công việc của mình, nắm rõ những mối quan hệ công tác giữa các bộ phận đã được xác định trong các thủ tục quá trình và bản hướng dẫn công việc.
BGH, trưởng các phòng, khoa phải hướng dẫn, thúc đẩy và tạo động lực cho các thành viên trong đơn vị của mình thực hiện công việc theo những quy định trong hệ thống tài liệu QLCL.
Định kỳ tổ chức họp (có thể mỗi tuần một lần) để nắm bắt tình hình thực hiện áp dụng hệ thống QLCL và tháo gỡ hoặc kiến nghị lên cấp trên giải quyết những khó khăn nảy sinh trong quá trình thực hiện.
v) Tổ chức hợp tác làm việc theo nhóm/đội
Đối với TQM, cần có sự tham gia quản lý của các thành viên và xây dựng nhóm làm việc. Các nhóm có thể là kết quả hữu ích nhất của quản lý theo quá trình, là phương tiện cho quản lý có sự tham gia của các thành viên.
Ở trường CĐN, để QLCLĐT có thể hình thành các nhóm cùng nhau nỗ lực làm việc để giải quyết một vấn đề nào đó đặt ra trong quá trình đào tạo. Tùy theo mục đích hoạt động của nhóm, nhóm có thể tập hợp các thành viên trong một tổ chuyên môn, một bộ phận; hoặc có thể tập hợp các thành viên từ các tổ chuyên môn khác nhau, các bộ phận hỗ trợ đào tạo (hành chính, vật tư,thiết bị,...) để thực hiện một dự án đào tạo theo yêu cầu QLCL của nhà trường.
Để nhóm phát huy được vai trò của mình, nhà trường cần tạo các điều kiện:
- Sự cam kết ủng hộ làm việc theo nhóm từ BGH nhà trường; Có đầu tư và phát triển giúp các nhóm có kĩ năng làm việc hiệu quả; Nhóm được giao những uỷ thác đặc biệt, thời hạn và các nguồn lực để thực hiện công việc một cách có trách nhiệm và hiệu quả nhất.
vi) Thiết lập công cụ kiểm soát chất lượng bằng thống kê
Một vấn đề hết sức quan trọng trong nhà trường CĐN đang vận hành TQM là việc lưu giữ có hệ thống những gì đang diễn ra trong đào tạo để phục vụ cho QLCL. Ghi chép và quản lý những thay đổi trong quá trình đào tạo, CBQL cần tập trung vào những vấn đề chính sau đây:
- Có hệ thống các chỉ số thực hiện được thoả thuận về các mục tiêu của nhà trường;
- Trong quá trình đạt tới mục tiêu, cần xác định các mốc quan trọng, quá trình đạt tới các mốc đó phải được viết lại để mọi người cùng biết.
3.2.6.4. Điều kiện thực hiện giải pháp
- Để thực hiện giải pháp này, đòi hỏi lãnh đạo các trường CĐN phải chỉ đạo sát sao; triển khai tốt các công cụ thực thi TQM.
- Có sự tích cực tham gia hưởng ứng của mọi thành viên trong các tường CĐN; khai thác các nguồn lực trong và ngoài nước phục vụ cho công tác QLCL đào tạo ở trường CĐN theo tiếp cận TQM.
Như vậy để QLCL đào tạo của các trường CĐN theo tiếp cận TQM, đề tài đã đề xuất 6 giải pháp. Các giải pháp có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ cho nhau. Chủ thể quản lý thực hiện các giải pháp có các vai trò khác nhau và được mô tả trong bảng 3.1.
Bảng 3.1. Vai trò của các chủ thể quản lý trong chỉ đạo
và tổ chức thực hiện các giải pháp quản lý CLĐT ở trường CĐN theo TQM Chủ thể QL
Giải pháp
Hiệu trưởng
Trưởng phòng, khoa
Giảng
viên, NV Sinh viên
Giải pháp 1 x x x x
Giải pháp 2 x x x
Giải pháp 3 x x x x
Giải pháp 4 x x x
Giải pháp 5 x x x x
Giải pháp 6 x x x
Từ bảng 3.1 có thể thấy rõ vai trò quan trọng của Hiệu trưởng trong chỉ đạo thực hiện và vai trò tham mưu tổ chức thực hiện các giải pháp quản lý CLĐT của trường CĐN theo TQM của Trưởng phòng, khoa, GV và nhân viên.