CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1.2. Khái quát chu trình doanh thu bán hàng
2.1.2.2. Chứng từ, sổ và các báo cáo
Đơn đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order): Do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp. Các thông tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên chứng từ, ngày và số chứng từ (ba yếu tố bắt buộc này sẽ không đƣợc nhắc lại ở các chứng từ khác), thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hoá - dịch vụ yêu cầu gồm: mã số hàng hoá, tên hàng, quy cách, số lƣợng (một số đơn hàng đặc biệt có ghi thêm đơn giá), thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng cũng nhƣ các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… liên quan.
Lệnh bán hàng (Sale Order): Do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn hàng của khách hàng. Ngoài các thông tin cần thiết nhƣ ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của khách hàng.
Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện (Packing List, Picking Slip); Phiếu xuất kho: Các chứng từ này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã đƣợc phê duyệt. Ngoài các thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng, các chứng từ này phải ghi thêm số của lệnh bán.
Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng (Delivery Slip): Bộ phận giao nhận hàng hoá lập các chứng từ này để kèm theo hàng hoá đi giao cho khách. Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán. Các doanh nghiệp cũng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển thay cho phiếu giao hàng.
Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán.
Hoá đơn bán hàng (Sale Invoice): Đƣợc lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng nhƣ đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng… Hoá đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ phải thanh toán của người mua cho
doanh nghiệp và cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Hóa đơn phải được đánh số trước nhằm mục đích kiểm soát.
Giấy báo thanh toán (Remittance Advice): Doanh nghiệp cũng dùng giấy báo thanh toán để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc gửi hoá đơn bán hàng. Giấy báo thanh toán sẽ có thêm thông tin về thời hạn thanh toán.
Biên lai, biên nhận (Sale Receipt): Trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, hoặc các giao dịch giá trị thấp, doanh nghiệp thường dùng biên lai, biên nhận, phiếu tính tiền… thay cho các hóa đơn bán hàng.
Phiếu thu; Giấy báo có; Uỷ nhiệm thu; Séc thanh toán: Các chứng từ này ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp các khoản nợ.
Chứng từ ghi có (Credit Memo); Phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng trong các nghiệp vụ nhƣ hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, hoặc xóa nợ khó đòi. Kế toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai. Chứng từ này ghi thông tin về khách hàng, về hàng hóa, số lƣợng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại hoặc cho giảm giá. Một liên của chứng từ này được gửi cho người mua trong trường hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán.
Phiếu nhập kho (Item Receipt): đƣợc lập khi hàng bán bị trả lại.
b. Sổ
Sổ chi tiết các tài khoản: 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112…
Sổ tổng hợp các tài khoản: 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112…
Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà các dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin/bảng dữ liệu dưới dạng số (digital). Dạng thức rất khác biệt theo cấu trúc tập tin và phương thức xử lý dữ liệu.
c. Báo cáo
Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tuỳ theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu đƣợc xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động.
Bảng kê nghiệp vụ: Đây là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong một kiểu nghiệp vụ nào đó trong suốt một kỳ xử lý nhƣ 1 tuần, 1 tháng…
Ví dụ: báo cáo liệt kê tất cả hóa đơn bán hàng; tất cả giấy báo trả tiền, tất cả tiền thanh toán… báo cáo này nhằm kiểm tra dữ liệu có đƣợc cập nhật, xử lý chính xác, đầy đủ hay không.
Báo cáo kiểm soát: là báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu đều đƣợc cập nhật và xử lý đầy đủ. Tập tin ở đây đƣợc hiểu là nơi ghi chép, lưu trữ dữ liệu như sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ cái được ghi chép thủ công hoặc tập tin dữ liệu. Ví dụ: báo cáo tổng doanh thu bán hàng; báo cáo tổng nào đó (tổng mẩu tin, tổng mã số hóa đơn,…) trong tập tin xử lý.
Báo cáo đặc biệt: Là các báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính). Bao gồm:
Báo cáo công nợ khách hàng: Liệt kê tất cả nghiệp vụ bán hàng, thanh toán với từng người mua, cũng như tổng số nợ còn phải thu; báo cáo này có tác dụng đối chiếu với người mua, phát hiện sai xót hoặc gian lận của kế toán và dung để nhắc nợ với người mua, khuyến khích người mua thanh toán sớm.
Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: Là báo cáo phân tích khoản phải thu của từng người mua theo những mốc thời gian quá hạn nợ(1 tháng, 2 tháng, 3 tháng,…). Thông thường báo cáo này được lập với mục đích:
Thứ nhất, bộ phận tính dụng xem xét về uy tính thanh toán của người mua để có những biện pháp đòi nợ, hoặc chính sách tín dụng thích hợp. Thứ hai, nó là căn cứ phân tích xác định nợ phải thu khó đòi.
Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán: Báo cáo này liệt kê toàn bộ các “Giấy báo trả tiền” trong ngày của các khách hàng. Nhƣ vậy báo cáo sẽ cung cấp số “Tổng kiểm soát” tiền nợ mà doanh nghiệp nhận đƣợc trong ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên tài khoản phải thu khách hàng.
Báo cáo phân tích bán hàng: Đây là báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, lãi gộp theo từng khách hàng; theo từng chủng loại hàng bán; theo người bán; hoặc theo địa điểm bán hàng. Báo cáo này có tác dụng cung
QUY TRÌNH DOANH THU Ngân hàng
Hệ thống mua hàng
Hệ thống sổ cái và báo cáo kế
toán Hệ thống sản xuất
Khách hàng
Thông báo nhận tiền (giấy báo có) Tiền chuyển vào
ngân hàng
Yêu cầu mua hàng
Thông tin
hàng hóa Yêu cầu mua hàng
Hàng hóa Hóa đơn bán hàng
Thủ tục thanh toán
Dữ liệu bán hàng và công nợ
Thông tin
hàng hóa Yêu cầu sản xuất
cấp cho ban quản lý kinh doanh đánh giá doanh thu, lợi nhuận theo mặt hàng, theo người bán, hoặc hiệu quả của khuyến mãi, quảng cáo…
Ngoài ra chu trình doanh thu còn có thể cung cấp các báo cáo không liên quan tình hình tài chính nhƣ: doanh thu bán hàng của nhân viên bán hàng, thời gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng, thời gian giao hang, báo cáo dạng đồ thị,…