CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
4.1. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH DOANH
4.1.2. Phân tích chu trình doanh thu tại công ty
4.1.2.4. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu
a. Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế trong Công ty cổ phần vật tư Hậu Giang
Bảng 10: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ BÁN CHỊU HÀNG HÓA TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG
BƯỚC CÔNG VIỆC
HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM
CHỨNG TỪ, BIỂU
MẪU
MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT 1 Tiếp nhận
đơn đặt hàng
- Phòng kinh doanh
- Bộ phận bán hàng
Đơn đặt hàng của khách hàng
Nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng trực tiếp từ khách hàng hoặc nhận bản fax từ khách hàng
2 Kiểm tra đơn đặt hàng
- Phòng kinh doanh
- Bộ phận bán hàng
Đơn đặt hàng của khách hàng
- Nhân viên bán hàng phải kiểm tra đơn đặt hàng có phù hợp và thỏa mãn các điều kiện trước khi chấp nhận đơn hàng nhƣ: thời hạn giao hàng, thời hạn bảo lãnh (nếu có), hạn mức nợ, thời gian nợ, nợ quá hạn (nếu có), hàng hóa, phương tiện vận chuyển,…
Lưu ý: Đơn đặt hàng phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật ký.
- Sau khi kiểm tra nếu đơn hàng chƣa phù hợp/chƣa thỏa mãn thì nhân viên bán hàng trao đổi với khách hàng để
điều chỉnh.
- Nếu đơn hàng phù hợp thì tiến hành lập bảng báo giá.
3 Lập và gửi bảng báo giá
- Phòng kinh doanh
- Bộ phận bán hàng
- Trưởng bộ phận bán hàng
Bảng báo giá (BM01/QT
-TKHĐ- P.KD)
Nhân viên bán hàng lập bảng báo giá, trình trưởng bộ phận bán hàng ký và gửi cho khách hàng:
- Nếu khách hàng không đồng ý thì báo cho trưởng bộ phận bán hàng xem xét giải quyết.
- Nếu khách hàng đồng ý thì yêu cầu khách hàng ký xác nhận (phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật ký).
4 Tiến hành giao hàng
- Bộ phận bán hàng
- Thủ kho - Bộ phận giao hàng
- Phiếu yêu cầu cung cấp hàng (BM01/QT
- YCCCĐC
H-P.KD) - Biên bản
giao nhận hàng (BM02/QT
-TKHĐ- P.KD)
- Nhân viên bán hàng lập phiếu yêu cầu cung cấp hàng trình trưởng bộ phận bán hàng ký duyệt và gửi cho bộ phận kho hàng.
- Thủ kho yêu cầu bộ phận giao hàng đưa phương tiện vận tải đến và giám sát việc xuất hàng hóa.
- Khi phương tiện nhận hàng xong thì bộ phận giao hàng trực tiếp lập biên bản giao nhận hàng và fax cho khách hàng biết thời gian phương tiện vận chuyển sẽ đến.
Lưu ý: Trước khi giao hàng
cho bên mua người giao hàng phải kiểm tra, đối chiếu giấy chứng minh nhân dân của người nhận hàng đúng với họ, tên trong biên bản giao nhận hàng đã ấn định.
5 Xuất hóa đơn
Kế toán bán hàng
Nhân viên bán hàng
Hóa đơn bán hàng
- Kế toán bán hàng lập hóa đơn bán hàng và phải kiểm tra kỹ trước khi giao cho khách hàng.
- Nhân viên bán hàng cập nhật vào nhật ký bán hàng lƣợng hàng hóa đã giao kịp trong ngày.
6 Theo dõi công nợ
- Kế toán phải thu khách hàng - Trưởng bộ phận bán hàng
- Biên bản đối chiếu
công nợ (BM01/QT
-KSCN- P.KT) - Sổ theo
dõi nợ (BM04/QT
-TKHĐ- PKD)
- Căn cứ vào thời hạn trả nợ trên hóa đơn, kế toán phải thu khách hàng lên kế hoạch thu hồi nợ và gửi thông báo cho khách hàng về khoảng nợ đến hạn.
- Hàng tháng nhân viên kế toán phải thu khách hàng phải lập biên bản đối chiếu công nợ trình trưởng bộ phận bán hàng ký xác nhận.
7 Lưu trữ
- Bộ phận bán hàng
- Bộ phận kế toán
- Bộ phận bán hàng lưu hợp đồng, đơn đặt hàng, bảng báo giá, biên bản giao nhận hàng, hóa đơn bán hàng liên 3, xác nhận công nợ theo từng khách hàng.
- Bộ phân kế toán lưu giữ hóa
đơn bán hàng liên 2 và các chứng từ khác nhƣ: phiếu thu, giấy báo có, giấy trả tiền của khách hàng… theo thứ tự số chứng từ và đƣợc sắp xếp theo tháng.
Bảng 11: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ THU NỢ KHÁCH HÀNG BẰNG TIỀN MẶT
HOẠT ĐỘNG
KIỂM SOÁT THU NỢ BẰNG TIỀN MẶT RỦI RO CÓ THỂ XẢY RA
Ủy quyền
Phòng kế toán Khách hàng đến nộp tiền cho nhân các bộ phận khác không phải phòng kế toán phụ trách.
Phân chia trách nhiệm
- Kế toán thanh toán - Thủ quỹ
- Kế toán trưởng
- Kế toán phải thu khách hàng
Kế toán thanh toán thực hiện chức năng thu tiền của thủ quỹ.
Ký duyệt Kế toán trưởng, giám đốc
- Chứng từ thiếu chữ ký của kế toán trưởng hoặc giám đốc giao cho khách hàng.
- Kế toán trưởng hoặc giám đốc chƣa xem kỹ nội dung mà vội vàng ký duyệt.
- Ký duyệt nhầm vị trí.
Bảo vệ an toàn tài sản
Tiền mặt
- Kế toán thanh toán phải nhập chính xác số tiền mà khách hàng thanh toán trong phiếu thu, tránh ghi số tiền nhỏ hơn số tiền mà khách hàng phải thanh toán.
- Thủ quỹ phải kiểm tra, đếm kỹ
- Thủ quỹ nhận thiếu tiền mà ký xác nhận vào phiếu thu.
- Thủ quỹ không nhớ ghi nhận vào nhật ký thu tiền.
- Mất trộm do lưu trữ quá nhiều tiền mặt trong công ty.
số tiền khách hàng nộp có đúng với số tiền ghi trong phiếu thu không. Tiền phải đƣợc sắp xếp theo từng mệnh giá. Cuối ngày thủ quỹ tổng kết quỹ tiền mặt thu trong ngày và lưu trữ trong két sắc hoặc giao cho kế toán ngân hàng đem gửi vào tài khoản ngân hàng.
Chứng từ kế toán
- Hóa đơn và phiếu thu phải được đánh số trước.
- Phiếu thu đƣợc lập và kiểm tra kỹ trước khi giao cho khách hàng.
- Giao nhầm liên phiếu thu hoặc hóa đơn cho khách hàng.
- Phần mềm bị lỗi đánh số thứ tự phiếu thu bị trùng lập.
- Nhập sai số tiền trên chứng từ.
- Phiếu thu nhập thiếu thông tin nghiệp vụ.
Sổ kế toán
1. Theo dõi chi tiết nợ phải thu
- Ghi sổ hàng ngày
- Kế toán phải thu khách hàng cập nhật ghi vào sổ nợ khách hàng hàng ngày.
2. Ghi sổ tổng hợp
- Ghi sổ nhật ký hàng ngày - Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với chi tiết phải thu.
- Nhận đƣợc phiếu thu đã duyệt nhƣng kế toán phải thu quên ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ khách hàng dẫn đến tình trạng đòi nợ nhầm.
- Do nhập sai số tiền nên số liệu trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp không giống nhau.
Bảng 12: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ THU NỢ KHÁCH HÀNG BẰNG TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
THU NỢ BẰNG TIỀN GỬI
NGÂN HÀNG RỦI RO CÓ THỂ XẢY RA
Ủy quyền Phòng kế toán Giấy báo có đƣợc gửi nhầm
cho bộ phận khác.
Phân chia trách nhiệm
- Kế toán ngân hàng
- Kế toán phải thu khách hàng
Kế toán ngân hàng tự xóa nợ cho khách hàng mà không thông qua kế toán phải thu khách hàng.
Ký duyệt
Không có hoạt động in chứng từ ra cho cấp trên ký duyệt nên co thể xảy ra ro sai xót và gian lận xóa nợ khách hàng.
Bảo vệ an toàn tài sản
Tiền gửi ngân hàng
- Kế toán ngân hàng kiểm tra số tiền trên giấy báo có phải đúng với số tiền trên giấy báo trả nợ của khách hàng.
- Cuối ngày kế toán ngân hàng lập bảng kê số tiền chuyển khoản nhận đƣợc đối chiếu với bảng kê của ngân hàng.
Số tiền ghi trong giấy báo có và thực nhận bằng chuyển khoản nhỏ hơn số tiền mà khách hàng thông báo trả nợ.
Chứng từ kế toán Kê toán ngân hàng lập bảng kê giấy báo có được đánh số trước.
Giấy báo có bị thất lạc
Sổ kế toán
1. Theo dõi chi tiết nợ phải thu - Ghi sổ hàng ngày
- Kế toán ngân hàng lập bảng kê thu nợ khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng hàng ngày.
- Kế toán phải thu khách hàng cập nhật ghi vào sổ nợ khách hàng hàng ngày.
2. Ghi sổ tổng hợp
- Ghi sổ nhật ký hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với chi tiết phải thu.
- Kế toán phải thu quên nhập phiếu thu ngân hàng hoặc nhập sai số tiền dẫn đến sai xót trong sổ cái tài khoản phải thu khách hàng.
- Kế toán ngân hàng quên lập bảng kê tiền gửi ngân hàng.
- Do nhập sai số tiền nên số liệu trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp không giống nhau.
b. Kiểm soát ứng dụng hoạt động xử lý thông tin của hệ thống xử lý bằng máy
Kiểm soát đầu vào: trong chu trình doanh thu của Công ty cổ phần vật tƣ Hậu Giang thì hóa đơn bán hàng đƣợc lập thành 3 liên do kế toán bán hàng lập và in ra, được ký duyệt bởi trưởng bộ phận bán hàng. Phiếu thu thì được lập bởi kế toán thanh toán, do kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu và phiếu chi được lập trình sẵn trong phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của công ty. Khi kế toán bán hàng và kế toán thanh toán nhập dữ liệu khách hàng và hàng hóa vào phần mềm thì hệ thống sẽ từ cập nhật dữ liệu về mã khách hàng, mã hàng hóa, đơn vị,… trong tập tin khách hàng và hàng hóa đã đƣợc nhập sẵn trong phần mềm. Và khi nhập dữ liệu có một số thông tin trên chứng từ bắt buộc phải nhập nhƣ: mã khách hàng, mã số thuế, số tiền,… nhập số phiếu thu không đƣợc trùng nhau, ngày nhập liệu không được trước ngày nhập số dư, mã số khách hàng phải đúng với danh sách hệ thống được khai báo trước, nếu kế toán không nhập hoặc nhập sai thì phận mềm sẽ tự động hiển thị thông báo lỗi nhắc nhỡ phải nhập lại các thông tin cần thiết này. Ngoài ra phần mềm còn có chức năng tạo số tự động trong ô dữ liệu số chứng từ giúp nhập liệu nhanh chóng và chính xác hơn.
Kiểm soát xử lý: Sau khi kế toán nhập đầy đủ các thông tin cần thiết trong các ô hiển thị trên màn hình nhập liệu thì số tổng sẽ đƣợc phần mềm tính sẵn, kế toán nhấp chuột vào nút “Lưu và in” thì phần mềm sẽ tự động điền thông tin vào chứng từ cũng nhƣ đánh số thứ từ chứng từ theo thứ tự tăng dần và in ra. Bên cạnh đó phần mềm sẽ tự động cập nhật nghiệp vụ, số tiền vào sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản tương ứng.
Kiểm soát kết quả xử lý: Các chứng từ hoặc các sổ chi tiết, báo cáo liên quan đến bán hàng in ra từ phần mềm đƣợc kế toán viên quan sát lại nếu có sai xót thì báo cho tổ tin học sữa chữa ngay. Kế toán trưởng cũng phải xem lại xem kết quả xử lý của phần mềm có chính xác hay không trước khi ký duyệt vào chứng từ hoặc các sổ, báo cáo.