CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
4.1. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH DOANH
4.1.2. Phân tích chu trình doanh thu tại công ty
4.1.2.2. Lưu đồ xử lý các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu
Hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần vật tƣ Hậu Giang gồm ba nghiệp vụ xử lý chủ yếu là: (1) Xử lý nghiệp vụ bán chịu hàng hóa; (2) Xử lý nghiệp vụ thu nợ bằng tiền mặt và (3) Xử lý nghiệp vụ thu nợ bằng tiền gửi ngân hàng.
a. Xử lý nghiệp vụ bán chịu hàng hóa
Hình 14: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ bán chịu hàng hóa
Bắt đầu
Đơn đặt hàng KH
Kiểm tra và xét duyệt bán
chịu
No
ĐĐH đã đƣợc duyệt
Lập bảng báo giá
Bảng báo giá ĐĐH đã đƣợc duyệt
KH
D
Yes
Yes No
Lập Phiếu YCCCH
Phiếu YCCCH
Xuất kho ĐĐH đã đƣợc duyệt
Phiếu YCCCH ĐĐH đã đƣợc duyệt
Lập BBGNH
Phiếu YCCCH ĐĐH đã đƣợc duyệt
BBGNH
3 2 1
Phiếu YCCCH
KH
Giao hàng cho KH
BBGNH
2
Phiếu YCCCH
ĐĐH đã đƣợc duyệt
BBGNH
3
ĐĐH đã đƣợc duyệt
KH
D
HĐBH
2
Kết thúc
Nhập dữ liệu vào sổ theo dõi nợ KH
TT theo dõi nợ KH
Nhập dữ liệu vào TTBH
TTBH
Nhập thông tin BH vào HĐBH
Phiếu YCCCH
BBGNH
2
ĐĐH đã đƣợc duyệt
HĐBH
3 2 1
A
A
A
N
PM tự in phiếu thu
Phiếu YCCCH 1
2
D
1
1 2
2
2
BỘ PHẬN BÁN HÀNG KHO HÀNG BỘ PHẬN GIAO HÀNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG
Hình 15: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ bán chịu hàng hóa của Công ty cổ phần vật tƣ Hậu Giang
Chú thích:
KH: Khách hàng BH: Bán hàng PM: Phần mềm TT: Tập tin
ĐĐH: Đơn đặt hàng HĐBH: Hóa đơn bán hàng TTBH: Tập tin bán hàng
YCCCH: Yêu cầu cung cấp hàng BBGNH: Biên bản giao nhận hàng
Giải thích lưu đồ: Khi có yêu cầu mua hàng khách hàng sẽ trực tiếp gửi đơn đặt hàng hoặc chuyển fax đến cho bộ phận bán hàng trong công ty. Nhận đƣợc đơn đặt hàng nhân viên bán hàng sẽ tiến hành kiểm tra và xét duyệt đơn hàng. Nếu đơn đặt hàng phù hợp thì nhân viên này sẽ chuyển cho khách hàng bảng báo giá để khách hàng tham khảo. Khi khách hàng chấp nhận giá mà công ty đƣa ra thì nhân viên bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu cung cấp hàng 2 liên, gửi liên 1 cho bộ phận kho hàng cùng đơn đặt hàng đã xét duyệt và liên 2 cho bộ phận giao hàng. Bộ phận kho hàng sẽ xuất kho hàng hóa giao cho bộ phận giao hàng cùng đơn đặt hàng đã xét duyệt. Khi nhận đƣợc hàng, phiếu yêu cầu cung cấp hàng và đơn đặt hàng đã xét duyệt bộ phận giao hàng sẽ lập biên bản giao nhận hàng thành 3 liên và giao hàng cho khách hàng. Khi hàng hóa đã đƣợc giao nhận xong thì người giao hàng đưa biên bản giao nhận hàng cho khách hàng ký xác nhận, gửi khách hàng giữ liên 1, bộ phận giao hàng giữ liên 2 và chuyển liên 3 cùng phiếu yêu cầu cung cấp hàng và đơn đặt hàng đã xét duyệt cho kế toán bán hàng để lập hóa đơn bán hàng. Kế toán bán hàng căn cứ vào các chứng từ do bộ phận giao hàng chuyển đến tiến hành lập hóa đơn bán hàng 3 liên, giao cho khách hàng liên 1, lưu liên 2 để nhập thông tin vào tập tin theo dõi nợ khách hàng trong phần mềm kế toán. Sau khi lập hóa đơn xong kế toán bán hàng chuyển bộ chứng từ gồm: phiếu yêu cầu cung cấp hàng, đơn đặt hàng đã đƣợc duyệt, biên bản giao nhận hàng liên 2 và hóa đơn bán hàng liên 3 cho bộ phận bán hàng để lưu trữ và cập nhật dữ liệu bán hàng vào tập tin bán hàng.
Qua lưu đồ ta thấy được quy trình bán chịu hàng hóa của công ty Cổ phần Vật tư Hậu Giang là tương đối hoàn chỉnh, hoạt động có hiệu quả và đơn giản hơn so với quy trình trên lý thuyết. Tuy không có bộ phận tính dụng và bộ phận lập hóa đơn tham gia vào quy trình nhƣng hoạt động xét duyệt bán chịu vẫn đƣợc đảm bảo thực hiện đúng bởi bộ phận bán hàng và hóa đơn đƣợc lập đúng theo quy định bởi kế toán bán hàng.
Khách hàng
Lập phiếu thu 1.0
Thu tiền, ghi nhật ký thu
tiền 2.0
Xem xét, ký duyệt
3.0 Cập nhật dữ liệu
vào TT theo dõi nợ KH
4.0
TT theo dõi nợ KH Tiền, Giấy
báo trả tiền Tiền, Phiếu
thu
Phiếu thu
Phiếu thu đã ký duyệt
Nhật ký thu tiền
b. Xử lý nghiệp vụ thu nợ bằng tiền mặt
Hình 16: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ thu nợ bằng tiền mặt Giải thích lưu đồ: Khi đến hạn thanh toán, khách hàng sẽ mang tiền kèm giấy báo trả tiền do công ty gửi cho khách hàng đến trả tiền nợ mua hàng hóa cho công ty. Việc thu tiền nợ bằng tiền mặt chỉ áp dụng cho các khoản nợ có số tiền nhỏ hơn 20 triệu đồng. Khi khách hàng đem tiền và giấy báo trả tiền đến thì kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập thông tin vào phiếu thu và phần mềm sẽ tự in phiếu thu thành 2 liên đƣa cho khách hàng đem đến thủ quỹ để nộp tiền. Thủ quỷ kiểm tra kỹ số tiền nhận đƣợc với số tiền ghi trong phiếu thu, ký xác nhận lên phiếu thu khi nhận tiền xong và ghi vào sổ nhật ký thu tiền. Sau đó hai liên phiếu thu sẽ được chuyển đến cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau khi được ký duyệt phiếu thu liên 1 sẽ đƣợc giao cho khách hàng, liên 2 chuyển đến cho kế toán phải thu khách hàng để cập nhật dữ liệu nợ phải thu vào tập tin nợ phải thu khách hàng. Cuối cùng kế toán phải thu sẽ chuyển phiếu thu liên 2 lại cho kế toán thanh toán để lưu trữ cùng giấy báo trả tiền theo số chứng từ.
Qua lưu đồ xử lý nghiệp vụ thu nợ bằng tiền mặt của công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang ta thấy đƣợc việc nhận tiền cũng nhƣ các hoạt động ký duyệt đến nghiệp vụ xóa nợ khách hàng đƣợc thực hiện một cách trình tự và hợp lý. Tuy chứng từ được lưu chuyển qua nhiều công đoạn nhưng để đảm bảo cho việc kiểm soát nội bộ đƣợc hiệu quả thì đây là điều cần thiết trong công ty.
Bắt đầu
Tiền Giấy báo
trả tiền
Tiền Giấy báo trả tiền Phiếu thu
1
Phiếu thu
1 2
2
N
Ký duyệt
PT đã đƣợc ký
duyệt 1
2
Tiền Phiếu thu
1 2
Thu tiền, ký xác nhận, ghi
nhật ký thu tiền
Phiếu thu
1 2
Nhật ký thu tiền
PT đã đƣợc ký
duyệt 2
PT đã đƣợc ký
duyệt 2
Kết thúc
D
Nhập dữ liệu vào phiếu thu
Nhập dữ liệu vào sổ theo dõi nợ
KH
TT theo dõi nợ KH PT đã
đƣợc ký duyệt 2
PM tự in phiếu thu
KH KH
Chú thích:
KH: Khách hàng PT: Phiếu thu PM: Phần mềm TT: Tập tin
PTKH: Phải thu khách hàng
Hình 17: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ thu nợ bằng tiền mặt của Công ty cổ phần vật tƣ Hậu Giang
KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG,
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN PTKH
Ngân hàng
Đối chiếu giấy báo có và cập nhật DL vào
TT TGNH 1.0
Lập danh sách KH trả nợ bằng
chuyển khoản 2.0
Đối chiếu, nhập mã KH và
mã kho 3.0 Cập nhật dữ liệu vào
TT phải thu KH 5.0
TT phải thu KH
Giấy báo có
Giấy báo có
Danh sách KH trả nợ bằng chuyển
khoản Danh sách KH trả
nợ bằng chuyển khoảncó mã KH
và mã kho
Nhập phiếu thu ngân hàng
4.0
c. Xử lý nghiệp vụ thu nợ bằng tiền gửi ngân hàng
Hình 18: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ thu nợ bằng tiền gửi ngân hàng Giải thích lưu đồ: Khi khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của công ty thì ngân hàng sẽ lập giấy báo có gửi về cho công ty. Nhận đƣợc giấy báo có kế toán ngân hàng sẽ tiến hành đối chiếu các thông tin khách hàng, số tiền trên giấy báo có với số tiền nợ mà khách hàng thông báo trả nợ. Nếu đúng với số tiền mà khách hàng thông báo trả nợ thì kế toán ngân hàng nhập dữ liệu vào tập tin tiền gửi ngân hàng và chuyển giấy báo có cho kế toán phải thu khách hàng. Kế toán căn cứ vào giấy báo có nhập thông tin khách hàng và số tiền thu đƣợc bằng chuyển khoản vào một tập tin và gửi cho các cửa hàng bán hàng và trả giấy báo có lại cho kế toán ngân hàng phân loại và lưu trữ theo ngày chứng từ. Các của hàng đối chiếu thông tin khách hàng và số tiền, sau đó nhập vào tập tin mã số khách hàng và mã kho của cửa hàng rồi chuyển lại cho kế toán phải thu. Kế toán căn cứ vào tập tin các của hàng gửi lên nhập vào phiếu thu ngân hàng. Phần mềm dựa vào phiếu thu ngân hàng tiến hành xóa nợ khách hàng thông qua tập tin tài khoản 131 trong phần mềm.
Qua lưu đồ xử lý nghiệp vụ thu nợ bằng tiền gửi ngân hàng ta thấy rằng so với quy trình thu nợ bằng tiền mặt thì quy trình thu nợ bằng tiền gửi ngân hàng có phần đơn giản hơn, đƣợc thực hiện nhanh hơn. Chỉ có một chứng từ chủ yếu là giấy báo có. Các dữ liệu đầu vào và đầu ra khác đều dưới dạng tập tin và được gửi qua email nhƣng không có giai đoạn xét duyệt của cấp trên nên có thể dẫn đến rủi ro sai xót hoặc gian lận.
Bắt đầu
Giấy báo có
Đối chiếu với hóa đơn và giấy báo trả
tiền của KH
Giấy báo có
Nhập dữ liệu vào TT TGNH No
Yes
TT TGNH
Giấy báo có
Nhập thông tin khách hàng và số tiền
Kết thúc Giấy báo có
D
NH Giấy báo có
Danh sách khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản
Danh sách khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản
Đối chiếu, nhập mã khách hàng và mã kho
Danh sách khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản có mã KH và
mã kho
Nhập vào phiếu thu ngân hàng Giấy báo có
TT phải thu khách hàng
PM tự cập nhật xóa nợ khách hàng thông qua tài khoản 131
Hình 19: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ thu nợ bằng tiền gửi ngân hàng của Công ty cổ phần vật tư Hậu Giang
KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN PTKH CÁC CỬA HÀNG BÁN HÀNG
Chú thích:
KH: Khách hàng NH: Ngân hàng TT: Tập tin PM: Phần mềm
TGNH: Tiền gửi ngân hàng PTKH: Phải thu khách hàng