CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG
3.2.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
3.2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Với mô hình này, phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và sự chỉ đạo của Giám Đốc. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ quản lí và thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thống kê trong toàn công ty nhằm thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho Ban Giám đốc và các cơ quan chức năng.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN CÔNG NỢ
BÁN
KẾ TOÁN THU CHI
KẾ TOÁN CHI PHÍ KẾ TOÁN
NGÂN HÀNG
THỦ QUỸ KẾ TOÁN
CÔNG NỢ MUA &TSCĐ
KẾ TOÁN TỔNG HỢP PHÓ PHÕNG KẾ TOÁN
Phòng kế toán của công ty gồm có 9 nhân sự: 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng kế toán, 1 kế toán tổng hợp, 1 thủ quỹ và 5 kế toán viên.
3.2.3.2. Sơ đồ bộ máy kế toán và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Hình 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Kế toán trưởng: Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng kế toán, có nhiệm vụ giúp đỡ Giám đốc trong việc chỉ đạo các nhiệm vụ của ban Giám đốc.
Phó phòng kế toán: Phó phòng kế toán có nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản hồ sơ, sổ sách kế toán, tổng hợp tất cả các số liệu của đơn vị kế toán cấp dưới và từ các cửa hàng cung cấp để lập các bảng biểu, các báo cáo tài chính trình lên cho kế toán trưởng và giám đốc duyệt.
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ nghi chép sổ cái chung lập và báo cáo kế toán, quản lý chứng từ và chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu trong báo cáo cũng nhƣ thời gian hoàn thành.báo cáo theo quy định và tính bảo mật thông tin kinh tế của công ty.
Kế toán công nợ bán: chịu trách nhiệm về các chứng từ có liên quan đến nợ và thu hồi nợ của khách hàng.
Kế toán công nợ mua và tài sản cố định: chịu trách nhiệm về các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng hóa. Kế toán tài sản cố định là người có nhiệm
vụ tổng hợp các ngiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty trên cơ sở số liệu tài liệu cung cấp từ các thành phần kế toán cụ thể để lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, sổ cái phục vụ yêu cầu quản lý.
Kế toán ngân hàng: theo dõi và quản lý chứng từ đối với toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở ngân hàng, báo cáo số dƣ tiền gửi, tiền vay ngay khi có phát sinh.
Kế toán thu chi: chịu trách nhiệm về công tác thanh toán của công ty.
Kế toán chi phí: tập hợp tất cả các chi phí phát sinh trong công ty.
Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu chi, bảo quản tiền mặt, ghi chép rõ ràng vào sổ quỹ nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.2.3.3. Hình thức sổ kế toán
Để xử lý các thông tin thu nhập từ các loại chứng từ thì cần thiết phải xây dựng một hệ thống các sổ sách kế toán phù hợp với mô hình của từng doanh nghiệp. Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán là rất quan trọng trong công tác tổ chức quản lý bộ máy kế toán, nên Công Ty Cổ Phần Vật Tƣ Hậu Giang đã lựa chọn hình thức “ nhật kí chung” để hạch toán theo quy định của bộ tài chính ban hành .
Phương tiện hỗ trợ thực hiện công tác kế toán là phần mềm Excel, Phòng kế toán của công ty đƣợc trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho công tác kế toán nhƣ: máy vi tính, máy photo, máy in, điện thoại.
3.2.3.4. Trình tự ghi sổ
Hằng ngày khi nhận đƣợc chứng từ gốc, kế toán tiến hành thủ tục kiểm tra các chứng từ đảm bảo tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Trên cơ sở đó, phản ánh chính xác và đầy đủ các yếu tố chứng từ. Sau khi hoàn thành tốt việc kiểm tra chứng từ, nhân viên kế toán sẽ tiến hành nhập các số liệu trên chứng từ vào máy vi tính.
Sau khi nhập thông tin vào máy, kế toán cho hiển thị lại các bảng ghi nhƣ:
chứng từ ghi sổ, các sổ cái để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ các thông tin đã nhập vào.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ NHẬT KÝ
ĐẶC BIỆT
SỒ,THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI
BẢNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
Cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ kế toán. Trước khi lập báo cáo kế toán có liên quan nhƣ: Đối chiếu giữa số liệu kế toán tiền gửi ngân hàng với kế toán tiền mặt, đối chiếu giữa các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết có liên quan.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái vào bảng tổng hợp chi tiết(đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối, số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ nhật ký chung. Tổng số dƣ nợ và tổng số dƣ có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dƣ của từng loại tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau và số dƣ của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tương ứng với bảng tổng hợp chi tiết.
Cuối kỳ kế toán kiểm tra số liệu, in báo cáo nộp Giám đốc, phục vụ công tác quản lý của công ty.
Ghi chú:
Ghi hằng ngày, hoặc ghi tuần kỳ Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Hình 12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Máy Vi Tính Chứng Từ Kế
Toán
Bảng Tổng Hợp Chứng Từ Kế Toán Cùng Loại
Sổ Kế Toán - Sổ Tổng Hợp - Sổ Chi Tiết
Báo Cáo Tài Chính Báo Cáo Kế Toán
Quản Trị
Phần Mềm Kế Toán
3.2.3.5. Quan hệ giữa phòng kế toán với bộ phận khác
Phòng kinh doanh cung cấp cho phòng kế toán các số liệu về tiêu thụ hàng hóa, các khoản định mức của doanh thu, chi phí, các hợp đồng mua bán, các báo cáo về xuất kho, nhập kho. Từ những chứng từ, số liệu đó, phòng kế toán tiến hành ghi sổ, đối chiếu cân đối và lập ra những báo cáo vào cuối kỳ.
Phòng tổ chức hành chính cung cấp cho phòng kế toán số liệu về quỹ tiền lương, báo cáo tình hình chi trả lương, các khoản trích theo lương. Phòng kế toán tính lương, phụ cấp, các khoản khấu trừ vào lương tháng và giao cho phòng tổ chức hành chánh thực hiện chi trả tiền lương.
Phòng kế toán thường xuyên quan hệ với các của hàng để cập nhật thông báo về giá cả và kiểm tra tình hình tài chính, quản lí công nợ tại các cửa hàng, quan hệ với phòng kỹ thuật để thu đƣợc các thông tin về tình hình sử dụng vật liệu, công cụ, TSCĐ, nghiệm thu và quyết toán các công trình xây dựng cơ bản.
3.2.3.6. Ứng dụng tin học trong công tác kế toán
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
Hình 13: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính Việc vận dụng tin học trong công tác kế toán cũng đã có tác dụng tích cực.
Nhờ nó mà khối lƣợng công việc lẽ ra kế toán phải trực tiếp làm giảm nhẹ đi rất nhiều mà vẫn bảo đảm tốt chức năng nhiệm vụ kế toán, cung cấp thông tin từ chi
tiết đến tổng hợp, đảm bảo chính xác yêu cầu đầy đủ kịp thời và phục tốt cho công tác điều hành quản lý ở doanh nghiệp.