CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1.2. Khái quát chu trình doanh thu bán hàng
2.1.2.5. Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu
Trong hệ thống xử lý thủ công, chu trình doanh thu có ba nghiệp vụ xử lý chủ yếu là: (1) Xử lý nghiệp vụ bán chịu; (2) Xử lý nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay và thu công nợ khách hàng; (3) Xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại và nghiệp vụ xóa nợ khó đòi. Tất cả các nghiệp vụ xử lý trên được thể hiện qua các lưu đồ chứng từ sau:
Lệnh BH ĐĐH GGH
Lệnh BH ĐĐH Bắt đầu
KH
ĐĐH
Lập lệnh bán hàng
Lệnh bán hàng
6 5 4 3 2 1
Lệnh BH đã duyệt
Lệnh BH GGH
Lệnh BH đã duyệt
Lập hóa đơn BH
Hóa đơn BH
3 2 1
Ghi nhật
ký BH NK
BH
Ktra Ctừ
Ghi sổ CTKH
Sổ TK PTKH
Hóa đơn BH
Kết thúc Lập giấy
giao hàng
3
1
1 3
2
GGH
3 1 2
Lệnh BH đã duyệt
Lệnh BH
2 3
Giao hàng cho
KH
GGH Lệnh BH
2 2
KH KH
D N
Lệnh BH đã duyệt Hóa đơn BH
3
3
1
1
N
Xét duyệt bán chịu
Lệnh BH đã duyệt 4 3
Xuất kho
Lệnh BH đã duyệt 4 3
N
HS chờ lấy hàng HS chờ xử lý
KH
N
BỘ PHẬN BÁN HÀNG
BỘ PHẬN TÍNH
DỤNG KHO HÀNG BỘ PHẬN GIAO
HÀNG
BỘ PHẬN LẬP
HÓA ĐƠN KẾ TOÁN
Hình 2: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ bán chịu cho khách hàng
Chú thích:
KH: Khách hàng ĐĐH: Đơn đặt hàng GGH: Giấy giao hàng BH: Bán hàng HS: Hồ sơ
NKBH: Nhật ký bán hàng CTKH: Chi tiết khách hàng
TK PTKH: Tài khoản phải thu khách hàng
Tiền Bắt đầu
Tiền
Lập phiếu BH
Phiếu BH Phiếu
BH 1 1 2
Tiền
Tiền
Giấy báo trả tiền
Ghi nhật ký thu tiền
Nhật ký thu
tiền
Cộng NK thu tiền và
ghi sổ cáo Sổ cái
Phiếu BH 2
Đánh số seri cho các chứng từ
Lập BC nhận tiền
Giấy báo trả tiền Tiền BC nhận
tiền
1 2 3
Lập giấy nộp tiền
Giấy báo trả tiền
BC nhận tiền 1
D
Tiền Giấy nộp
tiền 1 2
Đối chiếu GBTT và BCNT
Ghi sổ chi tiết
D
Sổ chi tiết KH
Tiền Giấy nộp
tiền 1
Giấy nộp 2
tiền 2
Phiếu BH 1
BC nhận tiền 3
Đối chiếu phiếu BH và BC nhận hàng với NK thu
tiền, sổ chi tiết, giấy nộp tiền
Đối chiếu sổ phụ NH với sổ
cái
Sổ phụ NH
Chú thích:
KH: Khách hàng BH: Bán hàng NK: Nhật ký BC: Báo cáo NH: Ngân hàng
GBTT: Giấy báo trả tiền BCNT: Báo cáo nhận tiền
Hình 3: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay và thu công nợ khách hàng
KHÁCH HÀNG BP BÁN HÀNG BP THU NỢ THỦ QUỸ KẾ TOÁN PTKH KẾ TOÁN TỔNG HỢP KIỂM TOÁN NỘI BỘ NGÂN HÀNG
Bắt đầu
Kiểm tra hàng và lập
BC nhận hàng
BC nhận hàng
1 2
Xét duyệt bảng phân tích nợ
Phân tích theo thời hạn
nợ
Chấp thuận HTL và xóa nợ phải thu
KH
D
Lập chứng từ ghi có (đánh
số trước)
Bắt đầu xóa nợ khó đòi
Lập báo cáo phân tích nợ hàng tháng
Phân tích nợ theo thời hạn
nợ
Ghi sổ chi tiết Chứng từ ghi
có 3 2
1
Nhật ký chứng từ
ghi sổ KH
A
A
BC nhận hàng
2
Ghi sổ cái
BC nhận hàng Chứng từ ghi
có
1 1
Sổ chi tiết KH
N
TK phải thu KH TK hàng bị
trả lại và GGHB
BC nhận hàng Chứng từ ghi
có
2 2
D
Trưởng tài vụ ký cho phép xóa nợ trên bảng phân tích nợ
Chứng từ ghi có liên 3 chỉ đƣợc lập khi hàng bị trả lại
Hình 4: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại và nghiệp vụ xóa nợ khó đòi
BỘ PHẬN NHẬN
HÀNG BỘ PHẬN TÍNH DỤNG BỘ PHẬN TÀI VỤ BỘ PHẬN LẬP HÓA ĐƠN KẾ TOÁN PTKH KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Chú thích:
KH: Khách hàng BC: Báo cáo TK: Tài khoản
GGHB: Giảm giá hàng bán
Ngân hàng KH
Séc Giấy báo trả tiền
Đóng dấu séc, lập bảng kê nhận tiền
Giấy báo trả tiền
BK thu tiền Séc đƣợc đóng dấu
1 2
3
2
1
Kiểm toán nội bộ
1
Nhập DL thu tiền
Giấy báo trả tiền BK thu tiền
D 3
TT chính Khách hàng
TT hóa đơn BH
Cập nhật phải thu
In giấy gửi tiền
TT nhận tiền Giấy gửi tiền 1 2
2
Séc đƣợc đóng dấu BK thu tiền
2
So sánh và kiểm tra
Séc đƣợc đóng dấu
Giấy gửi tiền BK thu tiền
1 2
D TT khách
hàng In báo cáo KH
hàng tháng In báo cáo KH
Báo cáo KH
KH
Hàng tháng Bắt đầu
b. Xử lý bằng máy tính
Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, chu trình doanh thu có hai nghiệp vụ xử lý chủ yếu là: (1) Xử lý nghiệp vụ bán chịu; (2) Xử lý nghiệp vụ thu tiền. Tất cả các nghiệp vụ xử lý trên được thể hiện qua các lưu đồ chứng từ sau:
Hình 5: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ thu tiền bằng máy tính
BỘ PHẬN THƢ TÍN KẾ TOÁN PHẢI THU PHẦN MỀM MÁY TÍNH THỦ QUỸ
Chú thích:
KH: Khách hàng BK: Bảng kê BH: Bán hàng TT: Tập tin DL: Dữ liệu
Bắt đầu KH
ĐĐH
Nhập đơn hàng
Chương trình xử lý ĐĐH
K.Tra đơn hàng
K.Tra bán chịu
Thêm mẫu tin đơn hàng chƣa xử lý
In lệnh bán hàng
ĐH chƣa xử lý (LBH chƣa thực hiện)
Chương trình gửi hàng
Tìm kiếm DL ĐH chƣa xử lý
Thêm mẫu tin gửi hàng
In giấy giao hàng
ĐĐH
Lệnh BH
1 2
3 4
5
KH
1
Lệnh BH
2 3
Xuất kho chuyển BP Gửi hàng
Lệnh BH
2 3
1 N N
Báo cáo từ chối bán cịu
BP Tín dụng
TT chính Khách hàng TT chính Hàng tồn kho TT chính Sổ cái TT giá bán TT gửi hàng
Chương trình cập nhật TT chính
Cập nhật TT chính
In nhật ký bán hàng
In nghiệp vụ ghi sổ cái
Nhật ký bán hàng Sổ cái
Chương trình lập HĐ
Truy cập DL ĐH đƣợc gửi hàng
Thêm mẩu tin TT bán hàng
In hóa đơn TT chính Khách hàng
Lệnh BH
2 4
1
Đếm hàng, so sánh với chứng từ
Nhập DL gửi hàng
Lệnh BH Giấy GH
1 2
3 2
4
KH Vận tải
N
2 BỘ PHẬN LẬP HÓA ĐƠN
2
Lệnh BH Giấy GH 3
2
Đối chiếu, so sánh cứng từ
Lập HĐ
Lệnh BH Giấy GH 3
2
2 3
Hóa đơn 1 N
Phải thu KH
Kèm hàng hóa
Chú thích:
KH: Khách hàng BH: Bán hàng BP: Bộ phận TT: Tập tin DL: Dữ liệu ĐH: Đơn hàng ĐĐH: Đơn đặt hàng
LBH: Lệnh bán hàng
Hình 6: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ bán chịu bằng máy tính
BỘ PHẬN BÁN HÀNG BỘ PHẬN KHO PHẦN MỀM MÁY TÍNH BỘ PHẬN GỬI HÀNG
c. Chức năng của các bộ phận trong chu trình doanh thu
Bộ phận bán hàng: Đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán…; nhận các đặt hàng của khách hàng, lập “Lệnh bán hàng”.
Bộ phận tín dụng: Trong hoạt động bán chịu, bộ phận tính dụng kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng.
Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét bảng “Phân tích khoảng phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng, xác định dự phòng phải thu khó đòi cho doanh nghiệp.
Bộ phận tài vụ: Trong nghiệp vụ xử lý hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán bộ phận tài vụ phải là người chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ trên trước khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các chứng từ ghi có. Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải đƣợc kiểm soát cẩn thận.
Bộ phận kho hàng: Đây là bộ phận quản lý hàng trong kho.
Bộ phận gửi hàng: Bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặc thuê các đơn vị vận tải chuyển hàng cho khách hàng. Thông thường bộ phận này được phân chia độc lập với bộ phận kho hàng để tăng cường tính kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho.
Bộ phận nhận hàng: Trong nghiệp vụ xử lý hàng bị trả lại, bộ phận nhận hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lƣợng nhập trên phiếu nhập kho.
Bộ phận lập hóa đơn: Đây là bộ phận đƣợc ủy quyền lập hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ ghi có.
Bộ phận kế toán phải thu: Đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “Phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ”.
Bộ phận giữ sổ cái: Đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện các hoạt động lập báo cáo tổng hợp.
Bộ phận thƣ tín: Một số doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hình thức thanh toán bằng cách gửi Séc qua bưu điện. Vì vậy doanh nghiệp phải thành lập một bộ phận nhận và mở Séc thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán”. Bộ phận này
cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản là Séc thanh toán.
Bộ phận thủ quỹ: Đây là bộ phận nhận thu tiền, thực hiện các thủ tục gửi vào ngân hàng.
2.1.2.6. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu
Trong chu trình doanh thu có hai hoạt động kiểm soát chính là: kiểm soát quá trình thực hiện các hoạt động kinh tế liên quan và ghi chép sổ kế toán bằng tay và kiểm soát ứng dụng hoạt động xử lý thông tin của hệ thống xử lý bằng máy.
a. Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế
Trong chu trình doanh thu, các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ là:
Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán.
Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp.
Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng.
Xuất hàng khi chƣa cho phép.
Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng.
Xuất không đúng đối tƣợng hoặc loại hàng.
Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng.
Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán.
Ghi sai khách hàng thanh toán.
Không nộp tiền thu.
Để có thể kiểm soát đƣợc các rủi ro này, cần có các hoạt động kiểm soát thích hợp đó là phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ và qui trình thủ tục xử lý nghiệp vụ cho phù hợp. Bảng sau tóm tắc các hoạt động kiểm soát liên quan trong quá trình thực hiện bán hàng thu tiền.
Bảng 1: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG – LẬP HÓA ĐƠN HOẠT ĐỘNG
KIỂM SOÁT BÁN CHỊU HÀNG TRẢ LẠI
VÀ GIẢM GIÁ
XÓA NỢ PHẢI THU Ủy quyền Bộ phận bán chịu Dịch vụ khách hàng Bộ phận tín
dụng
Xét duyệt Tín dụng Trưởng tài vụ Trưởng tài vụ
Phân chia trách nhiệm
1. Bán hàng và tín dụng 2. Kho hàng và gửi hàng 3. Kế toán phải thu và ghi sổ cái
1. Dịch vụ khách hàng và tín dụng 2. Nhận hàng và kho hàng
3. Kế toán phải thu và ghi sổ cái
1. Tín dụng và phụ trách tài vụ 2. Thủ quỹ 3. Kế toán phải thu và ghi sổ cái
Bảo vệ an toàn tài sản
Hàng hóa
Chỉ thực hiện đặt hàng khi có lệnh bán hàng đƣợc chấp thuận
Kiểm hàng khi xuất, khi gửi hàng
Việc hàng chỉ đƣợc chấp thuận khi có lệnh bán hàng
Hàng bị trả lại
Đếm và kiểm nhận lại hàng
Chỉ lập chứng từ ghi có sau khi nhận hàng và có phiếu nhập kho
Chứng từ và sổ ghi kế toán
1. Hóa đơn bán hàng
Chỉ đƣợc lập dựa trên đơn đặt hàng;Lệnh bán hàng đƣợc chấp thuận (Phiếu xuất kho) và giấy gửi hàng
Được đánh số trước
Dựa trên bảng giá quy định để lập hóa đơn
Kiểm tra kỹ trước khi
1. Chứng từ kế toán trả lại hàng hoăc giảm giá hàng bán
Đƣợc lập dựa trên phiếu nhập kho và yêu cầu khác hàng
Đƣợc đánh số trước
1. Chứng từ kế toán xóa nợ phải thu
Chỉ đƣợc lập khi có các chứng minh đầy đủ
Đƣợc xét duyệt
Nếu giá trị
giao khách hàng
2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu
Ghi sổ hàng ngày
Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày
Gửi báo cáo khách hàng hàng tháng
Lập báo cáo phân tích nợ hàng tháng
3. Ghi sổ tổng hợp
Ghi nhật ký hàng ngày
Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát
Đƣợc xét duyệt
Kiểm tra kỹ trước khi gửi hàng 2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu
Ghi sổ hàng ngày
Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày
3. Ghi sổ tổng hợp
Ghi sổ nhật ký hàng ngày
Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát
lớn thì phải có 2 người chấp thuận
2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu
Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ liên quan hàng ngày các khoản thu
3. Ghi sổ tổng hợp
Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát
Bảng 2: KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN HOẠT ĐỘNG
KIỂM SOÁT BÁN THU TIỀN NGAY NHẬN TIỀN THANH TOÁN
Phân chia trách nhiệm
Người gửi và thủ quỹ
Thủ quỹ và kế toán tổng hợp
Thƣ tín và thủ quỹ
Thƣ tín và kế toán phải thu
Thủ quỹ và kế toán phải thu
Thủ quỹ và kế toán tổng hợp
Kế toán phải thu và kế toán tổng hợp
Bảo vệ an toàn tài sản
Tiền
Gửi ngân hàng hoặc nộp toàn bộ số tiền thu hàng ngày
Đóng dấu phân loại Séc thanh toán
Tiền
Gửi ngân hàng hàng ngày toàn bộ số tiền thu
Đóng dấu phân loại Séc thanh toán
Chứng từ
Chứng từ ban đầu
Vé hoặc hóa đơn bán lẻ được lập trước khi khách thanh toán
Đánh số trước vé hoặc hóa đơn bán lẻ
Lập bảng kê thu tiền trong ngày và đối chiếu với vé hay hóa đơn bán lẻ
Chứng từ ban đầu
Thƣ tín lập bảng kê ngay khi nhận giấy báo trả tiền từ khách hàng
Đánh số trước bảng kê giấy báo trả tiền
Sổ kế toán
Ghi sổ tổng hợp
Ghi nhật ký hàng ngày
Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với bộ phận bán hàng tiền thu và hóa đơn hay vé bán lẻ phát hành hàng ngày
1. Theo dõi sổ chi tiết phải thu
Ghi sổ hàng ngày
Lập tổng tiền thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày
Gửi báo cáo khách hàng hàng tháng
2. Ghi sổ tổng hợp
Ghi sổ nhật ký hàng ngày
Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với chi tiết phải thu
b. Kiểm soát ứng dụng hoạt động xử lý thông tin của hệ thống xử lý bằng máy
Trong hoạt động kiểm soát xử lý thông tin bằng máy có các rủi ro thường xảy ra sau:
Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu. Đây là rủi ro di hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệu không hợp lệ về các sự kiện kinh doanh
Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tin không được chuyển đến đúng tập tin cần lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý các mẫu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểm soát đƣợc.
Rủi ro liên quan tới báo cáo. Đây là rủi ro liên quan tới việc các thông tin không đƣợc tổng hợp hay phân loại đúng, hoặc các báo cáo không đƣợc cung cấp đúng thời hạn hay đúng người nhận.
Để kiểm soát các rủi ro, kiểm soát ứng dụng bao gồm ba loại kiểm soát:
kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả xử lý.
Kiểm soát đầu vào: mục đích của kiểm soát đầu vào là ngăn ngừa và phát hiện những sao xót trong quá trình nhập liệu để đảm bảo dữ liệu đƣợc chuyển chính xác từ hình thức xử lý bằng tay sang hình thức máy có thể hiểu đƣợc-tức là các tập tin máy tính. Kiểm soát đầu vào tập trung vào hai vấn đề là: kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu vào hệ thống.
- Kiểm soát nguồn dữ liệu: Kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nguồn là hợp lệ. Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm:
Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục các chứng từ gốc;
Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ;
Đánh dấu chứng từ đã sử dụng để tránh nhập liệu lần thứ hai vào hệ thống;
Sử dụng các thiết bị kiểm tra nguồn hợp pháp chứng từ;
Sử dụng các chứng từ luân chuyển hoặc các thiết bị ghi nhận dữ liệu ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ để tránh tối đa việc nhập liệu lại bằng tay.
- Kiểm soát quá trình nhập liệu: Thông thường các thủ tục kiểm soát này được lập trình kiểm soát và nó được cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu nhập nhƣ: kiểu vùng dữ liệu, dung lƣợng vùng dữ liệu, giới hạn dữ liệu, trình tự dữ liệu, tính đầy đủ của dữ liệu, tính hợp lý của dữ liệu.
Kiểm soát xử lý: Kiểm soát xử lý có mục đích là ngăn ngừa và phát hiện sai xót của chương trình xử lý. Cũng giống kiểm soát đầu vào, chương trình kiểm soát xử lý đƣợc cài đặt ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Các kiểm soát này chủ yếu là kiểm soát số tổng bằng cách đối chiếu giữa tổng tiền hay tổng nghiệp vụ nhập đầu vào với tổng tiền hay tổng nghiệp vụ đƣợc xử lý.
Kiểm soát kết quả xử lý trong chu trình doanh thu: Kiểm soát kết quả xử lý có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai xót trong kết quả xử lý. Việc kiểm soát này đƣợc tiến hành bởi nhóm kiểm soát dữ liệu hoặc bởi các nhân viên kiểm