CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG
3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cao nhất của Công Ty. HĐQT có quyền quyết định chiến lƣợc, kế hoạch sản xuất kinh doanh. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cắt chức giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, cán bộ quản lý khác của Công Ty theo đề nghị của ban giám đốc, quy định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý cán bộ, quy định thành lập Công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện.
Ban kiểm soát: Kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, và hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng tronh quản lý. Điều hành hoạt động kinh doanh trong nghi chép sổ sách và báo cáo tài chính.Kiến nghị hội đồng quản trị các biện pháp sửa đổi, bổ sung cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của Công Ty. Đồng thời thảo luận những vấn đề khó khăn, tồn tại, xem xét những kết quả điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi của ban quản lý.
Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm điều hành công ty
Phó giám đốc: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, hỗ trợ giám đốc trong việc lãnh đạo công ty, phụ trách kiểm tra các phòng ban và theo dõi các hoạt động tài chính, kinh doanh của công ty.
Phòng kinh doanh: gồm phòng kinh doanh vật liệu xây dựng, phòng kinh doanh gas, phòng kinh doanh dầu nhờn.
* Chức năng
- Tham mưu cho ban giám đốc kinh doanh các ngành hàng, phát triển thị trưởng, quản lý cửa hàng.
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức kinh doanh vật liệu xây dựng tại thị trường Cần Thơ và các công trình..
- Phát triển thị trường.
- Tạo nguồn hàng đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty.
* Nhiệm vụ
- Cân đối nguồn hàng tại các kho công ty, nhập hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của các đơn vị và chiến lƣợc dự trữ hàng.
- Xây dựng kế hoạch cho từng tháng, quý, năm để thực hiện kế hoạch đề ra của công ty.
- Đàm phán với các đối tác theo đúng chính sách của công ty. Theo dõi, báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng mua bán của phòng cho công ty
- Nghiên cứu và đánh giá thị trường đang kinh doanh
- Phân tích, tổng hợp ý kiến khách hàng và báo cáo kịp thời cho ban giám đốc
- Lập phương thức hỗ trợ bán hàng cho đại lý và người tiêu dùng.
Phòng marketing
* Chức năng
- Tổ chức công tác phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chính sách, chiến lƣợc nhằm đảm bảo việc hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch của công ty.
- Hoạch định và thực hiện các biện pháp nhằm xây dựng, thiết lập, duy trì các mối quan hệ bền vững và có lợi với khách hàng mục tiêu.
* Nhiệm vụ
- Công tác thống kê, kế hoạch.
- Công tác nghiên cứu thị trường hướng dẫn, kết hợp với các đơn vị - Bán hàng thực hiện.
- Xây dựng, triển khai và kiểm tra các chương trình.
- Xây dựng các chương trình nhằm nâng cao và quảng bá hình ảnh công ty, xây dựng thương hiệu.
- Lâp các hợp đồng mua bán và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng.
- Kiểm soát thông tin đăng tải trên website.
Phòng kế toán
* Chức năng
- Xây dựng và thực hiện hệ thống kế toán công ty theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Tổ chức hệ thống kế toàn phù hợp với bộ máy quản lý công ty, chịu trách nhiệm về hệ thông kế toán của công ty.
- Nghiên cứu các chế độ chính sách về tài chính doanh nghiệp cảu nhà nước, Bộ ngành và địa phương để xây dựng chiến lược tài chính của công ty.
* Nhiệm vụ
- Tổ chức công tác kế toán theo các phần hành của phòng kế toán.
- Lập các báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo định kì và báo cáo tài chính của công ty gửi đến các cơ quan hữu quan theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra, đối chiếu, duyệt các báo cáo kế toán, thống kê của các đơn vị trực thuộc.
- Chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách kinh tế, tài chính theo quy định của Nhà nước. Chịu trách nhiêm quản lý và cấp phát hóa đơn bán hàng, theo dõi và báo cáo thuế theo quy định.
- Kiểm tra tính hiệu quả của các định mức lao động, tiền lương, các chế độ chính sách đối với người lao động, các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh
- Kịp thời phát hiện những sai xót, bất hợp lý hoặc vi phạm quy định nội bộ về định mức tài chính gây thiệt hại cho công ty.
- Dựa vào số liệu tài chính – kế toán để phân tích, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn của công ty. Đề xuất các giải pháp sử dụng vốn hiệu quả đảm bảo lợi nhuận và phát huy chế độ tự chủ tài chính của công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo và kiểm kê định kì hoặc đột xuất, đánh giá lại tài sản theo quy định của Nhà nước. Kiểm kê và đề xuất giải pháp giải quyết, xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hƣ hỏng, nợ khó đòi và các khoản thiếu hụt về tài chính.
Phòng tổ chức hành chánh
* Chức năng
- Quản lý, tổ chức, điều hành, kiểm tra các hoạt động về chính sách tuyển dụng và điều phối lao động.
- Quản lý, tổ chức, điều hành và kiểm tra các hoạt động về chính sách đào tạo.
- Quản lý, tổ chức, thực hiện và kiểm tra các hoạt động về chế độ, chính sách lương bổng, đãi ngộ, thi đua, khen thưởng.
- Quản lý, điều hành công tác Hành chính – Văn phòng trong công ty.
- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác xây dựng cơ bản.
Tổ tin học
* Chức năng
- Nghiên cứu, tƣ vấn giúp ban giám đốc triển khai các ứng dụng công nghê thông tin vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh và quản lý của công ty.
- Hỗ trợ công ty và các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực liên quan đến công nghệ thông tin.
- Thực hiện giám sát, kiểm tra việc sử dụng tài sản, thiết bị máy móc có liên quan đến tin học bao gồm phần cứng, phần mềm và tài nguyên hệ thống trong toàn công ty. Đề xuất sử dụng trang thiết bị mới, thanh lý các thiết bị không còn phù hợp.
* Nhiệm vụ
- Đảm bảo hệ thống máy tính của công ty luôn trong trạng thái hoạt động ổn định, sẵn sàng đáp ứng các công việc một cách tốt nhất.
- Hỗ trợ người dùng về việc sử dụng các phần mềm, phần cứng, bảo mật đảm bảo hệ thống máy tính luôn ở trạng thái an toàn.
- Thiết kế các phần mềm hỗ trợ cho công việc kinh doanh của công ty đƣợc theo hệ thống.
- Thực hiện thay đổi mới các thiết bị máy tính.
- Quản lý, duy trì website công ty, cập nhât giới thiệu sản phẩm kinh doanh, quảng bá hình ảnh công ty.
Bộ phận kho
- Tổ chức công tác thực hiện quản lý kho
- Thực hiện công tác kiểm tra các thiết bị đo lường - Công tác quản lý kho hàng hóa
- Thực hiện công tác quản lý và điều hành các phương tiện vận chuyển và phương tiện xếp dỡ