CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
4.2. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH GIÁ VỐN HÀNG BÁN VÀ CHU TRÌNH
4.2.2. Phân tích chu trình chi phí tại công ty
4.2.2.4. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí
a. Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế trong Công ty cổ phần vật tư Hậu Giang
Bảng 15: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ MUA CHỊU HÀNG HÓA TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG
BƯỚC CÔNG VIỆC
HOẠT ĐỘNG KIỂM
SOÁT
PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM
CHỨNG TỪ, BIỂU MẪU
MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
1 Xác định nhu cầu
- Phòng kinh doanh
- Bộ phận mua hàng
Đơn vị mua hàng căn cứ vào đinh mức hàng tồn kho, kế hoạch kinh doanh, tình hình thị trường và nhu cầu của đơn vị bán hàng. Lập kế hoạch đánh giá, lựa chọn, thương lượng về giá cả, các điều kiện và ký hợp đồng mua bán.
2 Lập đơn đặt hàng
- Phòng kinh doanh
- Bộ phận mua hàng
Đơn đặt hàng
Nhân viên mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp từ danh sách nhà cung cấp đƣợc chấp nhận. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước, ghi đầy đủ các thông tin về giá, số lƣợng, các điều khoản giao hàng,…
3 Kiểm tra, phê duyệt
- Phòng kinh doanh
- Trưởng bộ phận mua hàng
Đơn đặt hàng
Nhân viên mua hàng sau khi lập đơn đặt hàng thì đưa lên trưởng bộ phận mua hàng xét duyệt.
Trước khi xét duyệt trưởng bộ phận mua hàng phải xem xét lại các thông tin trên đơn đặt hàng
đảm bảo đầy đủ và chính xác.
4 Gửi đơn đặt hàng
- Phòng kinh doanh
- Bộ phận mua hàng
Đơn đặt hàng
Sau khi trưởng bộ phận mua hàng đã ký duyệt thì nhân viên bán hàng tiến hành gửi đơn đặt hàng cho khách hàng bằng thƣ tín hoặc chuyển bằng fax. Sau đó gọi điện thoại kiểm tra xác nhận đơn hàng (nếu mua thép,cát đá,..) hoặc nhận mã số (nếu mua xi măng) từ nhà cung cấp.
5 Nhận hàng, kiểm tra hàng hóa
- Bộ phận nhận hàng
- Phiếu nhập kho
- Hóa đơn bán
hàng
- Khi nhận hàng nhân viên nhận hàng phải đảm bảo kiểm tra chính xác về trọng lƣợng, số lƣợng, quy cách, chủng loại và tiêu chuẩn hàng hóa theo đơn đặt hàng. Sau khi kiểm tra xong nhân viên nhận hàng tiến hàng lập phiếu nhập kho làm 3 liên theo đúng số lương, quy cách,…
Lưu ý: Phiếu nhập kho phải được đánh số trước và phải được trưởng bộ phận nhận hàng ký duyệt trước khi chuyển cho bộ phận kho, bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán.
- Hóa đơn đƣợc gửi trực tiếp cho bộ phận kế toán.
6 Nhập kho hàng hóa
- Bộ phận kho hàng
- Thủ kho
Phiếu nhập kho
- Trước khi nhập hàng, bộ phận nhận hàng phải thông tin cho thủ kho chuẩn bị sẵn sàng kho
bãi, bốc xếp để nhận hàng.
- Thủ kho giám sát việc nhập hàng và ký xác nhận vào phiếu nhập kho khi nhận hàng xong.
7 Lưu trữ
- Bộ phận mua hàng
- Bộ phận nhận hàng và kho
- Bộ phận kế toán
- Bộ phận mua hàng lưu hợp đồng, đơn đặt hàng, bảng báo giá, phiếu nhập kho,… theo số chứng từ và theo ngày phát sinh.
- Bộ phận nhận hàng và kho lưu phiếu nhập kho, đơn đặt hàng và phiếu gửi hàng.
- Bộ phân kế toán lưu giữ hóa đơn bán hàng và các chứng từ khác nhƣ: phiếu chi, giấy báo nợ, giấy đề nghị thanh toán…
theo thứ tự số chứng từ và đƣợc sắp xếp theo tháng.
Bảng 16: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ TRẢ NỢ NHÀ CUNG CẤP BẰNG TIỀN MẶT
HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
TRẢ NỢ BẰNG TIỀN
MẶT RỦI RO CÓ THỂ XẢY RA
Ủy quyền Phòng kế toán
Nhân viên các bộ phận khác ứng tiền mặt trả nhà cung cấp mà không thông qua phòng kế toán.
Phân chia trách nhiệm
- Kế toán thanh toán - Thủ quỹ
- Kế toán trưởng
- Kế toán phải trả nhà cung cấp
Kế toán phải trả tự lập phiếu chi và nhận tiền trả nhà cung cấp.
Ký duyệt Kế toán trưởng, giám đốc - Chứng từ thiếu chữ ký của kế
toán trưởng hoặc giám đốc giao cho khách hàng.
- Kế toán trưởng hoặc giám đốc chƣa xem kỹ nội dung mà vội vàng ký duyệt.
- Ký duyệt nhầm vị trí.
Bảo vệ an toàn tài sản
Tiền mặt
- Kế toán thanh toán chỉ lập phiếu chi dựa trên giấy đề nghị thanh toán, phải nhập chính xác số tiền trong phiếu đề nghị thanh toán, tránh ghi số tiền lớn hơn số tiền mà công ty phải trả cho nhà cung cấp.
- Thủ quỹ phải kiểm tra, đếm kỹ tiền trước khi giao trả cho nhà cung cấp.
- Chi sai đối tƣợng nhận tiền.
- Chi tiền nhiều hơn số tiền phải trả nhà cung cấp.
- Thủ quỹ không nhớ ghi nhận vào nhật ký chi tiền.
- Mất trộm tiền mặt trong công ty.
Chứng từ kế toán
Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của bộ chứng từ mua hàng gồm: phiếu nhập kho, hóa đơn, phiếu đề nghị thanh toán và phiếu chi.
- Giao nhầm liên phiếu thu hoặc hóa đơn cho khách hàng.
- Phần mềm bị lỗi đánh số thứ tự phiếu thu bị trùng lập.
- Nhập sai số tiền trên chứng từ.
- Phiếu thu nhập thiếu thông tin nghiệp vụ.
Sổ kế toán
1. Theo dõi chi tiết nợ phải trả
- Ghi sổ hàng ngày
- Kế toán phải trả nhà cung cấp cập nhật ghi vào sổ nợ phải trả hàng ngày.
2. Ghi sổ tổng hợp
- Nhận đƣợc phiếu chi đã duyệt nhƣng kế toán phải trả quên ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ phải trả nhà cung cấp dẫn đến tình trạng sai sót trong sổ cái tài khoản 331.
- Do nhập sai số tiền nên số liệu trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp
- Ghi sổ nhật ký hàng ngày - Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với chi tiết phải trả.
không giống nhau.
Bảng 17: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ TRẢ NỢ NHÀ CUNG CẤP BẰNG TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
TRẢ NỢ BẰNG TIỀN
GỬI NGÂN HÀNG RỦI RO CÓ THỂ XẢY RA
Ủy quyền Phòng kế toán Giấy báo nợ đƣợc gửi nhầm cho bộ phận khác.
Phân chia trách nhiệm
- Kế toán ngân hàng - Kế toán trưởng
- Kế toán phải trả nhà cung cấp
Kế toán phải trả tự lập ủy nhiệm chi mà không thông qua kế toán ngân hàng.
Ký duyệt Kế toán trưởng, giám đốc
- Kế toán trưởng quên ký duyệt vào ủy nhiệm chi.
- Chưa xem kỹ nội dung trước khi ký duyệt.
- Ký duyệt sai vị trí.
Bảo vệ an toàn tài sản
Tiền gửi ngân hàng
- Kế toán ngân hàng kiểm tra số dƣ trong tài khoản tiền gửi trước và sao khi trả nợ nhà cung cấp, dựa trên việc đối chiếu với giấy báo nợ của ngân hàng.
Số tiền ghi trong giấy báo nợ nhỏ hơn số tiền đƣợc chuyển khoản.
Chứng từ kế toán
Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của bộ chứng từ mua hàng gồm: phiếu nhập kho, hóa đơn, phiếu đề
Giấy báo nợ bị thất lạc.
nghị trả nợ, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ và phiếu chi.
Sổ kế toán
1. Theo dõi chi tiết nợ phải thu
- Ghi sổ hàng ngày
- Kế toán ngân hàng lập bảng kê trả nợ khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng hàng ngày.
- Kế toán phải trả nhà cung cấp cập nhật ghi vào sổ nợ khách hàng hàng ngày.
2. Ghi sổ tổng hợp
- Ghi sổ nhật ký hàng ngày - Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với chi tiết phải trả.
- Kế toán phải trả quên nhập hoặc nhập sai số tiền dẫn đến sai xót trong sổ cái tài khoản phải trả khách hàng.
- Kế toán ngân hàng quên cập nhật dữ liệu vào tập tin tiền gửi ngân hàng dẫn đến bảng kê tiền gửi ngân hàng bị sai xót.
- Do nhập sai số tiền nên số liệu trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp không giống nhau.
b. Kiểm soát ứng dụng hoạt động xử lý thông tin của hệ thống xử lý bằng máy tính
Tương tự chu trình doanh thu thì chu trình chi phí cũng bao gồm 3 kiểu kiểm soát ứng dụng là: kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả xử lý.
Kiểm soát đầu vào: Nhìn chung việc kiểm soát nhập liệu trong chu trình chi phí cũng tương tự với chu trình doanh thu. Trong chu trình chi phí của Công ty cổ phần vật tƣ Hậu Giang thì phần lớn các chứng từ mua hàng đƣợc lập bằng máy tính nhƣ: đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi,… Nên việc kiểm soát nhập liệu đầu vào là rất quan trọng. Do phần mềm kế toán quản lý các tập tin dựa trên sự liên kết của dữ liệu nên khi nhập thông tin vào máy tính thì phần mềm kế toán sẽ tự kiểm tra, đối chiếu với dữ liệu gốc xem có hợp lý không và sẽ tự động báo lỗi nếu kế toán nhập sai thông tin. Vì vậy, khi nhập liệu cần nhập chính xác và đầy đủ các thông tin bắt buộc trên chứng từ nhƣ: Mã hàng, tên hàng, mã số,
tên nhà cung cấp, số lƣợng, giá của hàng hóa,… Nếu có nhập sai thông tin nào thì phần mềm sẽ tự báo lỗi và yêu cầu người nhập nhập lại thông tin cho phù hợp.
Kiểm soát xử lý: Sau khi kế toán nhập đầy đủ các thông tin cần thiết trong các ô hiển thị trên màn hình nhập liệu thì số tổng sẽ đƣợc phần mềm tính sẵn, kế toán nhấp chuột vào nút “Lưu và in” thì phần mềm sẽ tự động điền thông tin vào chứng từ cũng nhƣ đánh số thứ từ chứng từ theo thứ tự tăng dần và in ra. Bên cạnh đó phần mềm sẽ tự động cập nhật nghiệp vụ, số tiền vào sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản tương ứng.
Kiểm soát kết quả xử lý: Các chứng từ hoặc các sổ chi tiết, báo cáo mua hàng in ra từ phần mềm đƣợc kế toán viên quan sát lại nếu có sai xót thì báo cho tổ tin học sữa chữa ngay. Kế toán trưởng cũng phải xem lại xem kết quả xử lý của phần mềm có chính xác hay không trước khi ký duyệt vào chứng từ hoặc các sổ, báo cáo.