CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
4.2. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH GIÁ VỐN HÀNG BÁN VÀ CHU TRÌNH
4.2.2. Phân tích chu trình chi phí tại công ty
4.2.2.2. Lưu đồ xử lý các nghiệp vụ trong chu trình chi phí
Trong chu trình chi phí của Công ty cổ phần vật tƣ Hậu Giang gồm ba nghiệp vụ xử lý chủ yếu là: (1) Xử lý nghiệp vụ mua chịu hàng hóa; (2) Xử lý nghiệp vụ trả nợ bằng tiền mặt và (3) Xử lý nghiệp vụ trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng.
a. Xử lý nghiệp vụ mua chịu hàng hóa
Hình 20: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ mua chịu hàng hóa
Giải thích lưu đồ: Hàng ngày bộ phận mua hàng căn cứ vào danh sách hàng tồn kho và nhu cầu bán hàng của công ty để xác định nhu cầu hàng hóa và tiến hành lập đơn đặt hàng thành 4 liên gửi nhà cung cấp liên 1, bộ phận nhận hàng liên 3 và kế toán phải trả liên 4. Nhà cung cấp sẽ gửi bảng báo giá cho công ty biết. Nếu công ty đồng ý thì nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng kèm phiếu gửi hàng và hóa đơn. Bộ phận nhận hàng sẽ kiểm tra số hàng đƣợc giao đến, đối chiếu với đơn đặt hàng và lập phiếu nhập kho số hàng thực tế đƣợc giao đến.
Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 4 liên, giao cho bộ phận kho hàng liên 1 cùng hàng hóa, giao cho bộ phận mua hàng liên 2 để đối chiếu với các chứng từ liên quan, liên 3 đƣợc chuyển đến cho bộ phận kế toán phải trả cùng hóa đơn mua hàng và lưu trữ liên 4 tại bộ phận. Khi nhận được đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho kế toán phải thu sẽ tiến hành ghi nhận nợ vào tập tin nợ phải trả nhà cung cấp, lưu trữ các chứng từ và theo dõi thời hạn nợ phải trả.
Bắt đầu
ĐĐH
1 2 3 4
Phiếu gửi hàng HĐMH ĐĐH
Kiểm tra hàng, đối chiếu với ĐĐH, lập phiếu
nhập kho
ĐĐH HĐMH 3 N
ĐĐH Bảng báo 1
giá 2 3
Phiếu gửi hàng
ĐĐH HĐMH 4
Phiếu nhập kho
3
1
Phiếu nhập kho 4
Kho hàng
N 2
Phiếu nhập kho
Đối chiếu chứng từ
ĐĐH Bảng báo giá 1
2
Phiếu nhập kho
N
Kết thúc
Kèm hàng hóa
Nhập dữ liệu vào TT nợ phải trả NCC
ĐĐH HĐMH 4
Phiếu nhập kho
3
N
TT nợ phải trả NCC
Chú thích:
TT: Tập tin
ĐĐH: Đơn đặt hàng NCC: Nhà cung cấp
HĐMH: Hóa đơn mua hàng PTNCC: Phải trả nhà cung cấp Bảng kê hàng
tồn kho
Xác định nhu cầu và lập đơn đặt
hàng
NCC
NCC
3
Kho
Qua lưu đồ ta thấy được tình hình lưu chuyển chứng từ trong công ty là hợp lý, các chứng từ đƣợc lập theo đúng chức năng của từng bộ phận và việc ghi nhận nghiệp vụ nhập kho và nợ nhà cung cấp đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc, dựa trên tính đầy đủ và hợp lý của các chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ.
BỘ PHẬN MUA HÀNG BỘ PHẬN NHẬN HÀNG KẾ TOÁN PTNCC
Hình 21: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ mua chịu hàng hóa của công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
Máy tính
Kiểm tra nợ đến hạn và lập giấy
đề nghị trả nợ 1.0
Xem xét, ký duyệt giấy đề
nghị trả nợ 2.0
Lập phiếu chi 3.0
Cập nhật dữ liệu vào TT nợ phải
trả NCC 6.0 Hợp đồng
mua hàng
Ký duyệt phiếu chi
4.0 Chi tiền
5.0 Giấy đề nghị
trả nợ
GĐNTN đã duyệt
GĐNTN đã duyệt, Phiếu chi Phiếu chi
đã duyệt Phiếu chi đã duyệt NCC Tiền,
Phiếu chi
TT nợ phải trả NCC
b. Xử lý nghiệp vụ trả nợ bằng tiền mặt
Hình 22: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ trả nợ bằng tiền mặt Giải thích lưu đồ: Căn cứ vào thời hạn trả nợ trên hợp đồng mua hàng, kế toán phải trả kiểm tra nợ đến hạn và lập giấy đề nghị trả nợ chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán trưởng xem xét số tiền nợ, thời hạn nợ trên giấy đề nghị với hợp đồng mua hàng và ký duyệt vào giấy đề nghị, chuyển cho kế toán thanh toán để lập phiếu chi. Dựa trên giấy đề nghị đã đƣợc việc, kế toán thanh toán nhập dữ liệu vào phiếu chi, phần mềm kế toán sẽ tự động in phiếu chi thành 2 liên. Kế toán thanh toán chuyển 2 liên phiếu thu cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó hai phiếu chi sẽ đƣợc đƣa đến cho thủ quỹ để chi tiền trả cho nhà cung cấp. Thủ quỹ khi nhận đƣợc phiếu chi, tiến hành chi tiền và ký xác nhận vào phiếu chi. Phiếu chi liên 1 sẽ đƣợc giao cho khách hàng cùng tiền mặt, liên 2 sẽ chuyển cho kế toán phải trả ghi nhận vào tập tin phải trả nhà cung cấp để xóa khoản nợ đã trả.
Lưu đồ cho ta thấy được nghiệp vụ xóa nợ và nghiệp vụ chi tiền của công ty đƣợc thực hiện một cách chặt chẽ, phải trải qua hai hoạt động phê duyệt của kế toán trưởng thì tiền mặt mới được chi ra và khoản nợ phải trả nhà cung cấp mới được xóa, các chứng từ được luân chuyển theo thứ tự và được lưu trữ theo số và theo tháng bởi kế toán thanh toán.
Tiền Bắt đầu
Kiểm tra nợ đến hạn và lập giấy đề
nghị trả nợ
Giấy đề nghị trả nợ
Giấy đề nghị trả nợ
Xem xét, ký duyệt
GĐNTT đã duyệt
GĐNTN đã duyệt
Nhập dữ liệu vào phiếu chi
Phiếu chi
GĐNTN đã duyệt
1 2
Phiếu chi đã duyệt
GĐNTT đã duyệt
1 2
Xem xét, ký duyệt phiếu chi
Phiếu chi đã duyệt 2 GĐNTN đã duyệt
A
A
N
2
Ký xác nhận và chi tiền
Phiếu chi đã duyệt 2
Cập nhật dữ liệu vào TT NCC nợ phải trả NCC
TT nợ phải trả NCC Phiếu chi đã
duyệt 2 Kết thúc
Chú thích:
TT: Tập tin
NCC: Nhà cung cấp
GĐNTN: Giấy đề nghị trả nợ Hợp đồng
mua hàng Phiếu chi đã
duyệt 1
Phiếu chi đã 1
duyệt 2
Hình 23: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ trả nợ bằng tiền mặt của công ty Cổ phần Vật tư Hậu Giang
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ KẾ TOÁN TRƯỞNG, GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ
Máy tính
Kiểm tra nợ đến hạn và lập giấy
đề nghị trả nợ 1.0
Xem xét, ký duyệt giấy đề
nghị trả nợ 2.0
Lập ủy nhiệm chi
3.0
Cập nhật dữ liệu vào TT nợ phải
trả NCC 5.0 Hợp đồng mua hàng
Ký duyệt UNC
4.0 Nhập dữ liệu
vào TT TGNT 6.0 Giấy đề nghị
trả nợ
GĐNTN đã duyệt
GĐNTN đã duyệt, UNC Ngân
hàng
TT nợ phải trả NCC
UNC đã duyệt Giấy báo
nợ
Giấy báo nợ
GĐNTN đã duyệt
c. Xử lý nghiệp vụ trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng
Hình 24: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng Giải thích lưu đồ: Dựa trên thời hạn trả nợ trên hợp đồng mua hàng, kế toán phải trả tiến hành kiểm tra nợ đến hạn và lập đề nghị trả nợ cho nhà cung cấp.
Giấy đề nghị trả nợ được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ký duyệt. Giấy đề nghị trả nợ sau khi đƣợc ký duyệt sẽ đƣợc chuyển cho kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm chi. Kế toán ngân hàng căn cứ vào giấy đề nghị đã duyệt và kiểm tra người bán mở tài khoản ở ngân hàng nào để tiến hành lập ủy nhiệm chi thành 2 liên. Ủy nhiệm chi được chuyển lại cho kế toán trưởng ký xác nhận. Sau khi ủy nhiệm chi đƣợc ký, kế toán ngân hàng sẽ chuyển ủy nhiệm chi liên 1 cho ngân hàng để chuyển khoản trả nhà cung cấp và tạm lưu liên 2. Ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra số dƣ và tính pháp lý của ủy nhiệm chi, tiến hành chuyển tiền vào tài khoản của nhà cung cấp và lập giấy báo nợ gửi về cho công ty. Giấy báo nợ đƣợc giao cho kế toán phải trả để cập nhật dữ liệu vào tập tin phải trả nhà cung cấp.
Cuối cùng giấy báo nợ sẽ đƣợc chuyển lại cho kế toán ngân hàng cập nhật dữ liệu vào tập tin tiền gửi ngân hàng và lưu trữ các chứng từ liên quan.
Qua lưu đồ cho thấy trình tự lưu chuyển chứng từ trong quy trình trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng cũng tương đối phức tạp và trải qua nhiều giai đoạn không kém quy trình trả nợ bằng tiền mặt, nhƣng đây là điều cần thiết để tăng tính kiểm soát và bảo đảm an toàn cho tài sản của công ty – cụ thể là tiền gửi ngân hàng.
Bắt đầu
Kiểm tra nợ đến hạn và lập giấy đề nghị
trả nợ Giấy đề nghị
trả nợ
Giấy đề nghị trả nợ
Xem xét, ký duyệt
GĐNTN đã duyệt
GĐNTN đã duyệt
Lập ủy nhiệm chi
Đối chiếu, ký duyệt
UNC
UNC đã duyệt
Thanh toán cho khách hàng và lập
giấy báo nợ
Giấy báo nợ
Nhập dữ liệu vào TT TGNH
TT TGNH
GĐNTN đã duyệt Giấy báo nợ
Cập nhật dữ liệu vào TT nợ phải trả NCC
TT nợ phải trả NCC Hợp đồng mua hàng
A A
N
Giấy báo nợ
Kết thúc Giấy báo nợ
Ủy nhiệm chi GĐNTN đã
duyệt
1 2
UNC đã duyệt GĐNTN đã
duyệt
1 2
UNC đã duyệt
1 2
GĐNTN đã duyệt Giấy báo nợ
1
2
UNC đã duyệt
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ KẾ TOÁN TRƯỞNG, GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN NGÂN HÀNG NGÂN HÀNG
Chú thích:
TT: Tập tin
NCC: Nhà cung cấp UNC: Ủy nhiệm chi TGNH: Tiền gửi ngân hàng GĐNTN: Giấy đề nghị trả nợ