CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1.2. Khái quát chu trình doanh thu bán hàng
2.1.3.5. Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí
Trong hệ thống xử lý thủ công, chu trình chi phí có hai nghiệp vụ xử lý chủ yếu là: (1) Xử lý nghiệp vụ mua chịu và (2) Xử lý nghiệp vụ chi tiền trả người bán. Tất cả các nghiệp vụ xử lý trên được thể hiện qua các lưu đồ chứng từ sau:
BỘ PHẬN YÊU CẦU NHÀ CUNG CẤP BỘ PHẬN MUA HÀNG BỘ PHẬN NHẬN HÀNG
Hình 8: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ mua chịu hàng hóa
Chú thích:
HĐ: Hóa đơn HTK: Hàng tồn kho ĐĐH: Đơn đặt hàng NCC: Nhà cung cấp
BP mua hàng
BP yêu cầu
Đơn đặt hàng Yêu cầu mua hàng 1
3
N
BP mua hàng
BP yêu cầu
Phiếu nhập kho 2
Hóa đơn bán hàng Đối chiếu,kiểm tra chứng từ, lập chứng từ thnah toán. Chấp
nhân trả tiền
Ghi “ Sổ ghi chứng từ thanh
toán”
Chứng từ thanh toán Bộ chứng từ gốc liên quan
Sổ ghi chứng từ thanh toán
Tổng cộng tháng
D
1
Chứng từ thanh toán Bộ chứng từ gốc liên quan
Kiểm tra, đối chiếu chứng từ.
Đóng dấu đã thanh toán
Viết séc thanh toán, ghi vào sổ
chi séc
Bộ chứng từ gốc liên quan Chứng từ thanh toán Séc và giấy báo trả tiền
Ký séc, gửi séc
Séc và giấy báo trả tiền
NCC
Sổ chứng từ thanh
toán
Tổng cộng tháng
2
2 1
Tổng cộng tháng
Sổ cái Chứng từ
thanh toán Bộ chứng từ gốc liên quan
Ghi số séc vào sổ ghi chứng từ
ghi sổ
Chứng từ thanh toán Bộ chứng từ gốc liên quan
D
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ TÀI VỤ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Hình 9: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi tiền trả người bán
Chú thích:
BP: Bộ phận NCC: Nhà cung cấp
Bắt đầu
Yêu cầu mua hàng đƣợc chấp thuận
Lập đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng
Yêu cầu mua hàng
1 2
3 4
5 Chương trình xử
lý lập đơn đặt hàng
NCC 1 2 Kho hàng N
1
Đơn đặt hàng 2
N
Kiểm tra hàng, so sánh với chứng từ
liên quan
Nhận hàng
Chương trình xử lý nhận hàng. Lập
phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho
Đơn đặt hàng
1 2
3
2
3 Kho hàng
Phiếu nhập kho đƣợc ký
3 N
2 3
ĐĐH PNK
3 1
Người bán
Giấy báo trả tiền Hóa đơn bán
hàng
Đối chiếu, kiểm tra chứng từ.
Chấp nhận hóa đơn
DL liên quan để lập chứng từ thanh toán
Chương trình xử lý chứng từ
thanh toán
Phiếu nhập kho 1
3 Hóa đơn bán hàng
Giấy báo trả tiền Đơn đặt hàng
Chứng từ thanh toán Tổng cộng sổ ghi chứng từ thanh toán
D Kế toán
tổng hợp
CSDL
Hồ sơ chứng từ thanh toán chƣa thanh toán
Kho hàng sau khi ký vào PNK liên 3 sẽ chuyển trả lại và lưu cùng ĐĐH 2
BP KHO
b. Xử lý bằng máy tính
Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, nghiệp vụ xử lý mua hàng thể hiện qua lưu đồ chứng từ sau:
BỘ PHẬN MUA HÀNG BỘ PHẬN NHẬN HÀNG KẾ TOÁN PHẢI TRẢ
Hình 10: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ mua hàng bằng máy tính
Chú thích:
DL: Dữ liệu NCC: Nhà cung cấp ĐĐH: Đơn đặt hàng PNK: Phiếu nhập kho CSDL: Cơ sở dữ liệu
c. Chức của các bộ phận trong chu trình chi phí
Bộ phận yêu cầu: Đây là bộ phận phát hành các “yêu cầu mua hàng” làm căn cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý . Bộ phận yêu cầu này có thể là kế toán hàng tồn kho, hoặc là bộ phận bất kỳ nào trong doanh nghiệp có nhu cầu cần bổ sung về nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định… Ví dụ yêu cầu nguyên vật liệu được lập bởi quản đốc phân xưởng hoặc kế toán tồn kho; hoặc yêu cầu nhập hàng để bán do bộ phận bán hàng lập…
Bộ phận mua hàng: Đây là bộ phận có chức năng lựa chọn người cung cấp, xác định các điều kiện liên quan tới việc mua hàng nhƣ giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành hàng… Sau khi lựa chọn nhà cung cấp và các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đơn đặt hàng” gửi cho người cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu mua hàng và bộ phận nhận hàng nhằm xác định, kiểm tra hoặc ủy quyền thực hiện tiếp tục các nội dung xử lý nghiệp vụ mua hàng.
Bộ phận nhận hàng: Bộ phận này có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng hàng và lập “phiếu nhập kho” cho số hàng nhận được này. Người giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lƣợng giữa “phiếu nhập kho” và số lƣợng trên “đơn đặt hàng” để có thể xử lý tiếp tục nghiệp vụ mua hàng.
Bộ phận kho hàng: Đây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại hàng tồn kho của doanh nghiệp. Khi bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo quản, thủ kho phải ký nhận vòa “phiếu nhập kho” và sao đó gửi “phiếu nhập kho” cho bộ phận kế toán phải trả.
Bộ phận kế toán phải trả: Bộ phận này có chức năng theo dõi việc thanh toán với người bán. Tùy theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán với người bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tương ứng. Dù được tổ chức theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi chăng nữa thì yêu cầu bắt buộc là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”, “Đơn đặt hàng”,
“Phiếu nhập kho” và “Hóa đơn bán hàng” trước khi ghi sổ hoặc làm các thủ tục thanh toán.
2.1.3.6. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí
Trong chu trình chi phí cũng có hai hoạt động kiểm soát chính là: kiểm soát hoạt động kinh tế và kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin của hệ thống xử lý bằng máy.
a. Kiểm soát hoạt động kinh tế
Trong chu trình chi phí, các rủi ro thường xảy ra khi xử lý nghiệp vụ là:
Yêu cầu những mặt hàng không cần thiết, hoặc yêu cầu mua hàng đƣợc lập bởi những người không được ủy quyền;
Hàng nhận đƣợc không đúng nhƣ đặt hàng về chủng loại hàng, số lƣợng và chất lƣợng;
Hàng được nhận bởi những người không được ủy quyền, không đúng trách nhiệm;
Thanh toán không đúng người bán hoặc thanh toán cho những hàng không nhận đƣợc, hoặc không đúng đặt hàng mua.
Thanh toán không đúng kỳ hạn làm ảnh hưởng tới quan hệ mua bán sau này.
Để có thể quản lý đƣợc những rủi ro này, cần có các thủ tục kiểm soát nội bộ thích hợp. Bảng sau sẽ mô tả các hoạt động kiểm soát đƣợc áp dụng trong chu trình chi phí khi xử lý hoạt động kinh tế trong chu trình.
Bảng 3: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ MUA HÀNG HOẠT ĐỘNG
KIỂM SOÁT
MUA HÀNG TỒN
KHO MUA DỊCH VỤ TRẢ LẠI HÀNG
Ủy quyền
Phụ trách bộ phận có nhu cầu; Nhân viên mua hàng
Phụ trách bộ phận có nhu cầu; Nhân viên mua hàng
Phụ trách bộ phận có nhu cầu
Xét duyệt Quản lý mua hàng Quản lý mua hàng Quản lý mua hàng
Phân chia trách nhiệm
1. Mua hàng & kế toán phải trả.
2. Kế toán vật tƣ và kho hàng.
3. Nhận hàng và kho hàng.
1. Mua hàng & kế toán phải trả
1. Mua hàng & kế toán phải trả.
2. Kế toán vật tƣ và kho hàng.
3. Nhận hàng và kho hàng.
Bảo vệ an toàn tài sản
Hàng hóa
- Phiếu nhập kho đƣợc
Dịch vụ
- Ghi nhận việc đã
Hàng trả lại - Chỉ xuất và gửi
lập khi nhận hàng.
- Phiếu nhập kho đƣợc đánh số trước.
- Kiểm số lƣợng, chất lƣợng mua hàng.
- Các bộ phận liên quan kiểm tra hàng một cách độc lập.
nhận đƣợc dịch vụ trên bản sao của đặt hàng mua.
hàng trả khi có Chứng từ trả lại hàng mua (hoặc phiếu xuất kho).
- Các bộ phận liên quan kiểm một cách độc lập số lƣợng hàng xuất trả.
Chứng từ
1. Yêu cầu mua hàng - Dựa trên điểm bổ sung và số lƣợng bổ sung
- Đƣợc chấp thuận nếu là đặt hàng đặc biệt
2. Đặt hàng mua - Chỉ đƣợc lập khi có yêu cầu mua hàng - Được đánh số trước - Chọn người bán từ danh sách người bán đƣợc chấp nhận
- Kiểm tra cẩn thận các điều kiện về giá, thanh toán của đặt hàng 3. Bộ chứng từ thanh toán
- Hóa đơn đƣợc gởi trực tiếp cho kế toán phải trả
- Các chứng từ đƣợc đánh số trước
- Các chứng từ liên quan: yêu cầu mua hàng, đặt hàng mua, phí nhập kho, hóa đơn bán hàng (bản gốc) - Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ
1. Yêu cầu mua hàng - Đƣợc bắt đầu từ bộ phận sử dụng - Đƣợc chấp thuận 2. Đặt hàng mua - Chỉ đƣợc lập khi có yêu cầu mua hàng - Chọn người bán từ danh sách người bán đƣợc chấp nhận - Kiểm tra các điều kiện giá, các điều kiện khác trong đặt hàng
3. Bộ chứng từ
- Hóa đơn đƣợc gửi trực tiếp cho kế toán phải trả
- Các chứng từ đƣợc đánh số trước
- Các chứng từ liên quan: yêu cầu mua hàng, đặt hàng mua, phí nhập kho, hóa đơn bán hàng (bản gốc)
- Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ.
1. Chứng từ ghi nợ
- Đƣợc lập bởi bộ phận mua hàng - Đƣợc đánh số trước
2. Bộ chứng từ mới
- Chứng từ ghi nợ đƣợc gửi trực tiếp cho kế toán phải trả
- Các chứng từ đƣợc đánh số trước
- Các chứng từ liên quan: bộ chứng từ gốc nhƣ trường hợp bên và Chứng từ ghi nợ - Kiểm tra đối chiếu các chứng từ.
Bảng 4: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ CHI TIỀN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
Ủy quyền, xét duyệt - Ủy quyền: Kế toán phải trả, thủ quỹ - Xét duyệt: Trưởng tài vụ
Phân chia trách nhiệm 1. Kế toán phải trả & thủ quỹ hoặc kế toán
2. Thủ quỹ hoặc kế toán NH & kế toán ghi sổ cái
3. Kế toán phải trả & kế toán ghi sổ cái
Bảo vệ an toàn tài sản
Séc
- Đƣợc lập dựa trên chứng tứ thanh toán - Đánh số trước
- Chỉ ký Séc đã đƣợc điền đầy đủ các nội dung
- Séc nên được ký bởi 2 người nếu giá trị lớn
- Séc đƣợc gửi đi bởi nhân viên khác với người viết Séc
- Séc phải đƣợc gửi đi ngay sau khi ký duyệt
- Lưu lại các Séc bị hủy không sử dụng
Chứng từ
Chứng từ gốc
- Kiểm tra tính đầy đủ chính xác của bộ chứng từ gốc (đặc biệt hóa đơn bán hàng) - Đóng dấu đã chi tiền vào chứng từ ngay khi Séc
Ghi sổ sách kế toán
1. Chi tiết Kế toán phải trả - Ghi vào sổ chi tiết hàng ngày 2. Ghi sổ tổng hợp
- Ghi nhật ký hàng ngày
b. Kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin của hệ thống xử lý bằng máy tính Tương tự chu trình doanh thu, kiểm soát ứng dụng trong chu trình chi phí cũng bao gồm 3 kiểu kiểm soát: nhập liệu; xử lý và kết quả xử lý. Mục đích của chúng nhằm đảm bảo kiểm soát đƣợc các rủi ro xảy ra đối với hệ thống xử lý của chu trình chi phí. Các kiểm soát nguồn dữ liệu cũng đƣợc thực hiện nhƣ trình bày trong chu trình doanh thu. Phần nội dung này sẽ tập trung kiểm soát đƣợc lập trình. Các bảng sau minh họa cho các kiểm soát trong chu trình chi phí:
Bảng 5: KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG
HỆ THỐNG THỦ TỤC KIỂM SOÁT
Mua hàng
Kiểm tra sự đầy đủ:
- Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu ở tập tin liên quan: “Số yêu cầu”; “Mã hàng tồn kho”; “Số lƣợng”; “Ngày giao hàng”
- Kiểm tra dữ liệu nhập có đầy đủ hay không: “Mã người bán”; “Tên người mua”; “Mã hàng hóa”; “Giá đơn vị”.
Kiểm tra sự hợp lệ: Tính số kiểm tra của vùng “Mã người bán”
Nhận hàng
Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu của:
“Số đặt hàng”; “Mã hàng”; “Số lượng”; “Tên người bán”
Thanh toán
Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu của:
“Số đặt hàng”; “Số hóa đơn”; “Ngày hóa đơn”; “Tổng tiền thanh toán”; “Ngày chiết khấu”; “Số tiền sau khi trừ chiết khấu”; “Ngày thanh toán”; “Số hiệu TK”; “Số tiền TK”
Kiểm tra sự hợp lệ: kiểm tra ngày đƣợc thể hiện theo hình thức và nội dung hợp lệ (ví dụ: AA-BB-CCCC với AA<13; BB<32;CCCC là số)
Bảng 6: KIỂM SOÁT XỬ LÝ
HỆ THỐNG CHƯƠNG TRÌNH THỦ TỤC KIỂM SOÁT Mua hàng Tạo đặt hàng mua Đếm mẩu tin: số mẩu tin trong tập
tin đặt hàng mua mới = số mẩu tin trong tập tin yêu cầu mua hàng + số mẩu tin từ các tập tin yêu cầu đƣợc tạo từ các chương trình tạo yêu cầu mua hàng tự động.
Nhận hàng Sắp xếp theo thứ tự Đếm mẩu tin: số nghiệp vụ trong tập tin đầu vào trước khi sắp xếp = số nghiệp vụ trong tập tin kết quả sau khi sắp sếp
Theo dõi Thanh toán
Đối chiếu; tạo chứng từ thanh toán và in
Đếm mẩu tin: số mẩu tin đặt hàng mua chƣa hoàn thành = số mẩu tin tăng trong tập tin hóa đơn chƣa xử lý Đếm mẩu tin: số mẩu tin trong tập tin nhận hàng = số mẩu tin tăng trong tập tin hóa đơn chƣa xử lý Đếm mẩu tin: Số mẩu tin trong tập tin nhận hàng = số mẩu tin tăng trong tập tin hóa đơn chƣa xử lý cũ = số mẩu tin trong tập tin nhận hàng = số mẩu tin tăng trong tập tin hóa đơn chƣa xử lý mới + số mẩu tin chứng từ thanh toán mới
Chi tiền
Lựa chọn chứng từ thanh toán để thanh toán
Đếm mẩu tin: Số mẩu tin trong tập tin chứng từ thanh toán cũ = số mẩu tin trong tập tin chứng từ thanh toán mới + số mẩu tin nghiệp vụ chi tiền
Bảng 7: KIỂM SOÁT KẾT QUẢ XỬ LÝ
HỆ THỐNG CHƯƠNG TRÌNH THỦ TỤC KIỂM SOÁT
Mua hàng In đặt hàng mua Đếm mẩu tin: số mẩu tin mới trong tập tin chi tiết đặt hàng mua
= số dòng ghi mặt hàng trong tập tin đặt hàng
Kiểm soát theo từng bước xử lý ( run to run Controls) kiểm soát này chỉ áp dụng khi xử lý theo nhóm. Nhóm kiểm soát sẽ so sánh tổng Hash (tổng mã số các đặt hàng) trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chép.
Nhận hàng In báo cáo ghi chép Đếm mẩu tin. Số dòng trong báo cáo ghi chép = số mẩu tin nhận hàng trong tập tin nghiệp vụ Sắp xếp. In báo cáo
ghi chép
Kiểm soát theo từng bước xử lý. Nhóm kiểm soát sẽ so sánh tổng Hash (tổng mã số các đặt hàng) trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chép
Thanh toán Đối chiếu, tạo chứng từ thanh toán, in chứng từ thanh toán
Đếm mẩu tin. Số dòng trong nhật ký mua hàng = số mẩu tin đươc thêm vào trong tập tin chứng từ thanh toán
Kiểm tra hợp lệ. Sắp xếp kết hợp và in chứng từ thanh toán
Kiểm soát theo từng bước xử lý. Nhóm kiểm soát sẽ so sánh tổng Hash (tổng mã số các đặt hàng) trong liệt kê sai sót, trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo hóa đơn chƣa xử lý.
Chi tiền In báo cáo ghi chép Đếm mẩu tin. Số dòng trong bảng kê check = số mẩu tin nghiệp vụ chi tiền
Kiểm tra giới hạn. Đánh dấu những nghiệp vụ chi tiền có giá trị lớn để tạo chú ý cho nhóm kiểm soát dữ liệu
Lựa chọn chứng từ thanh toán. In nhật ký chi tiền. In Check
Kiểm soát theo từng bước xử lý. Tổng tiền trong các check đã phát hành = tổng tiền trong các chứng từ thanh toán.