CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHU VỰC CÔNG VÀ KIỂM SOÁT CHI NSNN
1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công
1.1.5 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ theo tổ chức INTOSAI
1.1.5.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng, là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện. Hoạt động kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Do đó, để cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa thông thường là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.
* Thủ tục phân quyền và xét duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Các thủ tục ủy quyền phải đƣợc tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới đƣợc phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể.
Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên thực hiện đúng hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật.
* Phân chia trách nhiệm
Một người không thể nào khách quan để thấy được hết các sai phạm. Nếu các chức năng tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận. Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì cần phải phân công các chức năng công việc riêng biệt cho từng người. Để giảm rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những hành động cố ý làm sai và rủi ro không ngăn ngừa đƣợc thì một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có người nào được giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn để tránh tạo nên một môi trường dễ xảy ra gian lận. Năm trách nhiệm chủ yếu bao gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ. Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, có quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia phân nhiệm. Khi đó, nhà lãnh đạo phải nhận biết đƣợc rủi ro và bù đắp bằng những biện pháp kiểm soát khác nhƣ sự luân chuyển nhân viên.
Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong một thời gian dài. Cũng nhƣ, việc khuyến khích và yêu cầu nhân viên thực hiện những ngày nghỉ hàng năm cũng giúp giảm rủi ro bằng cách đem lại sự luân chuyển nhân viên tạm thời.
* Chứng từ và sổ sách ghi chép
Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp đảm bảo sự ghi ch p chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có liên quan đến nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.
Việc tiếp cận tài sản và sổ sách phải đƣợc giới hạn trong những cá nhân mà họ đƣợc giao trách nhiệm bảo quản hoặc sử dụng tài sản. Trách nhiệm của người bảo quản tài sản thể hiện qua chứng từ, hàng tồn kho, ghi chép sổ sách. Hạn chế việc tiếp cận tài sản làm giảm rủi ro lạm dụng hoặc làm thất thoát tài sản của
Nhà nước. Mức độ giới hạn tùy thuộc vào rủi ro thất thoát tài sản. Mức độ giới hạn phải đƣợc xem x t, xác định.
* Bảo vệ tài sản
Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị...
mà còn là thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:
- Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng.
- Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin.
- Giới hạn việc tiếp cận với tài sản.
- Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký khắc sẵn (nếu có).
* Kiểm tra, đối chiếu
Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. Sổ sách đƣợc đối chiếu với các chứng từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót (Intếrnational Organization of Supreme Audit Institutions, 2004).
Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. Sổ sách đƣợc đối chiếu với các chứng từ thích hợp một cách định kỳ.
Việc điều hành, xử lý và hoạt động nên đƣợc rà soát định kỳ để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc, chính sách, thủ tục và những đòi hỏi hiện hành khác.
Việc giám sát kỹ giúp việc đảm bảo mục tiêu của việc tổ chức sẽ đƣợc thực hiện. Sự giao việc, soát xét và chấp thuận công việc của nhân viên bao gồm:
- Sự thông báo rõ ràng, nghĩa vụ, trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm giao cho mỗi thành viên.
- Đánh giá một cách hệ thống công việc của mỗi thành viên trong phạm vi cần thiết.
- Chấp thuận công việc theo những tiêu chuẩn để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng định hướng.
Người giám sát cung cấp cho nhân viên những hướng dẫn cần thiết và huấn luyện họ để đảm bảo rằng sự sai sót, lãng phí và hành động sai trái đƣợc giảm thiểu và làm cho các nhà lãnh đạo trực tiếp hiểu đƣợc và đạt đƣợc kết quả.
Các hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách thủ tục giúp cho việc chỉ đạo của ban lãnh đạo. Các hoạt động kiểm soát thông thường tại đơn vị là: Phân chia trách nhiệm, ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động, kiểm tra độc lập, phân tích, rà soát lại việc thực hiện.
Cụ thể kiểm soát các khoản chi tại đơn vị: Công tác kiểm soát chi NSNN luôn là một khâu quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý chi tiêu NSNN ở các cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng quản lý nhà nước. Việc tăng cường kiểm tra, kiểm soát chi NSNN sẽ giúp cho việc quản lý NSNN đƣợc hiệu quả hơn.
Ngày 13/8/2004 Bộ Tài chính đã ban hành quyết định số 67/2004/QĐ- BTC về “Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”
Mục tiêu của công tác kiểm soát chi trong đơn vị: đánh giá tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản chi kinh phí, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đƣa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị.
Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong cơ quan nhà nước:
- Các đơn vị có sử dụng NSNN phải thực hiện công tác kiểm soát chi ngay trong quá trình thực thi nhiệm vụ, phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, khách quan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nước.
- Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, cần có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia.
Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi:
- Hình thức kiểm soát chi theo thời gian thực hiện: Hình thức này đƣợc tiến hành theo thời gian thực hiện công việc, có thể thường xuyên hoặc đột xuất.
- Hình thức kiểm soát chi theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể được tiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.
Nội dung công tác kiểm soát chi ngân sách trong cơ quan quản lý nhà nước:
- Đối với nội dung chi thường xuyên, kiểm soát các nội dung sau:
- Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân: kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý của các khoản chi thường xuyên cho con người.
- Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.
- Kiểm soát các khoản chi khác: Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi này trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế.
- Kiểm soát các khoản chi đầu tƣ phát triển: Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa lớn của đơn vị. Kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý của các khoản chi này.
1.1.5.4 Thông tin và truyền thông
Để nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thì thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu, rất cần thiết để thực hiện mục tiêu của KSNB
* Thông tin
Điều kiện đầu tiên đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy là thông tin phải đƣợc ghi chép kịp thời, phân loại đúng đắn các nghiệp vụ và sự kiện, đƣợc chuyển đi dưới những biểu mẫu và lộ trình bảo đảm nhân viên thực hiện chức năng trong KSNB. Do đó, hệ thống KSNB đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phải lập các chứng từ đầy đủ. Khả năng ra quyết định của các nhà lãnh đạo bị ảnh hưởng bởi chất lƣợng của những thông tin nhƣ tính thích hợp, tính kịp thời, cập nhật, chính xác và có thể sử dụng đƣợc. Nhƣ vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu:
- Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống;
- Tính kịp thời: thông tin đƣợc cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị;
- Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống, giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện;
- Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ.
Một hệ thống thông tin thích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động tài chính kế toán theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính, những vấn đề tuân thủ hỗ trợ cho việc điều hành và kiểm soát những hoạt động. Nó không chỉ bao gồm những dữ liệu bên trong mà còn xem xét các thông tin bên ngoài, những điều kiện và hoạt động cần thiết ra quyết định và báo cáo.
* Truyền thông
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin. Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổ chức.
Các cá nhân nhận đƣợc thông báo rõ ràng từ nhà lãnh đạo về trách nhiệm của bản thân họ trong KSNB. Họ phải hiểu đƣợc vai trò của bản thân đối với hệ thống KSNB, đối với các thành viên khác trong tổ chức. Ngoài ra, cũng cần có sự truyền thông hiệu quả từ bên ngoài tổ chức.