CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI NSNN TẠI PHÕNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH THỊ XÃ TÂN UYÊN TỈNH BÌNH DƯƠNG
2.3 Đánh giá về công tác kiểm soát nội bộ đối với kiểm soát chi tại phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên tỉnh Bình Dương
2.3.1 Đánh giá chung về thực trạng kiểm soát nội bộ tại phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên tỉnh Bình Dương
Cơ quan đơn vị sử dụng ngân sách
Kho bạc Nhà nước thị xã Tân Uyên
Các cán bộ chuyên quản phòng TCKH
thị xã Tân Uyên
Tổ trưởng tổ ngân sách phòng TCKH
thị xã Tân Uyên
Ban lãnh đạo phòng TCKH thị xã Tân Uyên
UBND thị xã Tân Uyên
Sở Tài chính tỉnh Bình Dương
HĐND thị xã Tân Uyên
(1) (2)
(3)
(4)
(5)
(6) (7)
(8)
(9) (10)
(11)
(12)
(13) (14)
2.3.1.1 Ưu điểm
* Môi trường kiếm soát
Phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên:
- Có ban hành văn bản quy định về tính trung thực, ứng xử có đạo đức trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách và phổ biến đến từng CBCC.
- Nhà quản lý đã làm gương tốt cho CBCC trong việc thực thi tính chính trực và đạo đức.
- Sử dụng bảng mô tả công việc yêu cầu rõ kiến thức trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách và chất lƣợng nhân sự cho từng vị trí kiểm soát chi.
- Nhân sự đƣợc bố trí ở các vị trí, các bộ đƣợc làm việc theo đúng chuyên môn đƣợc đào tạo.
- Nhà quản lý thường xuyên tiếp xúc và trao đổi với CBCC đảm nhiệm vị trí trong quy trình kiểm soát chi ngân sách.
- Ban hành văn bản phân chia quyền hạn, trách nhiệm về các quy trình kiểm soát chi ngân sách rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận với mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau.
- Khi thay đổi về nhân sự, sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm đƣợc Phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên cập nhật bằng văn bản.
- Nguyên tắc ủy quyền, đặc biệt liên quan đến quy trình kiểm soát chi ngân sách của phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên đƣợc đảm bảo nghiêm ngặt.
- Ban hành quy chế khen thưởng CBCC nếu thực hiện kiểm soát chi tốt, hiệu quả.
- Có chính sách hỗ trợ cho CBCC nâng cao nghiệp vụ, trình độ chuyên môn về kiểm soát chi ngân sách như tổ chức chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn hay hỗ trợ CBCC tham gia các khóa đào tạo bên ngoài.
- Định kỳ tổ chức họp đánh giá, xếp loại, kiểm điểm mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mỗi cá nhân khi hoàn thành tốt nhiệm vụ kiểm soát chi.
* Đánh giá rủi ro:
Phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên:
- Đã đề ra những biện pháp để đối phó với rủi ro trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách. Khi có rủi ro xảy ra, các bộ phận có liên quan họp với nhau và đề
ra biện pháp đối phó với rủi ro trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách.
- Thực hiện nghiêm túc những biện pháp để đối phó với rủi ro trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách. Các biện pháp này đƣợc ghi nhận lại bằng văn bản. Khi đã thống nhất biện pháp đối phó rủi ro bằng văn bản rồi, thì luôn đƣợc Phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên thực hiện nó một cách nghiêm túc.
* Hoạt động kiếm soát:
- Các báo cáo đảm bảo yêu cầu về độ chính xác, kịp thời để giúp trưởng phòng đánh giá đƣợc các rủi ro trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách và có quy định thời hạn cụ thể để nộp báo cáo lên trưởng phòng, và quy định này luôn được tuân thủ.. Còn đối với các báo cáo mang tính khẩn cấp, bất thường ví dụ như báo cáo về hành vi gian lận, hay vi phạm nội quy của một cá nhân nào đó, ngay khi có yêu cầu từ trưởng phòng, thì các bộ phận có liên quan sẽ kịp thời lập báo cáo về tình hình kiểm soát chi ngân sách và trình lên trưởng phòng.
- Các sáng kiến và đổi mới của CBCC được trưởng phòng xem x t một cách nghiêm túc. Trưởng phòng thường xuyên lắng nghe và tiếp xúc với từng CBCC.
- Phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên kiểm tra soát x t chứng từ trước khi thực hiện. Việc kiểm tra soát x t chứng từ được thực hiện khá tốt, giúp Phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên có thể tránh đƣợc rủi ro thất thoát.
- Có sự tách biệt giữa CBCC thực hiện nghiệp vụ với CBCC ghi sổ sách kế toán, giữa CBCC ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản và giữa bảo quản tài sản và phê chuẩn nghiệp vụ chi ngân sách.
- Phụ trách trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách thường xuyên soát x t kết quả thực hiện công việc của mình.
- Quy trình luân chuyển chứng từ trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách giữa các bộ phận hợp lý và thuận tiện và có ban hành qui trình luân chuyển chứng từ rõ ràng, cụ thể.
- Các chứng từ, sổ sách trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách được lưu trữ đầy đủ và an toàn. Vào cuối mỗi tháng, chứng từ đƣợc tập hợp lại cho vào thùng chừng từ, tất cả các thùng này đều có ổ khóa riêng.
* Thông tin truyền thông:
- Trưởng các bộ phận thường xuyên báo cáo tình hình công việc cho trưởng
phòng để họ đƣa ra những chỉ dẫn cần thiết. Định kỳ hàng tháng khi họp giao ban, trưởng các bộ phận thường xuyên báo cáo tình hình công việc trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách cho trưởng phòng để họ đưa ra những chỉ dẫn cần thiết.
Trường hợp đặc biệt, cần những chỉ dẫn khẩn cấp thì trưởng phòng sẽ tổ chức họp ngay khi trưởng các bộ phận yêu cầu.
- Các bộ phận luôn cung cấp thông tin để hỗ trợ lẫn nhau giúp công việc đạt hiệu quả cao. Nhìn chung, đa số CBCC có báo cáo kịp thời các sự cố xảy ra trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách cho nhà quản lý.
* Giám sát:
- Hệ thống KSNB tạo tạo điều kiện cho các CBCC và các bộ phận giám sát lẫn nhau trong việc kiểm soát chi ngân sách hàng ngày.
- Trưởng phòng có thực hiện các giám sát thường xuyên việc quản trị rủi ro trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách tại Phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên (sự tuân thủ các thủ tục, chính sách của nhân viên).
2.3.1.2 Nhược điểm, và hạn chế
* Môi trường kiểm soát:
Phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên:
- Đã ban hành văn bản quy định về tính trung thực, ứng xử có đạo đức trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách và phổ biến đến từng CBCC. Tuy nhiên, một số CBCC vẫn chƣa đọc qua văn bản này.
- Các quy định xử phạt đối với việc vi phạm các qui tắc ứng xử, nội quy trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách còn chung chung, còn mang nhiều cảm tính do đó đôi khi làm cho người nhận hình phạt cảm thấy bức xúc và áp lực.
- Chƣa thật sự giảm thiểu đƣợc áp lực về quá trình kiểm soát chi cho CBCC
- Chưa có chính sách tuyển dụng hợp lý, thường chỉ tuyển con em CBCC trong cơ quan nên năng lực của nhân viên chƣa đƣợc đảm bảo để thực hiện công việc được giao. Khi xảy ra sự cố, họ thường đùng đẩy trách nhiệm. Việc sa thải nhân viên không đủ năng lực ít khi xảy ra, đặc biệt là người thân trưởng phòng, thông thường chỉ là điều chuyển sang công việc khác.
- Có cơ cấu lại bộ máy làm việc, nhƣng chƣa đồng bộ, khối lƣợng công việc giao chƣa đúng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Một số tổ phải kiêm
nhiệm xử lý nhiều việc do đó dễ gây sai trong quá trình làm việc, một số tổ thì lại ít việc, thời gian nhàn rỗi nhiều, điều này gây lãng phí trong việc sử dụng nguồn lực.
- Các báo cáo chƣa giúp nhiều cho lãnh đạo cơ quan trong công tác đánh giá rủi ro và lãnh đạo cơ quan chƣa quan tâm nhiều đến công tác kiểm tra, kiểm soát việc lập đề xuất cấp phát dự toán của cán bộ chuyên quản, do đó vẫn còn xảy ra trường hợp tồn đọng hồ sơ và hiệu quả công việc của cán bộ chuyên quản chƣa cao.
* Đánh giá rủi ro:
Phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên:
- Chƣa xây dựng xây dựng cơ chế để nhận diện rủi ro trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách phát sinh từ các nhân tố bên trong (ví dụ nhƣ thay đổi về nhân sự chủ chốt, thay đổi hệ thống thông tin.) và lẫn các nhân tố bên ngoài mà chỉ dựa vào kinh nghiệm của mình để đối phó với rủi ro.
- Chƣa lập quy trình đánh giá rủi ro đối với quy trình kiểm soát chi ngân sách. Khi rủi ro xảy ra chỉ dựa vào kinh nghiệm của mình để đề ra biện pháp đối phó rủi ro, chứ chƣa xây dựng quy trình đánh giá một cách khoa học.
* Hoạt động kiếm soát:
Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống chƣa đƣợc thực hiện kịp thời và chính xác trong các quy trình kiểm soát chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển.
* Thông tin và truyền thông:
- Nhìn chung, đa số CBCC báo cáo kịp thời các sự cố xảy ra trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách cho nhà quản lý.
- Tuy nhiên, vẫn còn có một số trường hợp vì cả nễ, vì năng lực xử lý sự cố k m, vì sợ trách nhiệm, nhân viên đùng đẩy trách nhiệm cho nhau, kết quả sự cố không đƣợc báo kịp thời cho nhà quản lý.
- Thông tin nội bộ bị rò rỉ từ những CBCC cũ.
* Giám sát:
Phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên:
- Chưa có các chương trình đánh giá định kỳ về sự hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với quy trình kiểm soát chi ngân sách.
- Sau đợt giám sát chƣa lập báo cáo và đƣa ra những yếu k m của hệ thống KSNB đối với quy trình kiểm soát chi ngân sách và đƣa ra các giải pháp khắc phục.
2.3.1.3 Nguyên nhân của những nhược điểm, hạn chế Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế:
- Môi trường kiểm soát đối với quy trình kiểm soát chi ngân sách. Môi trường kiểm soát phụ thuộc vào ý thức của từng CBCC. Tuy nhiên, nguyên nhân chính là do nhà quản lý chƣa nhận thức vai trò quan trọng của hệ thống KSNB đối với quy trình kiểm soát chi ngân sách, nhà quản lý chỉ dựa vào kinh nghiệm của mình là chính, chưa quan tâm cũng như chưa được hướng dẫn cụ thể về xây dựng hệ thống KSNB đối với quy trình kiểm soát chi ngân sách hữu hiệu nên họ đã không tạo ra đƣợc một sắc thái chung tác động đến ý thức của CBCC trong cơ quan.
- Bộ phận đánh giá rủi ro trong các quy trình kiểm soát chi ngân sách. Do trình độ nhà quản lý còn hạn chế và chƣa thực sự quan tâm đến hệ thống KSNB nên việc nhận diện rủi ro còn mang tính cảm tính, chƣa xây dựng cơ chế để nhận diện rủi ro, chƣa xây dựng quy trình đánh giá rủi ro.
- Hoạt động kiểm soát: Do sự sai sót của CBCC do sự thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, và do ý thức của họ, sự thông đồng với các đối tác. Tuy nhiên, nguyên nhân chính vẫn là do nhà quản lý chƣa ý thức về vai trò quan trọng của việc kiểm soát, chƣa chú trọng vào hệ thống KSNB đối với kiểm soát chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển. Hoạt động kiểm soát chưa được tổ chức có hệ thống, còn mang tính tự phát.
- Thông tin và truyền thông: Do chƣa xây dựng quy trình xử lý thông tin, chƣa nhận thấy đƣợc vai trò quan trọng của việc bảo mật thông tin, chƣa xây dựng chính sách bảo mật thông tin đối với quy trình kiểm soát chi ngân sách
- Giám sát: Nguyên nhân chính là chƣa quan tâm, chƣa chú trọng đến việc xây dựng hệ thống KSNB đối với quy trình kiểm soát chi ngân sách. Việc giám sát của Phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên chỉ mang tính tự phát, chƣa đƣợc xây dựng một cách có hệ thống.
Do những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB như vấn đề con người là nhân tố gây ra sai sót xuất phát từ bản thân nhƣ: sự thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện nhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc; sự thông đồng giữa các CBCC với nhau và với người bên ngoài; do yếu tố không chắc chắn của rủi ro.