CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi NSNN tại phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên tỉnh Bình Dương
3.2.1 Về môi trường kiểm soát
- Xây dựng môi trường làm việc chú trọng đến tính chính trực và các giá trị đạo đức. Cần có các văn bản cụ thể quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức,
cấp Sở cần ban hành văn bản quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức, những quy tắc ứng xử làm thước đo cho CBCC thực hiện, đánh giá được việc thực hiện của CBCC với mong muốn của Cơ quan.
- Cần hoàn thiện tổ chức bộ máy của ngành Tài chính theo hướng cải cách hành chính, gọn nhẹ và hiện đại đồng thời việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của CBCC cần đƣợc quan tâm đúng mức.
- Mạnh dạn có ý kiến đƣa ra những CBCC không đủ năng lực khỏi bộ máy phòng Tài chính kế hoạch, có chính sách khen thưởng xứng đáng với những CBCC có năng lực. Điều này, tạo động lực phấn đấu cho mỗi CBCC, không đánh đồng mọi người với nhau, mỗi người sẽ cố gắng rèn luyện, nâng cao kỹ năng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng nhiệm vụ đƣợc giao nếu muốn đƣợc làm việc tại phòng Tài chính kế hoạch.
- Hệ thống ngành Tài chính cần xây dựng những quy trình, bảng mô tả công việc cho từng hoạt động cụ thể để đảm bảo tính đồng bộ, chính xác và khoa học.
Đồng thời, bảng mô tả công việc sẽ quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể cho từng vị trí làm việc để tránh thực hiện những công việc chồng ch o.
3.2.2 Về đánh giá rủi ro
- Hiện nay công tác quản trị rủi ro của phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên chƣa rõ n t, công tác nhận diện, từng hoạt động chƣa có cơ chế nhận diện, đánh giá và đối phó rủi ro. Do đó, nên đƣa chức năng quản trị rủi ro vào chức năng hoạt động của phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên để nhận diện, đánh giá rủi ro từ các bộ phận, các cá nhân thực hiện công tác kiểm soát chi ngân sách.
- Tăng cường công tác nhận diện rủi ro ở các mặt hoạt động kiểm soát chi ngân sách của phòng Tài chính kế hoạch. Rủi ro có thể xảy ra ở tất cả các mặt hoạt động của cơ quan, vì vậy khi triển khai một nhiệm vụ gì, phải nhận diện các rủi ro ở từng khâu thực hiện để đánh giá rủi ro và có biện pháp phòng ngừa.
- Con người luôn được đánh giá là yếu tố quyết định cho sự thành công của một tổ chức. Trong bất cứ hoạt động nào, người ta cũng luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của yếu tố con người, trong công tác kiểm soát chi ngân sách cũng không ngoại lệ, năng lực, trình độ và phẩm chất của lực lƣợng CBCC làm công tác kiểm soát chi là yếu tố có vai trò quan trọng đối với hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ chi ngân sách, đòi hỏi đội ngũ cán bộ kiểm soát chi ngân sách phải đạt đƣợc các
yêu cầu sau: có trình độ chuyên môn cao, am hiểu sâu sắc về lĩnh vực chi ngân sách có khả năng làm chủ đƣợc công nghệ cao trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, sử dụng thành thạo công nghệ thông tin trong lĩnh vực kiểm soát chi, có phẩm chất đạo đức tốt, có bản lĩnh nghề nghiệp và văn hoá trong ứng xử, giao tiếp.
3.2.3 Về hoạt động kiểm soát
- Việc nhập liệu dự toán vào hệ thống chƣa đƣợc thực hiện kịp thời và chính xác. Để khắc phục điều này, phòng cần có chính sách xử phạt một cách hợp lý dựa vào từng mức độ thiệt hại để họ tránh tái phạm lần sau.
- Xây dựng quy trình lập dự toán ngân sách: cần tiếp tục hoàn thiện hơn quy trình lập dự toán ngân sách. Quy trình lập dự toán dựa trên nội dung và phương pháp lập dự toán của Sở đang thực hiện. Tuy nhiên ở quy trình này cần bổ sung kiểm soát việc lập dự toán nhƣ sau:
+ Quy định các tiêu chí bố trí kinh phí không thường xuyên; dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu phát triển của tỉnh để ƣu tiên bố trí kinh phí.
+ Rà soát định mức chi của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách để có kiến nghị thay đổi, điều chỉnh thích hợp.
- Đối với hoạt động thẩm định quyết toán chi ngân sách:
+ Kiểm tra các khoản tăng, giảm của số liệu quyết toán so với dự toán đƣợc giao.
+ Kiểm tra việc quyết toán các chương trình mục tiêu, các nhiệm vụ chi có mục tiêu so với kinh phí đã đƣợc tỉnh phân bổ.
+ Đối chiếu quyết toán ngân sách so với quyết toán của KBNN theo mục lục ngân sách.
- Để phục vụ cho công tác quản lý, công tác báo cáo đánh giá, công tác chuyên môn nghiệp vụ thì việc luân chuyển hồ sơ, chúng từ từ bộ phận này qua bộ phần khác theo một trình tự nhất định phù hợp với nội dung từng loại hồ sơ, báo cáo, chứng từ và loại nghiệp vụ chuyên môn phát sinh. Trong đó chú trọng nhất là kiểm tra ch o, đối chiếu số liệu giữa các tổ, bộ phận, giữa các phần hành về nghiệp vụ của từng CBCC, giữa ngân sách thị xã với ngân sách xã - phường, giữa ngân sách thị xã với k hoạch và đầ tƣ, giữa các bên gồm phòng Tài chính kế hoạch và Kho bạc nhà nước, qua đối chiếu, kiểm tra ch o nhằm phát hiện những sai sót về số liệu, thiếu sót trong quy trình nghiệp vụ để kịp thời chỉnh lý, bổ sung cho phù hợp, chính xác, đầy đủ, nâng cao mức độ tin cậy qua kết quả hoạt động kiểm tra.
3.2.4 Về thông tin và truyền thông
- Đa số CBCC báo cáo kịp thời các sự cố xảy ra cho nhà quản lý. Tuy nhiên, vẫn còn có một số trường hợp vì cả nễ, vì năng lực xử lý sự cố k m, vì sợ trách nhiệm, nhân viên đùng đẩy trách nhiệm cho nhau, kết quả sự cố không đƣợc báo kịp thời cho nhà quản lý. Để khắc phục điều này, phòng cần xây dựng quy định để xử lý sự cố.
- Sử dụng trang web của phòng làm kênh thông tin cho tất cả CBCC. Các thông báo, kế hoạch, chương trình công tác, những hoạt động kiểm soát chi ngân sách của phòng Tài chính kế hoạch phải cập nhật thường xuyên và đề nghị CBCC theo dõi và hạn chế trao đổi bằng giấy tờ hay qua điện đoại.
- Phổ biến mục tiêu của phòng Tài chính kế hoạch để tất cả CBCC cùng phấn đấu đạt mục tiêu kiểm soát chi ngân sách. Hàng quý, năm tiến hành tổng kết hoạt động và đề ra phương hướng thực hiện của quý sau, năm sau. Trong phương hướng hoạt động cần đề ra mục tiêu cụ thể, truyền đạt đến tất cả CBCC mục tiêu của phòng Tài chính kế hoạch cần đạt là gì, và mỗi CBCC với mỗi vị trí việc làm, trong phạm vi trách nhiệm của mình phải làm việc để hướng đến mục tiêu đó.
- Công khai bộ thủ tục hành chính, bổ sung, hoàn thiện các quy trình giải quyết công tác kiểm soát chi ngân sách, công khai trên trang web của phòng.
- Tăng cường bảo vệ thông tin: Bảo vệ thông tin liên quan đến ngân sách, tài chính là yêu cầu bắt buộc. Thông tin gì do ai quản lý, khai thác, sử dụng và chịu trách nhiệm phải được quy định cụ thể. Có kế hoạch lưu trữ dữ liệu để tránh mất dữ liệu do các sự cố kỹ thuật về mạng, máy tính. Nâng cao trình độ tin học để đối phó với các hình thức tấn công, khai thác dữ liệu của các đối tƣợng xấu.
3.2.5 Về hoạt động giám sát
Hoàn thiện về các hoạt động giám sát của lãnh đạo phòng, các tổ nghiệp vụ và tất cả CBCC của phòng cần phải thực hiện một số việc làm, cụ thể sau đây:
- Ban lãnh đạo, các bộ phân chuyên môn và tất cả CBCC của phòng thường xuyên tổ chức các cuộc họp giao ban, hội ý Ban lãnh đạo qua đó giúp cho Lãnh đạo phòng nắm bắt kịp thời tiến độ hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch, nhiệm vụ tại đơn vị; nhanh chóng đƣa ra ý kiến chỉ đạo kịp thời để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành kế hoạch, nhiệm vụ đƣợc giao; đồng thời cũng đánh giá đƣợc tình hình thực hiện của