CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
3.3 Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi NSNN tại phòng Tài chính kế hoạch thị xã Tân Uyên tỉnh Bình Dương
3.3.2 Hoàn thiện các quy trình kiểm soát chi thường xuyên
* Quy trình thẩm định hồ sơ phân bổ dự toán (bộ phận ngân sách thực hiện):
Bước 1: CBCC phụ trách công tác văn thư tiếp nhận hồ sơ đề nghị thẩm định của đơn vị sử dụng ngân sách và chuyển cho lãnh đạo phòng trong ngày làm việc.
Bước 2: Lãnh đạo phòng xem x t, ký phiếu chuyển cho Tổ ngân sách thị xã thẩm định (hoàn thành trong 01 ngày).
Bước 3: Tổ trưởng tổ ngân sách thị xã căn cứ vào phiếu chuyển của lãnh đạo phòng phân công CBCC chuyên quản trực tiếp thẩm định chi tiết (hoàn thành trong 01 ngày).
Bước 4: Cán bộ chuyên quản được phân công sẽ vào sổ theo dõi giao - nhận, tiến hành thẩm định hồ sơ, dự thảo thông báo thẩm định (hoàn thành trong 05 ngày;
nếu hồ sơ cần điều chỉnh, bổ sung thì tính thời gian từ ngày đơn vị sử dụng ngân sách bổ sung đủ hồ sơ).
Bước 5: Tổ trưởng tổ ngân sách thị xã sẽ kiểm tra dự thảo thông báo kết quả thẩm định (hoàn thành trong 01 ngày).
Bước 6: Kế toán trưởng ngân sách kiểm tra ký duyệt nguồn chi (hoàn thành trong 01 ngày).
Bước 7: Lãnh đạo phòng phê duyệt thông báo thẩm định (hoàn thành trong 02 ngày).
Bước 8: Cán bộ văn thư lấy số văn bản đi và phát hành văn bản thông báo thẩm định đến đơn vị sử dụng ngân sách trong ngày làm việc.
- Cơ sở pháp lý để tiến hành thẩm định phân bổ dự toán:
Cán bộ chuyên quản đƣợc phân công thẩm định có trách nhiệm căn cứ theo các văn bản như: Luật ngân sách Nhà nước, Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ, Thông tƣ số 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính, Thông tư hướng dẫn việc xây dựng dự toán hàng năm và Quyết định của UBND thị xã về việc giao chi tiêu kế hoạch và dự toán ngân sách nhà nước hàng năm sẽ tiến hành xem x t, thẩm định hồ sơ phân bổ dự toán theo hai tiêu chí:
+ Tổng số giao dự toán cho các đơn vị trực thuộc không đƣợc vƣợt quá dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền giao cả về tổng mức và chi tiết theo từng lĩnh vực.
+ Dự toán giao cho các đơn vị sử dụng ngân sách đƣợc phân bổ chi tiết theo các nhóm mục chi chủ yếu của mục lục ngân sách nhà nước.
- Nội dung thẩm định phân bổ dự toán:
+ Thẩm tra tính chính xác giữa phân bổ của cơ quan đến đơn vị sử dụng ngân sách.
+ Bảo đảm đúng chính sách, chế độ, định mức và tiêu chuẩn chi NS.
Khi phát hiện việc phân bổ dự toán không phù hợp với nội dung dự toán do cơ quan có thẩm quyền giao, không đúng chính sách chế độ, tiêu chuẩn định mức thì lập công văn yêu cầu cơ quan sử dụng ngân sách phân bổ, điều chỉnh lại các nội dung chưa phù hợp. Khi đó tổ trưởng tổ ngân sách thị xã xem x t, kiểm tra công văn do cán bộ chuyên quản dự thảo để trình lãnh đạo phòng ký gửi cho cơ quan sử dụng NS.
- Lập, kiểm tra, ký duyệt thông báo kết quả thẩm định phân bổ dự toán:
+ Cán bộ chuyên quản phụ trách thẩm định tiến hành lập dự thảo thông báo kết quả thẩm định và biểu mẫu theo quy định kèm theo thông báo kết quả thẩm định trình tổ trưởng tổ ngân sách thị xã kiểm tra.
+ Sau khi tổ trưởng tổ ngân sách thị xã kiểm tra sẽ trình kế toán trưởng ngân sách kiểm tra nguồn chi và ký duyệt trước khi trình cho lãnh đạo phòng phê duyệt.
+ Khi lãnh đạo phòng phê duyệt nếu phát hiện sai sót thì chuyển trả hồ sơ lại cho cán bộ chuyên quản chỉnh sửa lại dự thảo thông báo kết quả thẩm định.
- Xử lý, vào sổ theo dõi và phát hành thông báo kết quả thẩm định phân bổ dự toán:
+ Cán bộ văn thƣ lấy số vào sổ công văn đi, đóng dấu và phát hành văn bản.
+ Cán bộ chuyên quản lưu hồ sơ thẩm định phân bổ dự toán và x t duyệt cho các đơn vị sử dụng ngân sách.
Trách nhiệm Tiến trình Nội dung thực hiện
CBCC văn thƣ
Vào sổ công văn đến và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo phòng
Lãnh đạo phòng
Phiếu chuyển phân công nhiệm vụ cho tổ trưởng tổ ngân sách thị xã
Tổ trưởng tổ ngân sách thị xã
Phân công nhiệm vụ trực tiếp cho cán bộ chuyên quản thẩm định
Cán bộ chuyên quản
Thẩm định dự toán theo các văn hướng dẫn và đề nghị điều chỉnh, chỉnh sửa (nếu có)
Lập dự thảo thông báo kết quả thẩm định và các biểu mẫu kèm theo
Tổ trưởng tổ ngân sách thị xã
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ sau khi đƣợc cán bộ chuyên quản thẩm định
Kế toán trưởng ngân sách
Kiểm tra nguồn chi và ký duyệt
Lãnh đạo phòng
Xem x t tính hợp lệ và ký duyệt
CBCC văn thƣ
Vào sổ công văn đi và đóng dấu văn bản phát hành cho đơn vị sử dụng ngân sách
(Nguồn Tác giả đề xuất, 2016) Sơ đồ 3.2: Sơ đồ thẩm định hồ sơ, phân bổ dự toán chi thường xuyên
* Quy trình xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán (bộ phận ngân sách thực hiện):
Bước 1: CBCC văn thư phòng tiếp nhận hồ sơ báo cáo tài chính của đơn vị sử dụng ngân sách và chuyển ngay cho lãnh đạo phòng trong ngày làm việc.
Phân công nhiệm vụ thẩm định Phân công nhiệm vụ cho CB chuyên quản thẩm định
Thẩm định hồ sơ
Kiểm tra
Kiểm tra
Phê duyệt
Vào sổ văn bản đi và đóng dấu văn bản Tiếp nhận hồ sơ đề
nghị thẩm định
Dự thảo thông báo kết quả thẩm
định
Điều chỉnh, bổ sung
Bước 2: Lãnh đạo phòng xem x t, ký phiếu chuyển cho tổ ngân sách thị xã thẩm định (hoàn thành trong 01 ngày).
Bước 3: Tổ trưởng tổ ngân sách thị xã căn cứ vào phiếu chuyển của lãnh đạo phòng phân công CBCC chuyên quản trực tiếp thẩm định chi tiết (hoàn thành trong 01 ngày).
Bước 4: Cán bộ chuyên quản được phân công sẽ vào sổ theo dõi giao - nhận, tiến hành thẩm định hồ sơ, lập biên bản thẩm định, lập thông báo thẩm định quyết toán (hoàn thành trong 10 ngày; nếu hồ sơ cần điều chỉnh, bổ sung thì tính thời gian từ ngày đơn vị sử dụng ngân sách bổ sung đủ hồ sơ).
Bước 5: Tổ trưởng tổ ngân sách thị xã kiểm tra biên bản thẩm định và thông báo thẩm định quyết toán (hoàn thành trong 01 ngày).
Bước 6: Kế toán trưởng ngân sách kiểm tra ký duyệt (hoàn thành trong 01 ngày).
Bước 7: Lãnh đạo phòng phê duyệt thông báo thẩm định (hoàn thành trong 02 ngày).
Bước 8: Cán bộ văn thư lấy số văn bản đi và phát hành văn bản thông báo thẩm định đến đơn vị sử dụng ngân sách trong ngày làm việc.
- Công tác kiểm tra hồ sơ báo cáo tài chính:
+ Cán bộ chuyên quản sau khi kiểm tra hồ sơ báo cáo tài chính của đơn vị, nếu phát hiện hồ sơ thiếu các biểu mẫu theo quy định hoặc số liệu bị lệch giữa các biểu mẫu thì phải tham mưu văn bản. Nội dung văn bản nêu rõ cụ thể các nội dung và thời gian mà đơn vị phải bổ sung, sau đó trình lãnh đạo phòng ký và gửi cho đơn vị.
+ Khi hồ sơ báo cáo tài chính năm của đơn vị đã đầy đủ, phù hợp theo quy định, cán bộ chuyên quản sẽ tiến hành thẩm định.
- Nội dung x t duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán:
+ Kiểm tra từng chứng từ, hồ sơ của các khoản chi và khoản thu (nếu có).
+ Kiểm tra tính chính xác và tính pháp lý của dự toán chi ngân sách đƣợc giao, đảm bảo khớp đúng với dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền giao về tổng mức và chi tiết theo từng lĩnh vực chi, bao gồm dự toán giao đầu năm, dự toán điều chỉnh và bổ sung trong năm.
+ Kiểm tra tính hợp pháp của các khoản chi, đảm bảo các khoản chi phải có trong dự toán NSNN đƣợc giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định hoặc mức chi theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị ban hành.
+ Kiểm tra việc hạch toán, kế toán các khoản thu - chi, sổ sách kế toán và báo cáo quyết toán.
+ Kiểm tra số dƣ kinh phí đƣợc chuyển sang năm sau sử dụng và thanh toán gồm: số dƣ kinh phí đã đƣợc cơ quan có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản theo quy định và số dư kinh phí đương nhiên được sử dụng và thanh toán theo chế độ quy định. Đối với số dƣ kinh phí không đƣợc chuyển sang năm sau sử dụng và thanh toán thì phải thu hồi nộp NSNN.
+ Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của cơ quan nhà nước có thẩm quyền qua công tác thanh, kiển tra, kiểm toán x t duyệt hoặc thẩm định quyết toán.
Trong quá trình thực hiện việc thẩm định quyết toán năm, cán bộ chuyên quản có thể yêu cầu đơn vị đƣợc quyết toán, nhƣ sau:
+ Yêu cầu đơn vị đƣợc thẩm định quyết toán giải trình hoặc cung cấp thông tin, số liệu cần thiết cho việc thẩm tra quyết toán.
+ Đề xuất trong biên bản thẩm tra quyết toán trình lãnh đạo phòng x t duyệt các nội dung nhƣ: xuất toán các khoản thu, chi sai chế độ, chi không có trong dự toán ngân sách đƣợc giao đồng thời yêu cầu đơn vị đƣợc quyết toán thu hồi nộp NSNN các khoản chi sai chế độ, số dƣ không đƣợc chuyển sang năm sau sử dụng và các khoản phải nộp khác theo chế độ quy định.
+ Yêu cầu đơn vị đƣợc quyết toán điều chỉnh lại số liệu quyết toán nếu có sai sót và điều chỉnh lại báo cáo quyết toán theo kết quả đã đƣợc x t quyệt.
+ Những trường hợp đặc biệt như chi sai chế độ, gây thất thoát NSNN lớn, cán bộ chuyên quản tham mưu cho lãnh đạo phòng văn bản để đề nghị UBND thị xã và cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.
- Lập, kiểm tra, ký duyệt biên bản thẩm định, thông báo quyết toán:
+ Cán bộ chuyên quản kiểm tra hồ sơ quyết toán của đơn vị có đủ các biểu mẫu theo quy định, đối chiếu số liệu khớp đúng giữa KBNN và các biểu mẫu quyết toán.
+ Sau khi đã kiểm tra đầy đủ hồ sơ quyết toán và các số liệu đã thống nhất với đơn vị đƣợc quyết toán, cán bộ chuyên quản tiến hành lập dự thảo biên bản thẩm định và biểu mẫu theo quy định kèm theo trình tổ trưởng tổ ngân sách thị xã kiểm tra.
+ Sau khi tổ trưởng tổ ngân sách thị xã kiểm tra kiểm tra sẽ trình kế toán trưởng ngân sách ký duyệt trước khi trình cho lãnh đạo phòng phê duyệt.
+ Căn cứ báo cáo quyết toán của đơn vị đƣợc x t duyệt và biên bản thẩm định quyết toán năm. Tổ ngân sách thị xã sẽ kiểm tra ra thông báo x t duyệt quyết toán năm trình lãnh đạo phòng phê duyệt.
+ Khi lãnh đạo phòng phê duyệt nếu phát hiện có sai sót thì yêu cầu cán bộ chuyên quản điều chỉnh và lập lại biên bản thẩm định với đơn vị sử dụng ngân sách.
- Xử lý, vào sổ theo dõi và phát hành thông báo thẩm định quyết toán:
+ Cán bộ văn thƣ lấy số vào sổ công văn đi, đóng dấu và phát hành văn bản.
+ Cán bộ chuyên quản lưu hồ sơ thẩm định quyết toán và thông báo quyết toán cho các đơn vị sử dụng ngân sách.
Trách nhiệm Tiến trình Nội dung thực hiện CBCC văn thƣ
Vào sổ công văn đến và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo phòng
Lãnh đạo phòng
Phiếu chuyển phân công nhiệm vụ cho tổ ngân sách thị xã
Tổ trưởng tổ ngân sách thị xã
Phân công nhiệm vụ trực tiếp cho CB chuyên quản thẩm định
Cán bộ chuyên quản
Thẩm định quyết toán theo các văn hướng dẫn và đề nghị điều chỉnh, chỉnh sửa (nếu có) Xác lập biên bản thẩm định thống nhất số liệu với đơn vị sử dụng ngân sách (kèm theo các biểu mẫu theo quy định)
Lập thông báo kết quả thẩm định quyết toán
Tổ trưởng tổ ngân sách thị xã
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ sau khi đƣợc cán bộ chuyên quản thẩm định quyết toán
Kế toán trưởng ngân sách
Kiểm tra số liệu và ký duyệt
Lãnh đạo phòng
Xem x t tính hợp lệ và ký duyệt
CBCC văn thƣ
Vào sổ công văn đi và đóng dấu văn bản phát hành cho đơn vị sử dụng ngân sách
(Nguồn: Tác giả đề xuất, 2016)
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán chi thường xuyên
Phân công nhiệm vụ thẩm định Phân công nhiệm vụ cho CB chuyên quản thẩm định
Thẩm định hồ sơ
Kiểm tra
Kiểm tra
Phê duyệt
Vào sổ văn bản đi và đóng dấu văn bản Tiếp nhận hồ sơ báo
cáo tài chính
Lập thông báo x t duyệt
quyết toán Lập biên bản thẩm định
Điều chỉnh, bổ sung